Koszt firmowy to wydatek, który jest ponoszony w celu generowania przychodów z działalności gospodarczej lub utrzymania źródła tych przychodów. Jest to obowiązek przedsiębiorcy polegający na udokumentowaniu przed urzędem skarbowym, że dany wydatek jest związany z prowadzoną działalnością.

2. Dlaczego warto dążyć do generowania wyższych kosztów firmowych?

W przypadku kosztów firmowych występuje pewien paradoks. Z jednej strony, wyższe koszty oznaczają większe wydatki, które wymagają dostępności środków finansowych. Z drugiej strony, dla przedsiębiorców rozliczających się na zasadach ogólnych lub liniowo, wyższe koszty prowadzą do niższego podatku dochodowego.

Dlatego najmniejsi przedsiębiorcy dążą do równoczesnego ograniczania wydatków i generowania wyższych kosztów. Aby osiągnąć ten cel, nie trzeba łamać przepisów - wystarczy dobrze znać praktykę i poszerzać swoją wiedzę.

3. Jak należy udokumentować koszt?

W większości przypadków, aby zakup mógł zostać uznany za koszt, konieczne jest posiadanie odpowiedniego dokumentu potwierdzającego poniesiony wydatek.

Mogą to być:

faktury,
rachunki,
bilety na podróże przekraczające 50 km, zawierające m.in. NIP sprzedawcy,
dowody zapłaty za przejazd autostradą,
potwierdzenia poniesionych opłat pocztowych,
umowy i rachunki dotyczące zawartych umów.

4. Jakie koszty można generować w firmie ?

W koszty prowadzenia działalności gospodarczej można uwzględnić szeroki zakres wydatków związanych z prowadzeniem działalności. Poniżej przedstawiamy kilka powszechnie akceptowanych kosztów, które można uwzględnić w kosztach działalności gospodarczej:

Zakup roweru, motocyklu, motoroweru

Koszty materiałów i surowców: Koszty zakupu materiałów i surowców niezbędnych do produkcji towarów lub świadczenia usług w ramach działalności gospodarczej.
Czynsz oraz opłaty: Jeśli Twoja firma znajduje się w tym samym miejscu, gdzie mieszkasz, istnieje możliwość uwzględnienia kosztów mieszkaniowych w ramach działalności gospodarczej. Warto jednak pamiętać, że taka sytuacja może wpłynąć na wzrost podatku od nieruchomości. Aby włączyć czynsz i opłaty za media do kosztów firmy, warto określić procent powierzchni mieszkania, który jest wykorzystywany na potrzeby biznesowe, a następnie uwzględnić odpowiednią część tych wydatków w kosztach działalności. Dzięki temu można precyzyjniej odzwierciedlić faktyczne wykorzystanie mieszkania w kontekście prowadzenia firmy.
- Ważne: Należy pamiętać, że w przypadku kosztów mieszkaniowych istnieje możliwość wystawienia dokumentu potwierdzającego na inną osobę. Jeśli tak się dzieje, aby udokumentować poniesiony wydatek, należy posiadać fakturę lub rachunek, a także dodatkowe wsparcie w postaci umowy najmu, gdzie jest precyzyjnie określone, że przedsiębiorca odpowiada za opłacanie czynszu i mediów. Dodatkowo, ważnym elementem jest posiadanie potwierdzenia dokonanej zapłaty, które stanowi dodatkowe wsparcie w udokumentowaniu kosztu.
Wynagrodzenia i składki: Wynagrodzenia dla pracowników, w tym pensje, premie, dodatki oraz składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Meble biurowe: meble niezbędne do prowadzenia działalności takie jak krzesła, regały, szafki, biurka, stoły konferencyjne.
Opłaty za usługi zewnętrzne: Koszty związane z korzystaniem z usług zewnętrznych, takich jak usługi prawne, księgowe, marketingowe, audytowe czy informatyczne.
Akcesoria biurowe: na przykład zszywacze, dziurkacze, bindownice, nożyczki, pinezki, teczki, kalendarze itp.
Koszty wynajmu i utrzymania lokalu: Opłaty za wynajem biura, zakładu produkcyjnego lub innego miejsca prowadzenia działalności, a także koszty związane z utrzymaniem i remontem tych lokali.
Abonament na telefon, internet w telefonie oraz internet domowy: Oba te elementy są nieodłącznymi narzędziami komunikacji i pracy w wielu branżach. Wliczenie abonamentu telefonicznego pozwala na pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem połączeń służbowych, zarówno z klientami, jak i innymi partnerami biznesowymi. Natomiast abonament internetowy umożliwia dostęp do informacji, obsługę poczty elektronicznej
Szkolenia, warsztaty, studia podyplomowe: Wszelkie formy kształcenia i doskonalenia zawodowego mają na celu rozwijanie umiejętności i wiedzy, które są istotne dla prowadzonej działalności. Przeznaczając środki finansowe na szkolenia, warsztaty lub studia podyplomowe, przedsiębiorca inwestuje w rozwój siebie lub swoich pracowników, co może przyczynić się do wzrostu efektywności i jakości świadczonych usług. W celu uzyskania uznania tych kosztów jako kosztów uzyskania przychodu, ważne jest zachowanie rzetelnej dokumentacji, takiej jak faktury, umowy lub zaświadczenia potwierdzające uczestnictwo w szkoleniach lub odbycie studiów. Ponadto, istotne jest, aby szkolenia i studia były bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Opłaty licencyjne i abonamentowe: Koszty związane z licencjami, prawami autorskimi, abonamentami telekomunikacyjnymi czy opłatami za oprogramowanie.
Koszty podróży służbowych: Wydatki na podróże służbowe, w tym koszty transportu, zakwaterowania, wyżywienia i innych związanych z podróżą kosztów.
Remont biura/mieszkania: Remont biura oraz mieszkania, jeśli prowadzony jest w celu poprawy warunków pracy lub funkcjonalności przestrzeni biurowej, może być uznany za koszt uzyskania przychodu w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Istotne jest, aby remont ten był bezpośrednio związany z prowadzoną działalnością i miał na celu poprawę efektywności biznesowej.

