FakturTax
Polityka prywatności
Wyjaśniamy, jakie dane przetwarzamy, po co to robimy, jak długo je przechowujemy oraz jakie prawa przysługują Ci na mocy RODO.
Ostatnia aktualizacja: 19 sierpnia 2026 r.
W skrócie: administratorem danych jest Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa SDP Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu. Cel wykorzystania danych zależy od tego, z którego formularza korzystasz: może chodzić m.in. o odpowiedź na zapytanie, działania przed zawarciem umowy, rekrutację, obsługę programu poleceń albo przesłanie zamówionego materiału. Poszczególne rodzaje formularzy opisujemy w sekcji 5. Samo wysłanie formularza kontaktowego nie zapisuje Cię do newslettera ani nie oznacza zgody na późniejszy marketing.
1. Administrator danych i kontakt
Administratorem Twoich danych osobowych jest:
Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa SDP Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
ul. Klaudyny Potockiej 25, 60-211 Poznań
KRS: 0000765170, NIP: 7792501772, REGON: 382209066
dalej: „Administrator”, „FakturTax” albo „my”.
W tych kanałach możesz zadać pytanie dotyczące przetwarzania danych lub złożyć wniosek dotyczący swoich praw.
2. Zakres polityki i nasza rola
Polityka dotyczy w szczególności osób, które:
- korzystają z serwisu fakturtax.pl, formularzy lub kontaktują się z nami e-mailem albo telefonicznie,
- są klientami, potencjalnymi klientami, dostawcami lub przedstawicielami tych podmiotów,
- aplikują do pracy, na staż lub praktyki, pobierają materiały albo uczestniczą w programie poleceń,
- odwiedzają nasze biuro.
W odniesieniu do danych pracowników, współpracowników i klientów naszych klientów, które otrzymujemy w celu prowadzenia księgowości lub obsługi kadr i płac, najczęściej działamy jako podmiot przetwarzający na polecenie klienta. Administratorem tych danych pozostaje wówczas klient (np. pracodawca), a szczegółowe informacje o przetwarzaniu przekazuje osoba lub podmiot będący administratorem.
W ramach obsługi kadrowo-płacowej możemy na polecenie klienta przetwarzać także dane szczególnych kategorii, w szczególności informacje dotyczące zdrowia wynikające ze zwolnień lekarskich, orzeczeń lub dokumentacji związanej z uprawnieniami pracowniczymi. W takim przypadku podstawę prawną pozyskania i przetwarzania danych, w tym przesłankę z art. 9 RODO, określa klient będący administratorem, a my działamy na podstawie umowy powierzenia zgodnie z art. 28 RODO.
Niezależnie od powyższego jesteśmy administratorem danych, które przetwarzamy we własnych celach, m.in. przy zawieraniu umów, rozliczeniach, dochodzeniu roszczeń oraz wykonywaniu obowiązków związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
3. Jakie dane zbieramy
W zależności od relacji i sposobu kontaktu możemy przetwarzać:
- dane kontaktowe i identyfikacyjne: np. imię, nazwisko, firma, stanowisko, e-mail, numer telefonu, adres, NIP, PESEL,
- dane z zapytania: wybrany temat, treść wiadomości i dalsza korespondencja,
- dane rekrutacyjne: wybrane stanowisko, CV oraz informacje o wykształceniu, kwalifikacjach, doświadczeniu i przebiegu zatrudnienia,
- dane związane z materiałami i komunikacją e-mail: adres e-mail, informacja o zamówionym materiale, potwierdzeniu adresu oraz udzieleniu lub wycofaniu opcjonalnej zgody,
- dane związane z programem poleceń: dane uczestnika programu i osoby poleconej, informacje potrzebne do weryfikacji zgłoszenia oraz rozliczenia korzyści,
- dane potrzebne do realizacji usług: dokumenty księgowe, podatkowe, kadrowe i płacowe oraz dane wynikające z umowy,
- dane wymagane przepisami AML: w zakresie mającym zastosowanie m.in. dane identyfikacyjne klienta, osób reprezentujących, beneficjentów rzeczywistych i pełnomocników, informacje z dokumentów tożsamości, dane o statusie osoby zajmującej eksponowane stanowisko polityczne oraz informacje potrzebne do oceny stosunków gospodarczych i źródła pochodzenia wartości majątkowych,
- dane techniczne: adres IP, identyfikatory cookies i urządzeń, typ przeglądarki, system, odwiedzone podstrony, czas wizyty i interakcje z serwisem,
- dane o źródle wizyty: np. parametry UTM: źródło, medium, kampania i zestaw reklam,
- wizerunek: jeżeli odwiedzasz przestrzeń objętą monitoringiem wizyjnym.
Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie, od organizacji, którą reprezentujesz, od naszego klienta działającego jako administrator albo, w uzasadnionych przypadkach, z publicznych rejestrów i wykazów, takich jak CEIDG, KRS, Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych oraz listy sankcyjne.
Jeżeli przekazujesz nam dane innej osoby, np. w programie poleceń, przed ich podaniem musisz poinformować tę osobę o zamiarze przekazania danych FakturTax oraz uzyskać jej zgodę na przekazanie danych i kontakt dotyczący polecenia. Podając dane osoby trzeciej, potwierdzasz, że spełniłeś te warunki i że przekazane informacje są prawdziwe. Możemy poprosić Cię o wykazanie, w jaki sposób zgoda została uzyskana. Niezależnie od oświadczenia osoby polecającej, osobie poleconej przekazujemy informacje wymagane przez art. 14 RODO najpóźniej przy pierwszym kontakcie.
4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania
| Cel | Podstawa prawna | Jak długo |
|---|---|---|
| Odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty i działania przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w pozostałych zapytaniach nasz prawnie uzasadniony interes: art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Przez czas obsługi sprawy; jeżeli nie dojdzie do zawarcia umowy, co do zasady nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że dłuższy okres jest potrzebny do obrony przed roszczeniami |
| Zawarcie i wykonanie umowy oraz bieżąca obsługa klienta | art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Przez czas trwania umowy, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń |
| Przeprowadzenie rekrutacji do pracy, na staż lub praktyki | dla danych wymaganych lub dopuszczonych przez art. 221 Kodeksu pracy: art. 6 ust. 1 lit. c lub lit. b RODO; dla dobrowolnie przekazanych danych dodatkowych: art. 6 ust. 1 lit. a RODO, a w przypadku danych szczególnych kategorii także art. 9 ust. 2 lit. a RODO | Do zakończenia rekrutacji; dłużej tylko wtedy, gdy istnieje odrębna podstawa, np. osobna zgoda na udział w przyszłych rekrutacjach albo konieczność ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń |
| Przesłanie zamówionego e-booka lub innego bezpłatnego materiału | podjęcie działania na Twoje żądanie lub wykonanie usługi: art. 6 ust. 1 lit. b RODO | Przez czas potrzebny do potwierdzenia adresu i dostarczenia materiału, a następnie przez okres niezbędny do wykazania prawidłowego wykonania usługi |
| Przesyłanie informacji księgowych, podatkowych lub dotyczących usług FakturTax na podany adres e-mail, wyłącznie po zaznaczeniu odrębnej, dobrowolnej zgody | Twoja zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej | Do wycofania zgody; informację potrzebną do wykazania, kiedy i jak udzielono albo wycofano zgodę, możemy przechowywać do upływu właściwych terminów przedawnienia |
| Realizacja obowiązków podatkowych, rachunkowych, ubezpieczeniowych i innych obowiązków prawnych | art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwymi przepisami | Przez okres wymagany przez właściwe przepisy i czas niezbędny do wykazania ich wykonania; w wielu przypadkach dokumentacja podatkowa i księgowa jest przechowywana przez 5 lat, liczonych zgodnie z zasadami określonymi w danym przepisie |
| Wykonywanie obowiązków w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w tym identyfikacja i weryfikacja klienta oraz beneficjenta rzeczywistego, ocena ryzyka i stosowanie środków bezpieczeństwa finansowego | obowiązek prawny: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z ustawą z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu | Co do zasady 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub przeprowadzono transakcję okazjonalną; Generalny Inspektor Informacji Finansowej może zażądać przechowywania przez kolejny okres nie dłuższy niż 5 lat |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | nasz prawnie uzasadniony interes: art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Do upływu odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń |
