Poleć FakturTax znajomym i zyskaj -70% na kolejną fakturę

PRZECZYTAJ

Poleć FakturTax znajomym zyskaj -70% na kolejną fakturę

Bezpłatna konsultacja

Terminy przechowywania dokumentów w działalności gospodarczej – ile lat trzeba je archiwizować?

06 stycznia 2026

BAZA WIEDZY

Bogusław Krupski

Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu jednoosobowych działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

Zaktualizowano: 1 września 2026 r.

Dokumenty firmowe mają różne okresy przechowywania. Inne zasady dotyczą dokumentów podatkowych i księgowych, inne ZUS, akt pracowniczych oraz faktur w KSeF. W 2026 roku co do zasady można zniszczyć dokumentację podatkową za 2019 rok, jeśli bieg przedawnienia nie został zawieszony ani przerwany. W artykule pokazujemy, jak prawidłowo liczyć terminy.

Czego dowiesz się z artykułu ?

Które dokumenty można zniszczyć w 2026 roku?
Jak liczyć 5 lat przechowywania dokumentów?
Dokumenty podatkowe i księgowe: najważniejsze zasady
Faktury i KSeF: jak długo są przechowywane?
Jak długo przechowywać dokumenty ZUS?
Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?
Dokumenty po zamknięciu działalności
Papier czy wersja elektroniczna i bezpieczne niszczenie

Które dokumenty można zniszczyć w 2026 roku?

W 2026 roku można co do zasady zniszczyć dokumentację podatkową dotyczącą 2019 roku, jeżeli termin płatności danego podatku upłynął w 2020 roku. Pięcioletni termin przedawnienia liczymy wtedy od końca 2020 roku, dlatego kończy się on 31 grudnia 2025 roku.

Od 1 stycznia 2026 roku mogą więc kwalifikować się do zniszczenia między innymi:

podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencje dotyczące 2019 roku;
faktury sprzedażowe i kosztowe spoza KSeF związane z rozliczeniami za 2019 rok;
deklaracje, ewidencje VAT i pliki JPK dotyczące okresów z 2019 roku;
dowody zapłaty, wyciągi bankowe i inne dokumenty potwierdzające rozliczenia podatkowe za 2019 rok.

Nie oznacza to jednak, że w 2026 roku można wyrzucić każdy dokument oznaczony datą „2019”. Osobne albo dłuższe terminy mogą dotyczyć akt pracowniczych, dokumentów związanych ze środkami trwałymi, umów, roszczeń, kredytów, postępowań oraz dokumentów potrzebnych do dalszego rozliczenia podatku.

Czy można już zniszczyć dokumenty za 2020 rok?

Całego kompletu dokumentacji za 2020 rok nie należy jeszcze niszczyć. Termin płatności podatku wynikającego z rocznego rozliczenia PIT albo CIT za 2020 rok upłynął w 2021 roku. Standardowy pięcioletni termin przedawnienia liczy się więc od końca 2021 roku i kończy 31 grudnia 2026 roku.

W typowej sytuacji dokumentację potrzebną do rocznego rozliczenia za 2020 rok można zniszczyć najwcześniej od 1 stycznia 2027 roku. Nie warto dzielić rocznego archiwum tylko dlatego, że termin dotyczący pojedynczego miesięcznego rozliczenia mógł zakończyć się wcześniej.

Kiedy nie wolno niszczyć dokumentów mimo upływu 5 lat?

Przed zniszczeniem dokumentacji trzeba sprawdzić, czy bieg terminu przedawnienia nie został zawieszony albo przerwany. Termin może się wydłużyć między innymi w związku ze zdarzeniami wskazanymi w Ordynacji podatkowej. Jeżeli firma uczestniczyła w postępowaniu, korzystała z odroczenia lub rat albo prowadzono wobec niej egzekucję, termin należy ustalić indywidualnie.

Dokumentów nie należy również niszczyć, jeżeli nadal są potrzebne do:

rozliczania amortyzacji środka trwałego;
wykazania wartości inwestycji albo środka trwałego;
rozliczenia straty podatkowej;
potwierdzenia wykonania umowy lub dochodzenia roszczeń;
trwającej kontroli, sprawy sądowej albo postępowania podatkowego;
ustalenia świadczeń pracownika lub zleceniobiorcy.

Terminy przechowywania dokumentów firmowych, księgowych, ZUS i pracowniczych

Jak liczyć 5 lat przechowywania dokumentów?

Najczęstszy błąd polega na liczeniu 5 lat od daty wystawienia faktury albo zakończenia roku, którego dotyczy dokument. W przypadku dokumentacji podatkowej punktem wyjścia jest zazwyczaj koniec roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Przykład: dokumenty za 2019 rok

Roczne rozliczenie podatku dochodowego za 2019 rok przypadało w 2020 roku. Pięć lat liczymy od końca 2020 roku:

31 grudnia 2020 roku — początek liczenia;
31 grudnia 2025 roku — upływ standardowego terminu;
1 stycznia 2026 roku — najwcześniejszy dzień zniszczenia dokumentów, jeżeli termin nie został wydłużony.