W przypadku remontu biura, koszty związane z malowaniem ścian, wymianą podłóg, zakupem nowych mebli biurowych czy poprawą instalacji elektrycznej mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu.

Jeśli natomiast remont dotyczy części mieszkania, która jest wykorzystywana do prowadzenia działalności gospodarczej (np. gabinetu, pracowni), to również koszty takiego remontu mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. W takim przypadku, istotne jest jednak precyzyjne określenie proporcji powierzchni wykorzystywanej do działalności gospodarczej w stosunku do ogólnej powierzchni mieszkania, aby koszty remontu były odpowiednio rozliczane.

W przypadku uwzględniania remontu jako kosztu uzyskania przychodu, ważne jest zachowanie odpowiedniej dokumentacji, takiej jak faktury za materiały budowlane, usługi remontowe itp., aby móc udokumentować wydatki przed urzędem skarbowym. Warto również skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, że remont spełnia wymogi podatkowe i jest prawidłowo rozliczony.
Opłaty skarbowe:

Opłaty skarbowe związane z prowadzeniem działalności gospodarczej mogą być zaliczane jako koszt uzyskania przychodu. Obejmują one różnego rodzaju opłaty i podatki, które przedsiębiorca musi uiścić na rzecz organów administracji skarbowej. Przykłady opłat skarbowych, które można uwzględnić w kosztach uzyskania przychodu, to:
Podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) – jest to podatek płacony przez spółki kapitałowe od osiągniętego dochodu.
Podatek od nieruchomości – opłata płacona przez przedsiębiorców posiadających nieruchomości, na których prowadzona jest działalność gospodarcza.
W celu uwzględnienia opłat skarbowych jako kosztów uzyskania przychodu, ważne jest zachowanie odpowiedniej dokumentacji, takiej jak faktury, potwierdzenia płatności czy decyzje organów skarbowych. Pamiętaj, żeby skonsultować się z księgowym lub doradcą podatkowym, aby upewnić się, jakie opłaty skarbowe można zaliczyć jako koszty uzyskania przychodu i w jaki sposób je prawidłowo rozliczyć.
Opłaty skarbowe od umów – są to opłaty pobierane przy zawieraniu umów, takich jak umowy najmu, dzierżawy czy umowy o dzieło.
Opłaty za wpisy do rejestru – np. opłata za wpis do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub do ewidencji działalności gospodarczej.