| Pomiar skuteczności reklam internetowych za pomocą opcjonalnych cookies i podobnych technologii | Twoja zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Do wycofania zgody lub przez okres życia danego identyfikatora wskazany w panelu ustawień cookies |
| Zarządzanie i dokumentowanie wyborów dotyczących cookies za pomocą Cookiebot CMP | wykonanie obowiązków związanych z uzyskaniem i wykazaniem zgody: art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu rozliczalności: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; techniczny zapis wyboru jest niezbędny do działania mechanizmu zgód | Rejestr zgody jest przechowywany przez Cookiebot przez 12 miesięcy, a następnie wykorzystywany jedynie w postaci zagregowanej i anonimowej; wybór zapisany w urządzeniu działa zgodnie z okresem wskazanym w deklaracji cookies |
| Obsługa programu poleceń, weryfikacja spełnienia jego warunków oraz rozliczenie należnych korzyści | w odniesieniu do uczestnika programu: wykonanie zasad programu lub działania na jego żądanie, art. 6 ust. 1 lit. b RODO; w odniesieniu do kontaktu z osobą poleconą: jej uprzednia zgoda, art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej; weryfikacja prawidłowości zgłoszenia i obrona przed nadużyciami: nasz prawnie uzasadniony interes, art. 6 ust. 1 lit. f RODO; wykonanie obowiązków podatkowych i rachunkowych: art. 6 ust. 1 lit. c RODO | Przez czas trwania i rozliczenia programu, a następnie przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi oraz do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń |
| Analityka, bezpieczeństwo i prawidłowe działanie serwisu | dla niezbędnych danych: art. 6 ust. 1 lit. f RODO; dla analitycznych cookies i podobnych technologii: art. 6 ust. 1 lit. a RODO | Zgodnie z okresem życia danego identyfikatora lub do wycofania zgody; logi bezpieczeństwa przechowujemy tylko tak długo, jak jest to potrzebne |
| Monitoring wizyjny: bezpieczeństwo osób, mienia i informacji | nasz prawnie uzasadniony interes: art. 6 ust. 1 lit. f RODO | Co do zasady do 30 dni, a w razie incydentu do zakończenia właściwego postępowania |
Jeżeli dane są potrzebne z kilku powodów, usuniemy je dopiero po ustaniu ostatniej mającej zastosowanie podstawy przechowywania. Po upływie właściwego okresu dane usuwamy albo trwale anonimizujemy.
5. Formularze dostępne w serwisie
W serwisie znajdują się formularze o różnych przeznaczeniach. Zakres wymaganych danych i cel ich wykorzystania zależą od formularza. Podanie danych jest dobrowolne, ale brak pól oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić jego obsługę.
Formularze kontaktowe, ofertowe i konsultacyjne
Dane z formularza kontaktowego lub formularza bezpłatnej konsultacji wykorzystujemy, aby odpowiedzieć na konkretne zapytanie, oddzwonić, przesłać informacje dotyczące wskazanej sprawy albo podjąć na Twoje żądanie działania przed zawarciem umowy. Kontakt odbywa się na podany adres e-mail lub numer telefonu i dotyczy sprawy zainicjowanej przez Ciebie.
Jeżeli po obsłudze zapytania zawrzemy z Tobą umowę, dalsza komunikacja może obejmować informacje potrzebne do prawidłowej realizacji usług, w tym informacje o zmianach w przepisach podatkowych, księgowych lub kadrowo-płacowych, które mają wpływ na świadczoną Tobie obsługę. Takie wiadomości kierujemy do naszych klientów w związku z wykonywaniem umowy lub obowiązków prawnych, a nie na podstawie samego wysłania formularza. Nie stanowią one newslettera ani niezwiązanej z obsługą oferty marketingowej.
Formularze zawarcia umowy i rozpoczęcia współpracy
Dane z formularzy dotyczących rozpoczęcia współpracy, wyboru pakietu lub zawarcia umowy, w tym umowy na biuro wirtualne, wykorzystujemy do przygotowania dokumentów, potwierdzenia szczegółów, kontaktu w sprawie zgłoszenia oraz zawarcia i wykonania umowy.
Formularz rekrutacyjny
Dane podane przy aplikowaniu do pracy, na staż lub praktyki, w tym CV i wybór stanowiska, wykorzystujemy wyłącznie do przeprowadzenia wskazanej rekrutacji. Nie wykorzystujemy zgłoszenia rekrutacyjnego do marketingu. Jeżeli mielibyśmy zachować dane na potrzeby przyszłych rekrutacji, poprosimy o odrębną zgodę.
