Poleć FakturTax znajomym i zyskaj -70% na kolejną fakturę

PRZECZYTAJ

Poleć FakturTax znajomym  zyskaj -70% na kolejną fakturę

Bezpłatna konsultacja

Doradca podatkowy Poznań: ile kosztują jego usługi?
08 lipca 2025
Wybór odpowiedniego doradcy podatkowego to jedna z kluczowych decyzji dla każdego przedsiębiorcy w Poznaniu. Zawiłości polskiego systemu podatkowego, częste zmiany
Więcej→
 IP Box – ulga dla programistów i firm IT krok po kroku
08 lipca 2025
IP Box to jedna z najciekawszych ulg podatkowych dostępnych w Polsce – zwłaszcza dla programistów i firm działających w branży
Więcej→
Jak zatrudnić pierwszego pracownika – poradnik dla przedsiębiorcy 
08 lipca 2025
Zatrudniasz pracownika po raz pierwszy? Oto, co powinieneś wiedzieć, by przejść przez cały proces krok po kroku – zgodnie z
Więcej→
Kasa fiskalna – kiedy jest obowiązkowa i jak ją zgłosić?
12 czerwca 2025
Prowadzisz firmę i zastanawiasz się, czy musisz mieć kasę fiskalną? To jedno z najczęstszych pytań, z którymi zgłaszają się przedsiębiorcy
Więcej→
Działalność nierejestrowana – czy muszę zakładać firmę w 2025 roku?
28 maja 2025
Co to jest działalność nierejestrowana i dla kogo jest przeznaczona? Wielu początkujących przedsiębiorców zadaje sobie pytanie: czy muszę zakładać firmę,
Więcej→
KSeF – czy Twoja firma działa już na obowiązkowych e-fakturach?
16 kwietnia 2025
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – nowy standard fakturowania w 2025 roku Od 1 stycznia 2025 roku w Polsce obowiązuje nowy
Więcej→

Czego dowiesz się z artykułu ?

1. Jaką formę zatrudnienia wybrać dla pierwszego pracownika?

2. Umowa o pracę – kiedy warto?

3. Umowa zlecenie – zalety i ograniczenia

4. Jak zarejestrować się jako płatnik ZUS przed zatrudnieniem?

5. Jak zgłosić pracownika do ZUS po podpisaniu umowy?

6. Czy muszę informować urząd skarbowy i PIP o zatrudnieniu?

7. Jakie dokumenty musisz przygotować dla pracownika?

8. Czy badania lekarskie i szkolenie BHP są obowiązkowe? 

FAKTUROWANIE

Polecaj i zarabiaj

bezpłatna konsultacja

Oferta biura rachunkowego 

Wybór formy opodatkowania dla firmy

Biuro Rachunkowe Poznań

Sprawdź ofertę!

Jesteśmy prawdopodobnie jednym z najlepszych biur rachunkowych w Poznaniu
Biuro Rachunkowe Poznań FakturTax

Dodatkowe usługi

Zakres Usług

Rejestracja firmy i księgowość 

Informacje

Biuro rachunkowe

godz. otwarcia biura:

pon.-pt. 8:00 -16.00

Zacznij księgowość z nami już dzisiaj!

REGON 38220906600000

NIP 7792501772

KRS 0000765170

 

FakturTax.pl - Kancelaria Rachunkowo-

Podatkowa S.D.P Sp. z o.o.  

ul. Klaudyny Potockiej 25, 60-211 Poznań

a wooden table topped with papers and a pen

Sprawdź nasze inne artykuły

Zatrudniasz pracownika po raz pierwszy? Oto, co powinieneś wiedzieć, by przejść przez cały proces krok po kroku – zgodnie z przepisami i bez stresu. 

Rozwijasz firmę i nie dajesz już rady ze wszystkim samodzielnie? To znak, że czas zatrudnić pierwszego pracownika. Dla wielu przedsiębiorców to duży krok – oznacza nie tylko nowe obowiązki, ale i wiele formalności.