Podróże służbowe, diety, noclegi:

Podróże służbowe, które są związane bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą być zaliczane jako koszt uzyskania przychodu. Obejmują one wydatki związane z podróżami podejmowanymi w celach biznesowych, takie jak spotkania z klientami, uczestnictwo w konferencjach, szkoleniach czy targach. Przykładowe koszty podróży służbowych, które można uwzględnić jako koszty uzyskania przychodu, to:
Koszty transportu – obejmują opłaty za bilety lotnicze, pociągowe, autobusowe, taksówki, wynajem samochodu służbowego itp.
Koszty zakwaterowania – dotyczą noclegów w hotelach, pensjonatach, apartamentach czy wynajmowanych mieszkaniach służbowych.
Koszty wyżywienia – obejmują posiłki podczas podróży służbowych, zarówno w restauracjach, hotelowych restauracjach, jak i drobne wydatki na jedzenie i napoje.
Koszty delegacji – dotyczą dodatkowych diety, które można otrzymać podczas podróży służbowej, zależnie od czasu trwania i miejsca delegacji.
Koszty komunikacji – obejmują opłaty za połączenia telefoniczne, roaming, internet mobilny, jak również korzystanie z biura coworkingowego podczas podróży.
Inne koszty związane z podróżą – mogą to być opłaty za wizy, ubezpieczenia podróżne, koszty bagażu, parkingi, opłaty lotniskowe, bilety wstępu itp.
Odsetki od kredytu firmowego
Reklama internetowa, prasa, billboard:

Reklama internetowa, prasowa i na billboardach to koszty, które można uwzględnić jako koszt uzyskania przychodu. Inwestowanie w różne formy reklamy jest powszechną praktyką biznesową mającą na celu promocję firmy, produktów lub usług. Wydatki na reklamę mają bezpośredni wpływ na zwiększenie świadomości marki i dotarcie do potencjalnych klientów.

Podatnicy prowadzący działalność gospodarczą mogą odliczyć poniesione koszty reklamy od przychodów, co przyczynia się do obniżenia podstawy opodatkowania. Ważne jest zachowanie dokumentacji potwierdzającej wydatki na reklamę, takich jak faktury, umowy reklamowe czy dowody zapłaty. Dobrze zarządzane kampanie reklamowe mogą przynieść korzyści w postaci większego zasięgu i wzrostu sprzedaży.
Księgowość: Rachunek za usługi księgowe, wystawiony przez biuro rachunkowe lub księgowego, można uwzględnić jako koszt uzyskania przychodu. Koszty związane z prowadzeniem księgowości mają wpływ na obniżenie podstawy opodatkowania, co pozwala zmniejszyć obciążenia podatkowe przedsiębiorcy.
Paliwo oraz pojazdy samochodowe:

Koszty związane z paliwem oraz pojazdami mogą być uwzględnione jako koszt uzyskania przychodu. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, a korzystasz z pojazdów firmowych lub prywatnych w celach związanych z działalnością, to poniesione wydatki na paliwo, utrzymanie i naprawę pojazdów mogą być zaliczone do kosztów.

W przypadku korzystania z samochodów prywatnych w celach służbowych, istnieje możliwość rozliczania kosztów na podstawie przejechanych kilometrów według stawek określonych przez właściwe przepisy podatkowe.

