Poleć FakturTax znajomym zyskaj -70% na kolejną fakturę
Czego dowiesz się z artykułu ?
1. Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
2. Jak długo przechowywać dokumenty ZUS?
3. Termin przechowywania dokumentacji pracowniczej.
4. Korzyści odpowiedniej archiwizacji dokumentacji.
Oferta biura rachunkowego
Wybór formy opodatkowania dla firmy
księgowość poznań
założenie działalności gospodarczej
usługi księgowe
księgowość uproszczona
pomoc w założeniu firmy
prowadzenie książki przychodów i rozchodów
mała księgowość
biuro rachunkowe poznań grunwald
księgowość dla lekarzy
księgowość dla organizacji
księgowość dla informatyków
legalizacja zatrudnienia/pobytu/karta pobytu
legalizacja zatrudnienia/pobytu cennik
Dodatkowe usługi
Zakres Usług
Zakładanie firmy
Wybór formy opodatkowania
Biuro rachunkowe
Pełna księgowość
Biuro Wirtualne Poznań
Program do fakturowania
Księgowość Poznań
Poradnik Przedsiębiorcy
biuro rachunkowe Grodzisk Wielkopolski
biuro rachunkowe Gniezno
biuro rachunkowe Luboń
biuro rachunkowe Bydgoszcz
biuro rachunkowe Zielona Góra
biuro rachunkowe Swarzędz
biuro rachunkowe Środa Wielkopolska
biuro rachunkowe Murowana Goślina
biuro rachunkowe Poznań i okolice
biuro rachunkowe Gorzów Wielkopolski
Strona główna
Cennik Pełna księgowość
Cennik Jednoosobowa firma
Cennik biuro wirtualne
Oferta biura rachunkowego
Certyfikaty
Kariera - Aplikuj
Dlaczego FakturTax ?
biuro rachunkowe Łazarz
biuro rachunkowe Wilda
biuro rachunkowe Piątkowo
biuro rachunkowe Grunwald
biuro rachunkowe Jeżyce
biuro rachunkowe Winogrady
biuro rachunkowe Rataje
biuro rachunkowe Junikowo
Rejestracja firmy i księgowość
Informacje
Biuro rachunkowe
godz. otwarcia biura:
pon.-pt. 8:00 -16.00
Zacznij księgowość z nami już dzisiaj!
REGON 38220906600000
NIP 7792501772
KRS 0000765170
FakturTax.pl - Kancelaria Rachunkowo-
Podatkowa S.D.P Sp. z o.o.
ul. Klaudyny Potockiej 25, 60-211 Poznań
Sprawdź nasze inne artykuły
Prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z obowiązkiem przechowywania różnego rodzaju dokumentów. Zarówno dokumentacja księgowa, jak i pracownicza, musi być archiwizowana przez określony czas, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przeczytaj nasz artykuł, aby dowiedzieć się, jakie są wymagane terminy przechowywania dokumentów i kiedy można je bezpiecznie zniszczyć zgodnie z przepisami.
Jak długo przechowywać dokumenty księgowe?
Zgodnie z przepisami, dokumentacja księgowa powinna być przechowywana przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin zapłaty podatku. W skład tej dokumentacji wchodzą:
-
Rejestry VAT.
-
Dowody księgowe (faktury, noty, wyciągi bankowe).
-
Ewidencje środków trwałych.
-
Dokumenty inwentaryzacyjne.
Przykład: Jeżeli termin zapłaty podatku za rok 2016 minął 30 kwietnia 2017 roku, to 5-letni okres przechowywania liczymy od końca roku 2017. W tym przypadku dokumenty za rok 2016 powinny być przechowywane do końca roku 2022. Można je zniszczyć na początku 2023 roku.
Jak długo przechowywać dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe do ZUS?
Dokumenty związane z rozliczeniami oraz zgłoszeniami do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) podlegają obowiązkowi przechowywania przez 5 lat. Okres ten liczy się od dnia ich przekazania do ZUS. Dotyczy to zarówno dokumentów związanych z rejestracją pracowników, jak i bieżącymi rozliczeniami z ubezpieczeń społecznych.
Do tej kategorii zaliczamy m.in.:
-
deklaracje zgłoszeniowe – dotyczące zgłoszenia pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych;
-
dokumenty rozliczeniowe – związane z comiesięcznymi rozliczeniami składek na ubezpieczenia;
-
zgłoszenia ubezpieczeniowe – wszelkie formularze związane z aktualizacją danych pracowników lub wyrejestrowaniem ich z systemu.