Dobra wiadomość: proces zatrudnienia pierwszego pracownika wcale nie musi być trudny, o ile wiesz, jakie kroki podjąć i kiedy. W tym wpisie przeprowadzimy Cię przez całą procedurę – od wyboru formy umowy, przez zgłoszenia do ZUS, po praktyczne wskazówki.

Jaką formę zatrudnienia wybrać dla pierwszego pracownika?

Zanim podpiszesz umowę z nowym pracownikiem, musisz zdecydować, na jakiej podstawie prawnej będzie on zatrudniony. W Polsce do wyboru masz kilka form, z których każda wiąże się z innym zakresem obowiązków i przywilejów.

Umowa o pracę – kiedy warto?

To najbardziej formalna i stabilna forma zatrudnienia. Zapewnia pracownikowi wszystkie prawa wynikające z Kodeksu pracy – m.in. urlop, wynagrodzenie chorobowe (L4), okres wypowiedzenia. Dla pracodawcy oznacza konieczność opłacania pełnych składek ZUS oraz prowadzenia dokumentacji kadrowej. To najczęściej rekomendowana forma przy zatrudnianiu pierwszego pracownika.

Umowa zlecenie – zalety i ograniczenia

Elastyczna forma współpracy, która nie podlega Kodeksowi pracy. Składki ZUS są obowiązkowe (z wyjątkiem uczniów i studentów do 26. roku życia), ale nie przysługują urlopy ani inne świadczenia pracownicze. Sprawdza się w przypadku prac sezonowych, dorywczych lub zadań o zmiennym charakterze.

Umowa o dzieło – kiedy (nie) ma sensu?

Nie wiąże się z obowiązkiem opłacania składek ZUS (chyba że wykonawca zawiera ją z własnym pracodawcą). Dotyczy konkretnego, mierzalnego rezultatu – np. stworzenia projektu, aplikacji, artykułu. Ma ograniczone zastosowanie w codziennej pracy i coraz rzadziej jest akceptowana jako podstawa stałego zatrudnienia.

Zatrudnienie pierwszego pracownika to nie tylko odciążenie w firmie, ale też nowy poziom odpowiedzialności. W większości przypadków najlepszym wyborem będzie umowa o pracę, która daje obu stronom stabilność i jasno określone zasady współpracy.

Jak zarejestrować się jako płatnik ZUS przed zatrudnieniem?

Jeśli do tej pory nie zatrudniałeś nikogo – musisz zarejestrować się w ZUS jako płatnik składek. Robisz to jednorazowo, przed pierwszym zgłoszeniem pracownika.

  • Formularz: ZUS ZFA (zgłoszenie firmy jako płatnika składek),

  • Składasz go elektronicznie przez PUE ZUS lub przez biuro rachunkowe,

  • Po rejestracji otrzymujesz numer płatnika.

To warunek konieczny – bez tego nie zgłosisz pracownika do ubezpieczeń społecznych.

Jak zgłosić pracownika do ZUS po podpisaniu umowy?

Po podpisaniu umowy musisz zgłosić pracownika w ZUS najpóźniej w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Obowiązują dwa formularze:

  • ZUS ZUA – dla umów, gdzie opłacane są wszystkie składki (np. umowa o pracę),

  • ZUS ZZA – jeśli odprowadzana jest tylko składka zdrowotna (np. przy kilku źródłach zatrudnienia).

Zgłoszenia należy dokonać za pośrednictwem platformy PUE ZUS lub przy pomocy biura rachunkowego. 

Czy muszę informować urząd skarbowy i PIP o zatrudnieniu?

Jeśli wypłacasz wynagrodzenie i pobierasz zaliczki na PIT – jesteś zobowiązany do zgłoszenia się jako płatnik podatku dochodowego. Robisz to przez formularz NIP-8. Masz także obowiązek zgłoszenia nowego pracownika najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy. Można to zrobić mailowo lub przez ePUAP. To jeden z częściej pomijanych obowiązków – a za jego niedopełnienie grożą kary.

Jakie dokumenty musisz przygotować dla pracownika? 

