Poleć FakturTax znajomym i zyskaj -70% na kolejną fakturę

PRZECZYTAJ

Poleć FakturTax znajomym  zyskaj -70% na kolejną fakturę

BEZPŁATNA KONSULTACJA

Jak poprawnie dokonywać wpłat zaliczki na podatek i składki ZUS?
15 października 2024
W Polsce przedsiębiorcy zobowiązani są do regularnego opłacania składek ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy. Każdy przedsiębiorca otrzymuje indywidualny numer
Więcej→
Jak wygląda procedura zatrudniania pracownika w Polsce?
08 października 2024
Zatrudnianie nowych pracowników to ważny krok w rozwoju każdej firmy. Aby proces ten przebiegł sprawnie i zgodnie z przepisami, przedsiębiorcy
Więcej→
Ważne terminy podatkowe – VAT, PIT, ZUS: Co warto wiedzieć?
27 września 2024
Każdy przedsiębiorca, niezależnie od skali działalności, musi pilnować ważnych terminów podatkowych. Dotyczy to zarówno podatku dochodowego (PIT), podatku VAT, jak
Więcej→
8 najczęstszych błędów przy wystawianiu faktur i jak ich unikać 
19 września 2024
1. Błędne oznaczenie terminu wykonania usługi Jednym z najczęstszych błędów jest nieprawidłowe wskazanie daty sprzedaży usługi lub towaru na fakturze.
Więcej→
Remanent - Jak i kiedy sporządzić spis z natury?
12 września 2024
Czy wiesz, że jako przedsiębiorca prowadzący Książkę Przychodów i Rozchodów  (KPiR) masz obowiązek sporządzać spis z natury (inaczej remanent)? To
Więcej→
Kontrola z Urzędu Skarbowego: Jak się do niej przygotować krok po kroku? 
03 września 2024
Kontrola z Urzędu Skarbowego to sytuacja, której wielu przedsiębiorców się obawia. Jednak odpowiednie przygotowanie może znacznie ułatwić przetrwanie tego procesu.
Więcej→

8 najczęstszych błędów przy wystawianiu faktur i jak ich unikać?

1. Błędne oznaczenie terminu wykonania usługi

2. Błędna stawka VAT

3. Brak kodu GTU na fakturze

4. Brak oznaczenia procedury TP (Transakcji powiązanej)

5. Błędna numeracja kolejności wystawionych faktur

6. Błędna nazwa wykonanej usługi w tytule FV

7. Oznaczenie prawidłowej formy płatności na FV

8. Brak odpowiedniej adnotacji na FV dotyczącego podstawy zwolnienia z VAT

FAKTUROWANIE

Polecaj i zarabiaj

bezpłatna konsultacja

Oferta biura rachunkowego 

Wybór formy opodatkowania dla firmy

Biuro Rachunkowe Poznań

Sprawdź ofertę!

Jesteśmy prawdopodobnie jednym z najlepszych biur rachunkowych w Poznaniu
Biuro Rachunkowe Poznań FakturTax

Dodatkowe usługi

Zakres Usług

Rejestracja firmy i księgowość 

Informacje

Biuro rachunkowe

godz. otwarcia biura:

pon.-pt. 8:00 -16.00

Zacznij księgowość z nami już dzisiaj!

REGON 38220906600000

NIP 7792501772

KRS 0000765170

 

FakturTax.pl - Kancelaria Rachunkowo-

Podatkowa S.D.P Sp. z o.o.  

ul. Klaudyny Potockiej 25, 60-211 Poznań

Sprawdź nasze inne artykuły

1. Błędne oznaczenie terminu wykonania usługi

Jednym z najczęstszych błędów jest nieprawidłowe wskazanie daty sprzedaży usługi lub towaru na fakturze. Takie niedopatrzenie skutkuje błędnym przypisaniem przychodu oraz VAT do niewłaściwego miesiąca rozliczeniowego, co najczęściej powoduje opóźnienie w ich odprowadzeniu do Urzędu Skarbowego.

Przykład:

Jeżeli usługa została zrealizowana w sierpniu, to faktura może być wystawiona do 15 września. Data wystawienia dokumentu może przypadać na dowolny dzień września, np. 5, 10 czy nawet 15 września, w zależności od rzeczywistej chwili jej wystawienia. Niemniej jednak, kluczowe jest, aby na fakturze jako data wykonania usługi (data faktycznej sprzedaży) widniał sierpień, np. 31.08.2024 r.

