Większość "kontroli" to dziś zdalna wymiana pism. Jak odróżnić rutynowe sprawdzenie od poważnej kontroli podatkowej? Co robić, gdy dostaniesz "wezwanie"? Oto procedura bezpieczeństwa.

1. Czynności sprawdzające vs. Kontrola Podatkowa – Poznaj różnicę

To najważniejszy punkt. 90% pism, które otrzymują przedsiębiorcy, to czynności sprawdzające, a nie kontrola.

A) Czynności sprawdzające (Mniej groźne)

• Cel: Wyjaśnienie prostej nieścisłości (np. błąd w JPK, brakująca wpłata, różnica między deklaracją VAT a plikiem KSeF).

• Forma: Pismo, telefon lub e-mail z prośbą o wyjaśnienie lub korektę (korekta JPK_V7).

• Twoja reakcja: Odpisujesz, składasz korektę (jeśli był błąd) i wpłacasz różnicę z odsetkami. Sprawa zamknięta.

B) Kontrola podatkowa (Poważna sprawa)

• Cel: Gruntowne sprawdzenie rzetelności rozliczeń (np. za cały rok 2024).

• Forma: Musisz otrzymać oficjalne Zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej.

• Czas: Kontrola zaczyna się nie wcześniej niż po 7 dniach i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia.

---

2. KSeF – Wielki Brat patrzy (i widzi błędy)

W 2026 roku urzędnicy mają potężne narzędzie: System STIR i KSeF. Algorytmy automatycznie wyłapują anomalie, takie jak:

• Wystawienie faktury "pustej" (niezaksięgowanej przez drugą stronę).

• Zakupy niepasujące do profilu działalności (np. firma IT kupuje 5 ton cementu).

• Nagły skok kosztów pod koniec roku (tzw. generowanie kosztów).

• Transakcje z podmiotami z czarnej listy lub znikającymi podatnikami.

Dlatego w 2026 roku przygotowanie do kontroli polega na bieżącej higienie w KSeF, a nie na "prostowaniu papierów" po fakcie.

---

3. Dostałem zawiadomienie o kontroli – Co robić? 

Jeśli otrzymałeś formalne zawiadomienie o wszczęciu kontroli, masz "Złote 7 Dni". Nie zmarnuj ich.

Krok 1: Skontaktuj się z księgową (Natychmiast!) To moment, w którym biuro rachunkowe (takie jak FakturTax) przejmuje stery. Udzielasz nam pełnomocnictwa, byśmy reprezentowali Cię przed organem.

Krok 2: Zrób korektę deklaracji (Ostatnia szansa) To Twój przywilej. W ciągu tych kilku dni (przed formalnym rozpoczęciem kontroli) możesz jeszcze skorygować błędy "z własnej woli".

• Jeśli znajdziesz błąd teraz i go naprawisz (złożysz korektę + wpłacisz zaległość) – unikniesz mandatu karnego skarbowego.

• Gdy kontrola się rozpocznie – prawo do korekty zostaje zawieszone.

Krok 3: Przygotuj JPK_FA (Na żądanie) W 2026 r. kontrolerzy rzadko proszą o wydruk faktur. Proszą o plik JPK_FA (Jednolity Plik Kontrolny dla Faktur) za badany okres. Twój system księgowy musi go wygenerować.

---

4. Gdzie odbywa się kontrola? (Firma w domu)

Jeśli prowadzisz firmę w wynajętym biurze – kontrola może odbyć się tam. Jeśli prowadzisz firmę w prywatnym mieszkaniu (typowe dla JDG) lub wirtualnym biurze – masz prawo wnieść o przeprowadzenie czynności w siedzibie Urzędu Skarbowego. Nie masz obowiązku wpuszczać kontrolerów do sypialni czy kuchni, jeśli nie ma tam wydzielonego miejsca biurowego (chyba że zachodzi podejrzenie przestępstwa skarbowego, ale to inna procedura). Większość kontroli w 2026 odbywa się jednak zdalnie (elektronicznie).

---

5. Co najczęściej sprawdzają w 2026 roku?

Oto lista "hitów" kontrolnych KAS:

• Wydatki prywatne w kosztach: Wakacje "szkoleniowe", luksusowa elektronika, zakupy spożywcze, paliwo do aut prywatnych.

• Ukryty stosunek pracy (B2B): Czy Twoja faktura B2B to tak naprawdę etat? (Sprawdzają: czy masz urlop, czy masz jednego szefa, czy podlegasz kierownictwu).

• Ulga B+R i IP BOX: Czy faktycznie tworzysz innowacje, czy tylko naciągasz przepisy dla niższego podatku?

• Ryczałt: Czy stosujesz dobrą stawkę ryczałtu (np. 8,5% czy 12%)? Urzędy weryfikują kody PKD i faktycznie wykonywane usługi.

---

Podsumowanie

Kontrola z Urzędu Skarbowego w 2026 roku to nie koniec świata. To proces administracyjny. Jeśli masz porządek w KSeF, a Twoje koszty są uzasadnione biznesowo – nie masz się czego bać. Najgorsza strategia to chowanie głowy w piasek i nieodbieranie listów (awizo uznaje się za doręczone po 14 dniach!).

W FakturTax bierzemy ten ciężar na siebie. Nasi klienci rzadko widzą urzędnika na oczy – my wymieniamy pisma, wyjaśniamy wątpliwości i pilnujemy terminów.

---

FAQ – Pytania na wypadek kontroli

1. Czy kontrolerzy mogą sprawdzić mój prywatny rachunek bankowy? W toku kontroli podatkowej – nie bezpośrednio (chyba że sam go udostępnisz). Jednak w toku postępowania karnego skarbowego lub na wniosek Szefa KAS w procedurze blokady rachunku (STIR) – bank ma obowiązek ujawnić dane. W 2026 uprawnienia KAS są szerokie, ale wgląd w konto prywatne wymaga konkretnych przesłanek, a nie "widzimisię" urzędnika.

2. Co to jest "Czynny Żal"? To pismo, w którym przyznajesz się do błędu (np. spóźnienia z deklaracją, niewysłania JPK), zanim Urząd sam to zauważy. Złożenie skutecznego Czynnego Żalu (elektronicznie lub pisemnie) chroni Cię przed mandatem karnym. Warunek: musisz to zrobić, zanim Urząd "powziął wiadomość" o Twoim wykroczeniu. W dobie automatów czas na reakcję jest krótki!

3. Ile trwa kontrola podatkowa? Ustawa o Prawie Przedsiębiorców limituje czas kontroli w jednym roku kalendarzowym.

• Mikroprzedsiębiorcy: max. 12 dni roboczych.

• Małe firmy: max. 18 dni roboczych. Przedłużenie kontroli wymaga uzasadnienia.

4. Czy mogą kontrolować zawieszoną firmę? Tak. Zawieszenie działalności nie chroni przed kontrolą okresów, w których firma była aktywna. Urząd może sprawdzić Twoje rozliczenia do 5 lat wstecz (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

Masz więcej pytań? Skontaktuj się z naszym konsultantem.