Delegacje i podróże służbowe: rozliczanie kosztów w 2026

Czym jest podróż służbowa w świetle prawa pracy?

Zgodnie z art. 77(5) § 1 kodeksu pracy, podróż służbowa to wykonywanie zadania służbowego na polecenie pracodawcy poza stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba firmy. Kluczowe jest tu „polecenie wyjazdu”, które formalizuje delegację i stanowi podstawę do zwrotu kosztów. Nie każdy wyjazd pracownika jest podróżą służbową – na przykład codzienny dojazd do biura się do niej не zalicza, nawet jeśli jest ono w innej miejscowości niż miejsce zamieszkania pracownika.

Z tytułu odbytej podróży służbowej pracownikowi przysługują należności na pokrycie związanych z nią wydatków. Podstawowe świadczenia obejmują diety, zwrot kosztów przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów oraz innych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę. Zrozumienie definicji jest fundamentalne, ponieważ wpływa na prawidłowe kwalifikowanie i rozliczanie wszystkich poniesionych przez pracownika wydatków, a prawidłowo udokumentowane podróże służbowe koszty stanowią dla firmy koszt uzyskania przychodu.

Diety krajowe i zagraniczne: aktualne stawki na 2026 rok

Dieta to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży. Jej wysokość jest zryczałtowana i nie zależy od faktycznie poniesionych przez pracownika wydatków. Wysokość diety jest uzależniona od czasu trwania delegacji oraz jej celu (krajowa lub zagraniczna). Należy pamiętać, że podane stawki są aktualne na dzień tworzenia artykułu i mogą ulec zmianie w drodze rozporządzenia, dlatego warto je weryfikować przed każdym wyjazdem. Poniższe wartości stanowią podstawę do kalkulacji diety delegacyjne 2026.

Dieta w podróży krajowej

W przypadku delegacji krajowej, dieta służy pokryciu kosztów wyżywienia. Od 2023 roku pełna dieta wynosi 45 zł za dobę podróży. Jest ona naliczana w następujący sposób:

• jeśli podróż trwa od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety (22,50 zł),
• jeśli podróż trwa ponad 12 godzin – przysługuje 100% diety (45 zł).

Diety w podróży zagranicznej

Wysokość diety zagranicznej zależy od kraju docelowego i jest określona w załączniku do rozporządzenia w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej. Przykładowo, stawki dla popularnych kierunków wynoszą: Niemcy – 49 EUR, Czechy – 41 EUR, Wielka Brytania – 45 GBP. Dieta jest pomniejszana, jeśli pracownik ma zapewnione częściowe wyżywienie: śniadanie – 15% diety, obiad – 30%, kolacja – 30%.

Rozliczanie kilometrówki: stawki i zasady zwrotu kosztów

Pracownik może używać swojego prywatnego samochodu do celów służbowych, ale wymaga to zgody pracodawcy. W takim przypadku zwrot kosztów następuje na podstawie tzw. kilometrówki, czyli iloczynu przejechanych kilometrów i ustawowej stawki za 1 km przebiegu. Aby rozliczenie było możliwe, pracownik musi prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. Stawki kilometrówki 2026, o ile nie zostaną zmienione nowym rozporządzeniem, wynikają z przepisów obowiązujących od stycznia 2023 roku.

Maksymalne stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie powodują powstania przychodu u pracownika, wynoszą:

• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł,
• dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł,
• dla motocykla – 0,69 zł,
• dla motoroweru – 0,42 zł.

Noclegi w delegacji: ryczałt czy faktura – co wybrać?

Pracownikowi w delegacji przysługuje zwrot kosztów noclegu. Istnieją dwie podstawowe formy rozliczenia tego świadczenia: na podstawie rachunku lub faktury albo w formie zryczałtowanej. Wybór metody zależy od decyzji pracodawcy oraz od tego, czy pracownik jest w stanie przedstawić dokument potwierdzający wydatek. Obie formy mają swoje zalety i ograniczenia, które warto rozważyć w kontekście polityki firmowej.

Rozliczenie na podstawie faktury lub rachunku hotelowego jest najbardziej transparentne. Pracodawca zwraca pracownikowi pełną kwotę widniejącą na dokumencie, o ile mieści się ona w limicie określonym w wewnętrznych regulacjach firmy (jeśli takie istnieją). Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku, przysługuje mu ryczałt za nocleg. W delegacji krajowej ryczałt wynosi 150% diety, czyli 67,50 zł za każdy nocleg. Ryczałt nie przysługuje, jeśli pracodawca zapewnił bezpłatny nocleg lub gdy pracownik mógł wrócić do domu na noc. W przypadku delegacji zagranicznych, limit na nocleg jest określony kwotowo dla każdego kraju (np. Niemcy – 170 EUR).

Dokumentacja i rozliczanie delegacji krok po kroku

Prawidłowe udokumentowanie i terminowe rozliczenie podróży służbowej jest kluczowe dla uniknięcia problemów z urzędem skarbowym. Proces ten powinien być sformalizowany i opierać się na spójnych zasadach obowiązujących w firmie. Całościowe delegacje 2026 rozliczenie wymaga od pracownika zebrania wszystkich niezbędnych dokumentów i przedstawienia ich pracodawcy w wyznaczonym terminie. Pracodawca z kolei jest zobowiązany do weryfikacji tych dokumentów i wypłaty należnych świadczeń.

Proces rozliczenia można podzielić na kilka etapów. Pierwszym jest wypełnienie przez pracodawcę druku „Polecenie wyjazdu służbowego”, który określa cel, termin i miejsce delegacji. Po powrocie pracownik ma obowiązek, zazwyczaj w terminie 14 dni, przedstawić wypełnione rozliczenie kosztów podróży. Do rozliczenia należy dołączyć wszelkie dokumenty potwierdzające poniesione wydatki: faktury za nocleg, bilety za przejazd, rachunki za inne uzgodnione wydatki. W przypadku korzystania z prywatnego samochodu niezbędna jest ewidencja przebiegu pojazdu. Po weryfikacji dokumentów przez dział księgowości, pracodawca wypłaca pracownikowi należną kwotę.

Masz dodatkowe pytania? Skontaktuj się z nami!

Często zadawane pytania (FAQ)