Podanie wrześniowej daty sprzedaży spowoduje, że zarówno przychód, jak i VAT zostaną zaksięgowane za wrzesień, co jest błędne.

Podatek i VAT powinny być wykazane już za sierpień, zgodnie z datą faktycznego wykonania usługi.

 

 

2. Błędna stawka VAT

Stawka VAT, jaką musisz zastosować, zależy nie tylko od rodzaju usługi i klienta, ale również od branży, w której działasz. Warto pamiętać, że nie zawsze będzie to standardowa stawka 23%. W niektórych przypadkach stosowane są obniżone stawki VAT lub usługi są zwolnione z podatku.

Oto kilka przykładów z różnych branż:

  1. Branża spożywcza – Na większość produktów spożywczych stosuje się obniżoną stawkę VAT w wysokości 5%, np. na chleb i niektóre produkty zbożowe.

  2. Branża budowlana – W przypadku robót budowlanych związanych z budownictwem mieszkaniowym stosuje się obniżoną stawkę VAT wynoszącą 8%.

  3. Usługi medyczne – Usługi świadczone w ramach opieki zdrowotnej są zazwyczaj zwolnione z VAT, jeśli mają na celu ochronę zdrowia pacjentów, np. konsultacje lekarskie.

Dodatkowo, jeśli świadczysz usługi programistyczne dla firmy z Unii Europejskiej, stawka VAT wynosi „NP” (nie podlega opodatkowaniu). W takim przypadku faktura nie zawiera kwoty VAT, a w polu uwag musisz obowiązkowo zamieścić adnotację „odwrotne obciążenie”.

Pamiętaj też o konieczności rejestracji do transakcji unijnych (VAT-UE), co jest niezbędne do prawidłowego rozliczenia transakcji z kontrahentami z UE.

 

3. Brak kodu GTU na fakturze

Niektóre rodzaje usług muszą być oznaczone specjalnym kodem GTU, który jest raportowany do Urzędu Skarbowego w ramach JPK VAT. Oznacza to, że przy wystawianiu faktur musisz stosować odpowiednie kody dla konkretnych usług, co pozwala na ich prawidłowe zakwalifikowanie przez organy podatkowe.

Przykładem mogą być usługi programistyczne korzystające z ulgi IP Box – w takim przypadku na fakturze należy umieścić kod GTU 12. Kod GTU 12 obowiązuje także, jeśli świadczysz usługi doradcze, szkoleniowe lub zarządzania w branży IT.

Każda branża może mieć inne wymagania dotyczące stosowania kodów GTU. Przykłady innych usług, które wymagają oznaczenia kodem GTU, to:

  1. Sprzedaż paliw – kod GTU 02.

  2. Obrót metalami szlachetnymi i nieżelaznymi – kod GTU 08.

  3. Świadczenie usług transportowych i magazynowych – kod GTU 13.

 

Stosowanie właściwych kodów GTU na fakturach jest istotne, ponieważ pozwala na prawidłowe raportowanie transakcji w ramach JPK VAT. Pamiętaj o tym, aby dokładnie sprawdzić, czy Twoja usługa wymaga odpowiedniego oznaczenia kodem GTU, ponieważ niewłaściwe oznaczenie może skutkować błędami w raportowaniu i konsekwencjami ze strony Urzędu Skarbowego.

 

 

4.Brak oznaczenia procedury TP (Transakcji powiązanej)

Jeśli jednoosobowa działalność gospodarcza współpracuje ze spółką z o.o., a oba te podmioty są ze sobą powiązane (np. właściciel jednoosobowej działalności jest udziałowcem lub członkiem zarządu spółki z o.o.), to transakcje pomiędzy tymi podmiotami muszą być odpowiednio oznaczone w dokumentacji podatkowej, w tym na fakturach, poprzez wpisanie oznaczenia „TP”.

Brak oznaczenia „TP” może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak kontrole podatkowe czy zarzut ukrywania transakcji powiązanych w celu unikania opodatkowania lub manipulacji cenami transferowymi. Organy podatkowe mogą podejrzewać, że transakcje między powiązanymi podmiotami nie odbywają się na warunkach rynkowych, co skutkuje koniecznością wyjaśnienia i korekty rozliczeń.