Formularz programu poleceń
Dane wykorzystujemy do przyjęcia i weryfikacji polecenia, kontaktu dotyczącego zgłoszenia, sprawdzenia warunków programu oraz rozliczenia wynikających z niego korzyści. Osoba polecająca może podać dane osoby trzeciej tylko wtedy, gdy wcześniej poinformowała ją o programie, zamiarze przekazania danych FakturTax oraz celu i możliwych kanałach kontaktu, a następnie uzyskała jej dobrowolną zgodę na przekazanie danych i taki kontakt. Podając dane osoby poleconej, osoba polecająca potwierdza spełnienie tych warunków i odpowiada za prawdziwość oświadczenia.
Wysłanie formularza z danymi osoby poleconej stanowi oświadczenie osoby polecającej, że spełniła powyższe warunki. Rejestrujemy treść obowiązującej przy formularzu informacji, datę zgłoszenia oraz dane osoby, która je przesłała, aby móc zweryfikować prawidłowość polecenia. FakturTax jako administrator nadal odpowiada za zgodność własnego przetwarzania z prawem oraz realizuje wobec osoby poleconej obowiązek informacyjny wynikający z art. 14 RODO.
Formularze pobierania e-booków i innych materiałów
Adres e-mail wykorzystujemy do potwierdzenia zamówienia i przesłania wybranego materiału. Jeżeli przy formularzu znajduje się osobny checkbox dotyczący otrzymywania dalszych wiadomości e-mail, takie wiadomości wysyłamy wyłącznie po jego dobrowolnym zaznaczeniu. Zgodę można w każdej chwili wycofać, bez wpływu na zgodność wcześniejszych działań.
6. Komu możemy ujawniać dane
Dane mogą otrzymywać tylko podmioty, które ich potrzebują do realizacji określonego zadania, w szczególności:
- dostawcy hostingu, systemu strony i formularzy, poczty, chmury, kopii zapasowych, cyberbezpieczeństwa i obsługi IT,
- dostawcy narzędzi analitycznych, reklamowych, komunikacyjnych i zarządzania zgodami, wyłącznie w zakresie zależnym od Twoich ustawień i podstawy prawnej,
- banki, operatorzy płatności, ubezpieczyciele, audytorzy, doradcy podatkowi, kancelarie prawne, notariusze i inni profesjonalni doradcy,
- organy publiczne, sądy, organy ścigania, ZUS i administracja skarbowa, gdy wymagają tego przepisy,
- Generalny Inspektor Informacji Finansowej i inne organy uprawnione na podstawie przepisów o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Z podmiotami przetwarzającymi dane w naszym imieniu zawieramy wymagane umowy i udostępniamy im dane tylko w niezbędnym zakresie.
7. Narzędzia wykorzystywane w serwisie
Serwis korzysta z następujących usług:
- WebWave: utrzymanie strony, formularzy i elementów technicznych serwisu,
- Cookiebot CMP by Usercentrics: wyświetlanie panelu ustawień cookies, zapisywanie wyboru użytkownika, przekazywanie sygnałów zgody oraz dokumentowanie udzielonych zgód,
- Google Tag Manager, Google Analytics 4 i Google Ads: zarządzanie tagami, statystyki odwiedzin, pomiar konwersji i reklama,
- Meta Pixel: pomiar skuteczności reklam i tworzenie grup odbiorców w usługach Meta,
- Microsoft Clarity: analiza sposobu korzystania z serwisu, w tym mapy interakcji i nagrania sesji z maskowaniem pól wrażliwych,
- Google Fonts oraz osadzone materiały Google/YouTube: prezentacja krojów pisma lub materiałów wideo na wybranych podstronach.
Narzędzia analityczne i marketingowe, które nie są konieczne do działania strony, uruchamiamy zgodnie z wyborem dokonanym w panelu zgód. Aktualne informacje o wykorzystywanych plikach, dostawcy, celu i czasie działania udostępniamy w panelu ustawień cookies.
Meta i Google: role w przetwarzaniu danych
W zakresie gromadzenia danych o zdarzeniach w serwisie za pomocą Meta Pixel i ich przekazywania do Meta Platforms Ireland Limited, FakturTax i Meta działają jako współadministratorzy zgodnie z art. 26 RODO. Zasadnicza treść uzgodnień dotyczących współadministrowania jest dostępna w dodatku Meta dotyczącym administratora. Meta pozostaje samodzielnym administratorem dalszego przetwarzania danych po ich otrzymaniu.