Przykład: dokumenty za 2020 rok

Roczne rozliczenie za 2020 rok przypadało w 2021 roku. Pięć lat liczymy od końca 2021 roku:

31 grudnia 2021 roku — początek liczenia;
31 grudnia 2026 roku — upływ standardowego terminu;
1 stycznia 2027 roku — najwcześniejszy bezpieczny termin zniszczenia dokumentacji.

Właśnie dlatego w praktyce dokumenty podatkowe przechowuje się często przez okres zbliżony do 6 lat od zakończenia roku, którego dotyczą.

Dokumenty podatkowe i księgowe: najważniejsze zasady

Ordynacja podatkowa wymaga, aby podatnik przechowywał księgi podatkowe i dokumenty związane z ich prowadzeniem do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Obejmuje to dokumenty potrzebne do wykazania przychodów, kosztów, podatku należnego i naliczonego oraz prawidłowości składanych deklaracji.

W praktyce należy zachować między innymi:

podatkową księgę przychodów i rozchodów;
ewidencję przychodów na ryczałcie;
rejestry VAT oraz pliki JPK;
faktury, rachunki, noty i dowody wewnętrzne;
potwierdzenia zapłaty podatków i składek;
wyciągi bankowe wykorzystywane do księgowania;
ewidencję środków trwałych oraz dokumenty potwierdzające ich nabycie i wartość;
deklaracje i korekty wraz z dokumentami wyjaśniającymi sposób rozliczenia.

Jak długo przechowywać wyciągi bankowe?

Dla wyciągów bankowych nie ma jednego, odrębnego terminu właściwego dla każdej sytuacji. Jeżeli wyciąg potwierdza zapłatę faktury, poniesienie kosztu, uzyskanie przychodu albo inną operację ujętą w księgach, należy przechowywać go razem z dokumentacją podatkową lub księgową dotyczącą tego rozliczenia.

Nie należy zakładać, że historia będzie zawsze dostępna w bankowości internetowej. Po zamknięciu roku warto pobrać komplet wyciągów w trwałym formacie i przechowywać go razem z kopią pozostałej dokumentacji.

Pełna księgowość ma własne zasady

Podmioty prowadzące księgi rachunkowe muszą uwzględnić również art. 74 ustawy o rachunkowości. Księgi rachunkowe, dokumenty inwentaryzacyjne i większość pozostałych dowodów księgowych przechowuje się co najmniej przez 5 lat, ale sposób liczenia okresu może różnić się od terminu podatkowego.

Przykładowo dokumenty dotyczące kredytów, pożyczek, umów handlowych, środków trwałych w budowie oraz roszczeń przechowuje się przez 5 lat od początku roku następującego po roku, w którym dana operacja, transakcja albo postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.

Faktury i KSeF: jak długo są przechowywane?

Faktury ustrukturyzowane przesłane do Krajowego Systemu e-Faktur są przechowywane w KSeF przez 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Faktura wystawiona w KSeF w 2026 roku będzie więc przechowywana w systemie do końca 2036 roku.

W odniesieniu do faktur zapisanych w KSeF przedsiębiorca nie musi tworzyć drugiego archiwum wyłącznie po to, aby spełnić ustawowy obowiązek przechowywania tej faktury. Jeżeli jednak dziesięcioletni okres w KSeF zakończy się przed upływem właściwego terminu podatkowego albo rachunkowego, fakturę trzeba będzie przechowywać poza systemem do upływu tego terminu.

KSeF nie zastępuje całego archiwum firmy

W KSeF przechowywane są faktury objęte systemem, a nie wszystkie dokumenty związane z transakcją. Nadal we własnym archiwum trzeba zachować między innymi:

umowy, zamówienia i protokoły odbioru;
potwierdzenia zapłaty oraz wyciągi bankowe;
dokumenty transportowe i magazynowe;
załączniki, których nie obejmuje faktura przechowywana w systemie;
faktury i inne dowody wystawiane poza KSeF;
dokumenty potrzebne do wyjaśnienia sposobu rozliczenia podatku.

Więcej o datach wystawienia, odliczeniu VAT i korektach przeczytasz w poradniku KSeF a VAT w 2026 roku.

Jak długo przechowywać dokumenty ZUS?

Kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących przechowuje się przez 5 lat od dnia przekazania ich do ZUS. Dokumenty mogą być przechowywane w formie papierowej albo elektronicznej.

Do tej grupy należą przede wszystkim dokumenty takie jak ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA oraz ich korekty. Terminu tego nie należy automatycznie przenosić na akta osobowe, listy płac i całą dokumentację zatrudnienia, ponieważ podlegają one odrębnym zasadom.

W przypadku niektórych zgłoszeń przekazywanych elektronicznie płatnik przechowuje przez 5 lat dokument pisemny z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej. Przed zniszczeniem starszej dokumentacji warto więc ustalić, jaki rodzaj dokumentu znajduje się w archiwum i na jakiej podstawie był przechowywany.

Jak długo przechowywać dokumentację pracowniczą?

Okres przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy zależy przede wszystkim od daty zatrudnienia pracownika.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 roku

Dokumentację przechowuje się przez okres zatrudnienia, a następnie przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał albo wygasł.