Zatrudniając pracownika, musisz zadbać o kompletną dokumentację pracowniczą, która będzie zgodna z przepisami Kodeksu pracy. To nie tylko obowiązek formalny, ale również zabezpieczenie interesów pracodawcy.

W dokumentacji powinny znaleźć się m.in.:

  • podpisana umowa o pracę lub umowa cywilnoprawna,

  • kwestionariusz osobowy pracownika,

  • oświadczenia RODO i podatkowe,

  • skierowanie na badania lekarskie i orzeczenie lekarza,

  • potwierdzenie ukończenia szkolenia BHP,

  • ewidencja czasu pracy i wypłat wynagrodzeń.

Od 2019 roku dokumentację przechowuje się w formie elektronicznej lub papierowej przez 10 lat (w zależności od daty zawarcia umowy i sposobu raportowania do ZUS).

Czy badania lekarskie i szkolenie BHP są obowiązkowe?

Tak – przed dopuszczeniem pracownika do pracy, musisz spełnić dwa kluczowe obowiązki z zakresu bhp i medycyny pracy. Każdy pracownik musi otrzymać skierowanie na badania do lekarza medycyny pracy. Bez ważnego orzeczenia o braku przeciwwskazań zdrowotnych do pracy nie może rozpocząć wykonywania obowiązków.

Szkolenie BHP natomiast może przeprowadzić osoba z odpowiednimi uprawnieniami lub zewnętrzna firma. Pracownik musi je odbyć przed rozpoczęciem pracy, a potwierdzenie szkolenia należy dołączyć do akt osobowych.

Zaniedbanie któregokolwiek z tych obowiązków grozi grzywną, a w razie wypadku – również odpowiedzialnością cywilną lub karną.

Jakie błędy popełniają pracodawcy przy pierwszym zatrudnieniu?

Zatrudniając pierwszego pracownika, łatwo przeoczyć ważny obowiązek lub popełnić błąd w dokumentach. Najczęstsze pomyłki to:

  • Zawarcie umowy po fakcie – umowa musi być podpisana najpóźniej przed rozpoczęciem pracy, nie „z datą wsteczną”.

  • Brak zgłoszenia do PIP – obowiązek ten dotyczy także zatrudnienia jednej osoby.

  • Pomyłki w formularzach ZUS – np. błędne zgłoszenie ZZA zamiast ZUA przy umowie o pracę.

  • Brak dokumentacji BHP i badań lekarskich.

  • Nieprawidłowe wyliczenie wynagrodzenia brutto/netto i składek.

  • Brak ewidencji czasu pracy i wypłat.

Każdy z tych błędów może skutkować karami finansowymi, problemami przy kontroli lub sporze z pracownikiem.

O czym warto pamiętać na starcie zatrudniania pracownika? 

  • Przygotuj się wcześniej – nie zostawiaj formalności na ostatnią chwilę.

  • Ustal jasne zasady współpracy – zakres obowiązków, godziny pracy, zasady komunikacji.

  • Zadbaj o onboarding – dobre pierwsze wrażenie zaprocentuje lojalnością.

  • Współpracuj z księgowym lub biurem rachunkowym – pomoże w naliczaniu wynagrodzeń, ZUS i podatkach.

Pamiętaj, że pracownik to nie tylko koszt – to przede wszystkim inwestycja w rozwój i stabilność Twojej firmy.” 

Zatrudnienie pierwszego pracownika – od czego zacząć i jak nie popełnić błędów? 

Zatrudnienie pracownika po raz pierwszy to duży krok – i szansa na rozwój. Wiąże się z konkretnymi obowiązkami wobec urzędów i samego pracownika, ale przy dobrej organizacji możesz przejść przez cały proces sprawnie i bez błędów.

Jeśli chcesz mieć pewność, że wszystko robisz zgodnie z przepisami – od umowy, przez ZUS, aż po dokumenty pracownicze – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Pomożemy Ci bezpiecznie zatrudnić pierwszego pracownika i uniknąć kosztownych pomyłek.

Jak zatrudnić pierwszego pracownika – poradnik dla przedsiębiorcy 

08 lipca 2025