Przykład takiego błędu:

  1. Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG) świadczy usługi IT na rzecz spółki z o.o., w której właściciel JDG jest jednocześnie udziałowcem spółki. Wystawiając fakturę za te usługi, JDG nie oznacza faktury jako „TP”, mimo że istnieje związek osobowy pomiędzy tymi podmiotami.

Konsekwencje mogą być następujące:

  • Kontrola skarbowa: Organ podatkowy, analizując dokumentację, może uznać, że transakcje te mogą być wykorzystywane do zaniżenia podstawy opodatkowania, co prowadzi do weryfikacji i wydłużenia postępowania podatkowego.

  • Korekty podatkowe: Brak oznaczenia „TP” może wymagać złożenia korekty faktur, co jest czasochłonne i wiąże się z dodatkowymi formalnościami.

  • Sankcje: W przypadku uznania przez urząd skarbowy, że transakcje były zaniżane lub nieprawidłowo rozliczane, mogą zostać nałożone kary finansowe lub podatek dochodowy i VAT mogą zostać oszacowane na podstawie warunków rynkowych.

Oznaczanie transakcji jako „TP” jest więc kluczowe dla transparentności współpracy między jednoosobową działalnością a spółką z o.o. i pozwala uniknąć problemów z organami podatkowymi.

 

 

5. Błędna numeracja kolejności wystawionych faktur

Błędna numeracja faktur, np. przeskakiwanie numerów, powtarzanie ich lub brak chronologii, może wywołać podejrzenia Urzędu Skarbowego o ukrywanie części sprzedaży lub niepełne ewidencjonowanie przychodów. Oto kilka przykładów takich błędów:

  1. Przeskakiwanie numerów: Wystawiasz fakturę nr 101, a kolejną oznaczasz jako nr 103, pomijając nr 102. Może to sugerować, że faktura nr 102 nie została zarejestrowana.

  2. Powtarzanie numerów: Dwie faktury oznaczone tym samym numerem, np. 105, co prowadzi do niejasności w dokumentacji.

  3. Brak chronologii: Wystawienie faktury nr 110 z datą wcześniejszą niż faktura nr 109, co powoduje brak spójności w ewidencji.

 

Takie nieprawidłowości mogą prowadzić do kontroli podatkowej i nałożenia kar finansowych. Dlatego warto stosować oprogramowanie księgowe, które automatycznie przypisuje numery fakturom, co pozwala zachować porządek i uniknąć potencjalnych problemów.

 

6.Błędna nazwa wykonanej usługi w tytule FV

Błędna nazwa wykonanej usługi na fakturze może prowadzić do nieporozumień i problemów podczas kontroli podatkowej. Oto kilka przykładów takich błędów:

  1. Ogólnikowa nazwa usługi: Zamiast precyzyjnej nazwy, np. "Konsultacja IT", wpisujesz tylko "Usługa", co nie daje jasności, czego dotyczy transakcja.

  2. Nieodpowiednia nazwa usługi: Faktura zawiera błędny opis, np. zamiast "Usługi programistyczne" wpisano "Usługi marketingowe", co może wprowadzać w błąd.

  3. Brak szczegółów: Wystawiona faktura zawiera tylko nazwę ogólną, np. "Sprzedaż", bez określenia, jaki dokładnie towar lub usługa została dostarczona.

  4. Nieprecyzyjny tytuł: Nie można opisywać usługi na fakturze zbyt ogólnymi frazami, np. „Zgodnie z umową”. Faktura powinna zawierać dokładny opis świadczonej usługi, tak aby organ podatkowy mógł jednoznacznie ustalić, co było przedmiotem transakcji. Brak precyzyjnego opisu może prowadzić do zakwestionowania dokumentu w trakcie kontroli.

 

Takie nieścisłości mogą skutkować zakwestionowaniem poprawności rozliczeń, a nawet karami w przypadku kontroli. Dlatego zawsze należy dokładnie i precyzyjnie opisywać świadczone usługi na fakturze, aby uniknąć problemów z Urzędem Skarbowym.

 

7. Oznaczenie prawidłowej formy płatności na FV

Jednym z częstych błędów przy wystawianiu faktur jest nieprawidłowe oznaczenie formy płatności. Prawidłowe wskazanie, czy zapłata nastąpiła gotówką, przelewem, kartą płatniczą, czy w inny sposób, ma istotne znaczenie zarówno z punktu widzenia rozliczeń podatkowych, jak i zgodności z przepisami prawa.