Przykład: jeżeli stosunek pracy zakończył się 30 czerwca 2026 roku, dziesięcioletni okres liczy się od końca 2026 roku.

Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku

Podstawowy okres wynosi 50 lat od ustania stosunku pracy. Można go skrócić do 10 lat, jeżeli pracodawca spełni wymagane warunki, w szczególności przekaże do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raporty informacyjne ZUS RIA.

Po złożeniu raportu informacyjnego dziesięcioletni okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony.

Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 roku

Dokumentację przechowuje się przez 50 lat od dnia ustania stosunku pracy. Skrócenie tego okresu na zasadach dotyczących raportów ZUS RIA nie jest dostępne dla tej grupy.

Szczególne zasady mogą dotyczyć między innymi dokumentacji pracy górniczej oraz dokumentów stanowiących dowód w postępowaniu.

Zobacz również praktyczny poradnik Kadry i płace w małej firmie – checklista obowiązków pracodawcy.

Dokumenty po zamknięciu działalności

Zamknięcie albo zawieszenie działalności nie powoduje wygaśnięcia obowiązku przechowywania dokumentów. Były przedsiębiorca nadal powinien zachować księgi, ewidencje, faktury, deklaracje i dowody rozliczeń do upływu odpowiedniego terminu.

Dotyczy to również dokumentów sporządzanych przy likwidacji działalności, takich jak spis z natury lub wykaz składników majątku. Dokumenty pracownicze i płacowe zachowują własne, znacznie dłuższe terminy także po zakończeniu działalności pracodawcy.

W przypadku likwidacji spółki albo innej jednostki trzeba wyznaczyć miejsce lub podmiot przechowujący dokumentację, a w przypadkach przewidzianych przepisami poinformować o nim właściwy rejestr oraz urząd skarbowy.

Papier czy wersja elektroniczna i bezpieczne niszczenie

Dokumentacja może być przechowywana elektronicznie, jeżeli właściwe przepisy nie wymagają zachowania oryginału, a zastosowany sposób zapewnia trwałość, kompletność, czytelność, ochronę przed zmianami oraz możliwość szybkiego odszukania i odtworzenia dokumentu.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych ustawa pozwala przenosić treść wielu dowodów na informatyczne nośniki danych, ale przewiduje wyjątki dotyczące między innymi dokumentów przenoszących prawa majątkowe do nieruchomości, dokumentów dotyczących odpowiedzialności za składniki aktywów oraz ważnych umów wskazanych przez kierownika jednostki.

Bezpieczne archiwum elektroniczne powinno obejmować:

uporządkowane foldery według roku i rodzaju dokumentu;
kopię zapasową przechowywaną niezależnie od podstawowego nośnika;
kontrolę dostępu i ochronę przed przypadkową zmianą pliku;
format pozwalający odczytać albo wydrukować dokument przez cały wymagany okres;
procedurę usuwania dokumentów po upływie terminu retencji.

Jak bezpiecznie niszczyć dokumenty firmowe?

Dokumentów zawierających dane osobowe, informacje o wynagrodzeniach, rachunkach bankowych albo kontrahentach nie należy wyrzucać do zwykłego kosza. Papier powinien zostać rozdrobniony w sposób uniemożliwiający odtworzenie danych albo przekazany wyspecjalizowanej firmie zapewniającej bezpieczne niszczenie.

Przed usunięciem większego rocznika warto sporządzić krótki protokół zawierający:

rodzaj i zakres niszczonych dokumentów;
lata lub okresy, których dotyczą;
podstawę przyjęcia terminu;
datę i sposób zniszczenia;
osobę odpowiedzialną za wykonanie czynności.

Pliki elektroniczne trzeba usunąć również z aktywnych kopii roboczych i uwzględnić ich cykl życia w kopiach zapasowych. Jednocześnie dokumentów nie należy usuwać, jeżeli nadal istnieje obowiązek prawny albo uzasadniona potrzeba ich przechowywania.

Potrzebujesz pomocy w uporządkowaniu dokumentów i rozliczeń?

Prawidłowa archiwizacja zaczyna się od uporządkowanej dokumentacji i właściwego obiegu dokumentów. W FakturTax pomagamy przedsiębiorcom prowadzić dokumentację podatkową, ZUS oraz sprawy pracownicze.

Sprawdź naszą obsługę kadr i płac albo umów konsultację z doradcą podatkowym.

Sprawdź nasze inne artykuły

Umowa NDA w IT – jak zabezpieczyć kod, dane i know-how?

26 sierpnia 2026

Kiedy NDA jest potrzebna w projekcie IT? NDA warto podpisać przed przekazaniem informacji, których druga

Więcej→

Trener personalny a kasa fiskalna, VAT i faktury – najważniejsze obowiązki

24 sierpnia 2026

Czy trener personalny musi mieć kasę fiskalną? Nie każdy trener personalny musi kupować kasę fiskalną

Więcej→

Czy adres firmy jest publiczny w CEIDG? Jak chronić adres domowy

17 sierpnia 2026