W odniesieniu do usług Google role zależą od konkretnej usługi i jej konfiguracji. Dla części usług reklamowych Google Ads FakturTax i Google działają jako niezależni administratorzy zgodnie z warunkami Google dotyczącymi administratorów. Informacje o wykorzystywaniu danych z witryn korzystających z usług Google znajdują się na stronie Jak Google wykorzystuje dane z witryn i aplikacji.
8. Cookies i podobne technologie
Cookies to małe informacje zapisywane w przeglądarce. Korzystamy także z podobnych identyfikatorów i tagów. Dzielimy je na:
- niezbędne: potrzebne do działania, bezpieczeństwa i zapamiętania wyboru prywatności; nie wymagają zgody,
- preferencyjne: zapamiętują wybrane ustawienia,
- analityczne: pomagają mierzyć ruch i sposób korzystania z serwisu,
- marketingowe: służą mierzeniu kampanii, dopasowaniu i ograniczaniu reklam.
Poza technologiami koniecznymi, dostęp do informacji w urządzeniu lub ich zapis następuje po uzyskaniu Twojej zgody. Możesz odmówić równie łatwo, jak zaakceptować, wybrać poszczególne kategorie i później zmienić decyzję. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania.
Swój wybór możesz zmienić lub wycofać w każdej chwili, otwierając panel ustawień plików cookie ikoną widoczną w rogu ekranu.
Do zarządzania wyborem korzystamy z Cookiebot CMP, dostarczanego przez Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhaga, Dania. Panel pozwala zaakceptować lub odrzucić wszystkie opcjonalne technologie oraz oddzielnie wybrać kategorie preferencyjne, statystyczne i marketingowe. Ustawienia te są również przekazywane do Google Consent Mode. Więcej informacji o przetwarzaniu przez dostawcę znajduje się w polityce prywatności Cookiebot.
9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Niektórzy dostawcy technologii działają globalnie, dlatego dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w szczególności w Stanach Zjednoczonych. W takim przypadku transfer opiera się, zależnie od dostawcy i usługi, na:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym EU–US Data Privacy Framework, jeżeli odbiorca jest objęty tą decyzją,
- standardowych klauzulach umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską oraz, gdy jest to potrzebne, środkach uzupełniających,
- innej podstawie przewidzianej w rozdziale V RODO.
Informację o podstawie konkretnego transferu lub kopię odpowiednich zabezpieczeń możesz uzyskać, kontaktując się z nami.
10. Twoje prawa
W granicach wynikających z RODO masz prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych, gdy ma ono zastosowanie,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie opiera się na zgodzie,
- złożenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Prawa te nie mają charakteru bezwzględnego. Możemy odmówić usunięcia danych lub ograniczyć realizację innego żądania w zakresie, w jakim dalsze przetwarzanie jest konieczne do wykonania obowiązku prawnego, realizacji zadań w interesie publicznym albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Dotyczy to w szczególności dokumentacji objętej obowiązkami podatkowymi, rachunkowymi lub AML.
Jeżeli dane byłyby przetwarzane do celów marketingu bezpośredniego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw bez konieczności uzasadniania go szczególną sytuacją. W przypadku reklamy internetowej opartej na zgodzie możesz zamiast tego wycofać zgodę w panelu ustawień cookies.
Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@fakturtax.pl. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości, ale nie będziemy żądać danych nadmiarowych.
Zautomatyzowane decyzje
Dane o aktywności w serwisie mogą służyć do tworzenia grup odbiorców reklam i podstawowego profilowania marketingowego. Nie podejmujemy jednak wyłącznie automatycznie decyzji, które wywołują wobec Ciebie skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływają.
11. Bezpieczeństwo i zmiany polityki
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji, kopie zapasowe, aktualizacje systemów i zasady poufności. Zakres zabezpieczeń podlega okresowym przeglądom.
Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmieniają się przepisy, sposób działania serwisu albo wykorzystywane narzędzia. Aktualna wersja zawsze będzie dostępna pod adresem fakturtax.pl/polityka_prywatnosci, wraz z datą ostatniej aktualizacji.