Ważne jest prowadzenie dokumentacji dotyczącej wydatków związanych z pojazdami, takich jak faktury za paliwo, rachunki za naprawy, biletów parkingowych itp. Dodatkowo, jeśli używasz pojazdów prywatnych, należy zachować ewidencję przebiegu pojazdu oraz udokumentować związek między podróżą a działalnością gospodarczą.
Umowy o pracę, o dzieło i umowy zlecenia
Wydatki reklamowe i marketingowe: Koszty związane z promocją i reklamą działalności gospodarczej, takie jak materiały reklamowe, kampanie marketingowe, reklama w mediach czy usługi agencji reklamowej.
Dekoracje do biura
Raty leasingowe oraz ubezpieczenia komunikacyjne
Targi, spotkania biznesowe
Strona www, programy, oprogramowania oraz inne
Ubezpieczenie biura i majątku firmowego: Ubezpieczenie biura i majątku firmowego może być uwzględnione jako koszt uzyskania przychodu. Obejmuje ono polisy ubezpieczeniowe na ochronę przed szkodami materialnymi, takimi jak kradzieże, pożary, zalania itp. Wpłacane składki ubezpieczeniowe można odliczyć jako koszt prowadzenia działalności gospodarczej. Ważne jest zachowanie dokumentacji potwierdzającej zawarcie umowy ubezpieczenia oraz opłacenie składek.
Książki i czasopisma branżowe
Odzież: Odzież może być uwzględniona jako koszt uzyskania przychodu, jeśli jest ona bezpośrednio związana z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przykłady takiej odzieży to np. uniformy, specjalistyczne kurtki robocze, fartuchy czy ubrania ochronne.
bilety komunikacyjne, taxi, kolej
Składniki majątku trwałego: Koszty związane z zakupem aktywów trwałych, takich jak maszyny, urządzenia, samochody czy nieruchomości, które są wykorzystywane w działalności gospodarczej.
Elektronika i akcesoria: Elektronika i akcesoria, takie jak komputery, laptopy, drukarki, telewizory czy inne urządzenia elektroniczne, mogą być uwzględnione jako koszt uzyskania przychodu, jeśli są one niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej.
Kursy językowe
Imprezy integracyjne: Imprezy integracyjne mogą być uwzględnione jako koszt uzyskania przychodu, pod warunkiem że mają one bezpośredni związek z działalnością gospodarczą. Przykłady takich imprez to np. spotkania firmowe, szkolenia, bankiety czy wyjazdy integracyjne dla pracowników.
Książki i czasopisma branżowe
Ubezpieczenia: Składki na ubezpieczenia majątkowe, OC, NNW czy inne rodzaje ubezpieczeń związanych z prowadzeniem działalności.
Środki czystości
Opłaty i podatki: Opłaty rejestracyjne, lokalne podatki i inne opłaty związane z działalnością gospodarczą, takie jak podatek od nieruchomości, podatek od środków transportowych itp.

5. Czego nie można wrzucić w koszty prowadzenia działalności ?

Podczas prowadzenia działalności gospodarczej istnieją również wydatki, które nie mogą być uwzględnione jako koszty podatkowe. Oto kilka przykładów rzeczy, które zazwyczaj nie można uwzględnić w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej:

Wydatki osobiste: Wydatki osobiste, które nie są związane bezpośrednio z prowadzeniem działalności, takie jak prywatne zakupy, wydatki na cele rekreacyjne czy koszty osobistych podróży.
Kara finansowa: Kara nałożona na przedsiębiorcę jako sankcja za naruszenie przepisów prawa, nie jest zazwyczaj uznawana za koszt podatkowy.
Wydatki niezwiązane z działalnością: Wydatki, które nie mają bezpośredniego związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, na przykład wydatki na cele prywatne lub inne niezwiązane z biznesem zakupy.
Podatki osobiste: Podatki osobiste, takie jak podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) lub podatek od nieruchomości, nie są uznawane za koszty prowadzenia działalności.
Wydatki związane z nielegalną działalnością: Wydatki związane z działaniami nielegalnymi lub niezgodnymi z przepisami prawa, takie jak korupcja, nie mogą być uznane za koszty prowadzenia działalności.

Rejestracja jednoosobowej działalności

Cennik - biuro wirtualne/ adres dla firmy

Cennik - spółki z o.o.

Cennik - jednoosobowe działalności

Dlaczego FakturTax?

Zakładanie firmy

Oferta biura rachunkowego

Strona główna

Wybór formy opodatkowania dla firmy

Rejestracja spółki z o.o.

Pomoc przy założeniu firmy

Metody na koszty firmowe – jakie wydatki mogą być kosztem prowadzenia działalności gospodarczej

4. Jakie koszty można generować w firmie ?

5. Czego nie można wrzucić w koszty prowadzenia działalności ?