Przestrzeganie obowiązku archiwizacji dokumentów ma szczególne znaczenie podczas kontroli ZUS, które mogą weryfikować poprawność i terminowość przekazywanych danych. Nieprawidłowe przechowywanie dokumentacji może prowadzić do konsekwencji prawnych lub finansowych dla przedsiębiorcy.
Dbanie o zgodne z przepisami archiwizowanie dokumentów ZUS chroni firmę przed ewentualnymi problemami i pozwala na sprawne zarządzanie dokumentacją!
Terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej – ile lat trzeba ją archiwizować?
Przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji pracowniczej i kadrowej różnią się w zależności od daty zatrudnienia pracowników. W skład tej dokumentacji wchodzą m.in. listy płac, ewidencje czasu pracy, karty ewidencyjne oraz akta osobowe. Okres archiwizacji jest ustalony w przepisach i zależy od roku rozpoczęcia zatrudnienia:
-
50 lat – dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku. W tym przypadku nie ma możliwości skrócenia okresu archiwizacji, a dokumenty muszą być przechowywane przez pełne 50 lat.
-
10 lat – dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. Skrócony okres archiwizacji dotyczy pracowników zatrudnionych po wprowadzeniu nowych przepisów.
-
10 lat (po złożeniu raportu informacyjnego w ZUS) – dla pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku. Aby skorzystać z tego skróconego terminu, pracodawca musi złożyć w ZUS specjalny raport informacyjny.
Terminy przechowywania dokumentacji pracowniczej - ważne informacje dla pracodawców
Przesłanie raportu informacyjnego do ZUS jest warunkiem koniecznym do skrócenia okresu przechowywania dokumentacji dla pracowników zatrudnionych między 1999 a 2018 rokiem. Bez tego raportu obowiązuje standardowy okres 50 lat.
Archiwizacja dokumentacji pracowniczej jest niezwykle istotna, aby zachować zgodność z przepisami prawa pracy oraz uniknąć ewentualnych sankcji. Przestrzeganie tych zasad pozwala również na sprawne zarządzanie dokumentacją w przypadku kontroli lub potrzeby dostarczenia informacji o zatrudnieniu byłych pracowników.
Dbanie o prawidłową archiwizację dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem każdego pracodawcy i stanowi ważny element zarządzania kadrami!
Dlaczego warto przechowywać dokumenty zgodnie z przepisami?
Przestrzeganie przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji to nie tylko obowiązek prawny, ale również forma zabezpieczenia interesów firmy i jej pracowników. Nieprzestrzeganie tych zasad może prowadzić do:
-
Sankcji finansowych – w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości podczas kontroli, przedsiębiorcy mogą zostać ukarani grzywnami, co naraża firmę na dodatkowe koszty.
-
Problemów podczas kontroli – brak odpowiednio zarchiwizowanych dokumentów utrudnia przeprowadzenie kontroli podatkowej, inspekcji pracy lub weryfikacji przez ZUS. Może to prowadzić do opóźnień i dodatkowych komplikacji.
-
Ryzyka prawnego – brak wymaganej dokumentacji pracowniczej lub księgowej może skutkować trudnościami w udowodnieniu zgodności działań firmy z przepisami, co może prowadzić do niekorzystnych rozstrzygnięć prawnych.
Korzyści z odpowiedniej archiwizacji dokumentów
-
Ochrona przedsiębiorcy – posiadanie pełnej i zgodnej z przepisami dokumentacji pozwala uniknąć ryzyka kar oraz zapewnia płynność podczas ewentualnych kontroli.
-
Bezpieczeństwo pracowników – właściwa archiwizacja dokumentów pracowniczych gwarantuje dostęp do ważnych informacji dotyczących zatrudnienia, wynagrodzeń czy składek emerytalnych.
-
Sprawne zarządzanie firmą – uporządkowana dokumentacja pozwala na szybki dostęp do potrzebnych danych, co usprawnia codzienną pracę.
Powierz swoją dokumentację firmową ekspertom – zaufaj FakturTax!
Prawidłowe przechowywanie dokumentów jest fundamentem efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej i przestrzegania obowiązujących przepisów. Jeśli potrzebujesz pomocy w organizacji lub archiwizacji dokumentacji księgowej i pracowniczej, jesteśmy do Twojej dyspozycji!
Nie czekaj – skontaktuj się z nami już dziś i powierz swoją dokumentację w ręce ekspertów!