Pobierz darmowy wzór umowy najmu lokalu użytkowego w formacie Word, przygotowany przez ekspertów FakturTax. Dokument jest zgodny z obowiązującymi przepisami na 2026 rok i gotowy do edycji oraz wydruku.

Umowa najmu lokalu użytkowego

Gotowy wzór do wypełnienia i natychmiastowego użycia.

dowiedz się więcej >

Aktualizacja na dzień 29.05.2026

Pobranie druku

Umowa najmu lokalu użytkowego a podatki

Najem lokalu użytkowego wiąże się z określonymi obowiązkami podatkowymi po stronie wynajmującego, które różnią się w zależności od jego statusu.

VAT: Najem lokalu użytkowego co do zasady podlega opodatkowaniu VAT według stawki 23%. Wynajmujący będący czynnym podatnikiem VAT wystawia najemcy fakturę VAT. Możliwe jest korzystanie ze zwolnienia podmiotowego z VAT do limitu 240 000 zł rocznie, o ile dany rodzaj usług nie wyłącza prawa do zwolnienia.

Podatek dochodowy: Przychody z najmu lokalu użytkowego mogą być opodatkowane na kilka sposobów — według skali podatkowej (12%/32%), podatkiem liniowym (19%, jeśli najem jest prowadzony w ramach działalności gospodarczej) lub ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (stawka 8,5% do 100 000 zł przychodu, 12,5% powyżej). Wybór formy opodatkowania powinien być skonsultowany z księgowym.

Kaucja: Kaucja pobrana od najemcy nie stanowi przychodu wynajmującego w momencie jej otrzymania — jest zobowiązaniem zwrotnym. Staje się przychodem dopiero wówczas, gdy wynajmujący zatrzyma ją na pokrycie zaległości lub szkód. Kaucja nie podlega VAT w momencie jej pobrania.

Amortyzacja: Właściciel lokalu użytkowego wprowadzonego do ewidencji środków trwałych może dokonywać odpisów amortyzacyjnych i zaliczać je do kosztów uzyskania przychodu. Standardowa stawka amortyzacji dla lokali użytkowych wynosi 2,5% rocznie.

Czym jest umowa najmu lokalu użytkowego?

Umowa najmu lokalu użytkowego to umowa cywilnoprawna, na mocy której wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy lokal do używania przez czas oznaczony lub nieoznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić umówiony czynsz. Reguluje ją art. 659–692 Kodeksu cywilnego. W odróżnieniu od najmu lokalu mieszkalnego, najem lokalu użytkowego podlega znacznie swobodniejszym zasadom, strony mają dużą swobodę w kształtowaniu warunków umowy, a przepisy ochronne dotyczące lokatorów nie mają tu zastosowania.

Lokal użytkowy to każdy lokal przeznaczony na cele inne niż mieszkaniowe: biuro, sklep, magazyn, gabinet lekarski, pracownia, restauracja, salon usługowy czy hala produkcyjna. Umowa najmu lokalu użytkowego jest jednym z podstawowych dokumentów w obrocie gospodarczym, zawieranym zarówno przez osoby fizyczne prowadzące działalność, jak i przez spółki.

Warto wiedzieć: umowa najmu lokalu użytkowego zawarta na czas dłuższy niż rok powinna być sporządzona na piśmie. Umowa zawarta bez zachowania formy pisemnej jest traktowana jako umowa na czas nieoznaczony — co może mieć istotne konsekwencje przy jej wypowiadaniu.

Kto powinien zawrzeć umowę najmu lokalu użytkowego?

Umowa najmu lokalu użytkowego jest właściwym dokumentem gdy:

przedsiębiorca wynajmuje biuro, sklep, magazyn lub inny lokal na potrzeby prowadzonej działalności,
właściciel nieruchomości komercyjnej oddaje lokal w najem firmie lub osobie fizycznej prowadzącej działalność,
spółka wynajmuje powierzchnię pod siedzibę lub oddział,
gabinet lekarski, kancelaria lub inny podmiot wynajmuje lokal na cele zawodowe,
deweloper lub zarządca nieruchomości komercyjnej zawiera umowę z najemcą w centrum handlowym lub parku biurowym.

Stronami umowy mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i osoby prawne — spółki, fundacje, stowarzyszenia. Wynajmujący nie musi być właścicielem lokalu — może nim być również podmiot posiadający inny tytuł prawny do lokalu (np. użytkownik wieczysty).

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę z nami >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

Pobierz wzór

WIDEO

FAQ: Umowa najmu lokalu użytkowego- wzór

5. Jak ustalić wysokość kaucji przy najmie lokalu użytkowego?

Wysokość kaucji nie jest ograniczona przepisami prawa: w odróżnieniu od najmu lokali mieszkalnych strony mogą swobodnie ustalić jej wysokość. W praktyce kaucja przy najmie lokalu użytkowego wynosi od jednego do trzech czynszów miesięcznych. Warunki zwrotu kaucji, termin jej zwrotu oraz przypadki jej zatrzymania powinny być precyzyjnie opisane w umowie.

4. Kto odpowiada za remonty i naprawy lokalu użytkowego?

Zasady dotyczące remontów i napraw powinny być szczegółowo uregulowane w umowie. Co do zasady wynajmujący odpowiada za naprawy i konserwacje niezbędne do utrzymania lokalu w stanie przydatnym do umówionego użytku, natomiast najemca: za drobne naprawy wynikające z bieżącego użytkowania. Strony mogą jednak swobodnie modyfikować te zasady w umowie, np. przenosząc obowiązek remontu na najemcę w zamian za obniżony czynsz.

3. Czy najemca może podnajmować lokal użytkowy?

Podnajęcie lokalu osobie trzeciej wymaga zgody wynajmującego, chyba że umowa najmu wyraźnie to dopuszcza. Zgoda może być wyrażona w treści umowy lub udzielona odrębnie. Podnajem bez zgody wynajmującego stanowi naruszenie umowy i może być podstawą do jej wypowiedzenia ze skutkiem natychmiastowym.

2. Jak wypowiedzieć umowę najmu lokalu użytkowego?

Sposób wypowiedzenia zależy od rodzaju umowy. Umowę na czas nieoznaczony można wypowiedzieć z zachowaniem terminów umownych, a jeśli ich nie ustalono: na miesiąc naprzód na koniec miesiąca kalendarzowego. Umowy na czas oznaczony co do zasady nie można wypowiedzieć przed terminem, chyba że umowa przewiduje klauzulę wypowiedzenia. Warto zawrzeć w umowie szczegółowe postanowienia dotyczące wypowiedzenia, aby uniknąć sporów.

1. Czy umowa najmu lokalu użytkowego musi być zawarta na piśmie?

Przepisy nie wymagają formy pisemnej dla umów najmu zawartych na czas do roku. Jednak umowa na czas dłuższy niż rok powinna być sporządzona na piśmie — w przeciwnym razie jest traktowana jako umowa na czas nieoznaczony. Pisemna forma jest wskazana zawsze, niezależnie od okresu najmu, ponieważ chroni obie strony i precyzuje warunki współpracy.