W przypadku, gdy na fakturze zostanie oznaczona płatność gotówkowa, a faktycznie odbyła się ona przelewem lub odwrotnie, może dojść do nieporozumień, problemów z uzgodnieniem księgowym, a nawet ryzyka kontroli skarbowej. Ponadto, jeśli działalność gospodarcza przyjmuje płatności gotówkowe, powinna zwrócić uwagę na obowiązek rejestracji transakcji za pomocą kasy fiskalnej.

Przykład błędu:

  1. Jednoosobowa działalność gospodarcza świadcząca usługi dla klientów indywidualnych przyjmuje płatność w gotówce, ale na fakturze oznacza formę płatności jako „przelew”. W takim przypadku przedsiębiorca, który regularnie przyjmuje gotówkę i przekracza limit 20 000 zł obrotu rocznie w takich transakcjach, może mieć obowiązek posiadania i rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Brak takiej rejestracji, mimo oznaczenia gotówki jako formy płatności, może prowadzić do nałożenia sankcji przez organy podatkowe.

Konsekwencje takiego błędu mogą obejmować:

  • Obowiązek rejestracji kasy fiskalnej: Jeśli firma osiągnie limit obrotów gotówkowych, zgodnie z przepisami będzie zobowiązana do prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej. Brak spełnienia tego obowiązku może skutkować grzywnami i sankcjami.

  • Rozbieżności księgowe: Oznaczenie nieprawidłowej formy płatności może prowadzić do problemów z księgowaniem przychodów, co utrudnia prowadzenie poprawnej ewidencji finansowej i rozliczeń.

  • Naruszenie przepisów o transakcjach gotówkowych: Przepisy ograniczają możliwość dokonywania transakcji gotówkowych między przedsiębiorcami powyżej określonego limitu (15 000 zł). Nieprawidłowe oznaczenie formy płatności może prowadzić do problemów w rozliczeniach VAT oraz odpowiedzialności karno-skarbowej.

 

Dlatego tak ważne jest, aby przedsiębiorca zawsze dokładnie oznaczał prawidłową formę płatności na fakturze i pamiętał o limitach gotówkowych oraz ewentualnym obowiązku posiadania kasy fiskalnej przy przyjmowaniu płatności gotówkowych.

 

8. Brak odpowiedniej adnotacji na FV dotyczącego podstawy zwolnienia z VAT

Kolejnym częstym błędem popełnianym przy wystawianiu faktur jest brak odpowiedniej adnotacji wskazującej podstawę zwolnienia z VAT. Przedsiębiorcy korzystający ze zwolnień z VAT na podstawie przepisów ustawy o VAT muszą w określonych sytuacjach wskazać na fakturze informację o tym, na jakiej podstawie zwolnienie jest stosowane. Brak takiej adnotacji może prowadzić do komplikacji podatkowych oraz utrudnień podczas kontroli skarbowych.

Jeśli przedsiębiorca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT (np. obrót nieprzekraczający limitu 200 000 zł rocznie) lub zwolnienia przedmiotowego (np. na podstawie przepisów dotyczących usług medycznych, edukacyjnych itp.), ma obowiązek zamieścić odpowiednią adnotację na fakturze, wyjaśniającą, na jakiej podstawie faktura nie zawiera VAT.

Przykład błędu:

  1. Jednoosobowa działalność gospodarcza korzystająca ze zwolnienia podmiotowego z VAT (na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT) wystawia fakturę bez VAT, ale nie umieszcza na niej adnotacji: „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT”. W takim przypadku faktura może być uznana za niekompletną, co skutkuje koniecznością jej korekty i ryzykiem problemów w rozliczeniach podatkowych.

Ważne jest, aby przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT każdorazowo umieszczał na fakturze precyzyjną informację o podstawie tego zwolnienia, np.:

  • „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT” – w przypadku zwolnienia podmiotowego z tytułu obrotu.

  • „Zwolnienie z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 18 ustawy o VAT” – w przypadku świadczenia usług medycznych, edukacyjnych lub innych zwolnionych przedmiotowo.

Prawidłowe wskazanie podstawy zwolnienia z VAT to nie tylko wymóg formalny, ale także kluczowy element, który zabezpiecza przedsiębiorcę przed niepotrzebnymi problemami księgowymi i podatkowymi.

8 najczęstszych błędów przy wystawianiu faktur i jak ich unikać 

19 września 2024