Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

Import usług pojawia się dziś w większości firm — od reklam (Google/Meta) po narzędzia SaaS i usługi IT. Problem w tym, że faktura „bez VAT” nie oznacza „bez podatku”. Poniżej masz instrukcję krok po kroku: kiedy powstaje obowiązek, jak policzyć VAT, jaki kurs zastosować i jak to poprawnie pokazać w ewidencji/JPK.

W skrócie

Import usług (art. 28b) to zakup usługi od firmy z zagranicy, gdy VAT rozliczasz w Polsce jako nabywca (reverse charge). Sprawdź, czy to B2B i czy nie ma wyjątku, ustal moment obowiązku, podstawę i kurs waluty. VAT czynny wykazuje należny i naliczony, a zwolniony dopłaca. Ujmij transakcję poprawnie w ewidencji i JPK_V7.

Najważniejsze informacje

Import usług — definicja i kiedy w ogóle występuje

Co to jest import usług w VAT (najprościej)

Import usług to sytuacja, w której:

kupujesz usługę od podmiotu z zagranicy (UE lub poza UE),
a zgodnie z zasadami VAT miejsce opodatkowania tej usługi jest w Polsce,
więc to Ty rozliczasz VAT jako nabywca (reverse charge).

W praktyce import usług bardzo często „wychodzi” wtedy, gdy zagraniczny dostawca wystawia fakturę bez lokalnego VAT (albo z adnotacją reverse charge) — a obowiązek podatkowy „przenosi” się na polskiego nabywcę.

Najczęstsze przykłady: reklamy, SaaS, hosting, licencje, consulting

Najbardziej „codzienne” przypadki importu usług w firmach to m.in.:

reklamy i narzędzia marketingowe (np. Google, Meta),
subskrypcje SaaS (CRM, narzędzia projektowe, mailing, analityka),
hosting, serwery, usługi chmurowe,
licencje i narzędzia IT,
consulting, usługi programistyczne, projektowe,
szkolenia B2B kupowane od firm z zagranicy.

Art. 28b VAT — dlaczego jest kluczowy i co oznacza „miejsce świadczenia”

Zasada B2B: miejsce opodatkowania u nabywcy (art. 28b)

Art. 28b ustawy o VAT mówi wprost (w uproszczeniu): jeżeli usługa jest świadczona na rzecz podatnika (B2B), miejscem świadczenia jest miejsce, gdzie usługobiorca ma siedzibę.

Czyli: polska firma kupuje usługę od zagranicznej firmy → miejsce opodatkowania często ląduje w Polsce, a Ty wchodzisz w import usług.

Kiedy art. 28b nie zadziała: wyjątki i „usługi szczególne”

Nie każda usługa w B2B automatycznie wpada w art. 28b. Są wyjątki (tzw. usługi szczególne), gdzie miejsce opodatkowania ustala się inaczej. Bez wchodzenia w akademicką listę: jeśli kupujesz usługę, która jest „przywiązana” do konkretnego miejsca (np. nieruchomości, wydarzenia, transportu, wstępu), to warto założyć lampkę ostrzegawczą i sprawdzić wyjątek (albo skonsultować z księgową/doradcą).

B2B vs B2C — jak nie pomylić sytuacji

Najprostszy filtr:

B2B: kupujesz jako firma/podatnik → zwykle patrzysz na art. 28b.
B2C: kupuje konsument → zasady są inne, często miejsce opodatkowania zostaje u sprzedawcy (z wyjątkami).

W realu błąd pojawia się, gdy ktoś kupuje „na firmę”, ale dostawca traktuje go jak konsumenta (albo odwrotnie). Dlatego tak ważne są formalności z numerami identyfikacyjnymi i statusem VAT.

Warunek praktyczny: status VAT i NIP-UE — co musisz mieć „zanim kupisz usługę”

VAT czynny vs zwolniony — jak to zmienia rozliczenie importu usług

Tu jest sedno praktyki:

1) Jesteś VAT czynnyW wielu przypadkach import usług jest „księgowo neutralny”: wykazujesz VAT należny i — jeśli usługa służy działalności opodatkowanej — możesz równolegle odliczyć VAT jako naliczony.Neutralny nie znaczy „bezobsługowy”: błędne ujęcie w ewidencji/JPK potrafi zrobić bałagan.

2) Jesteś zwolniony z VATNajczęściej nie masz prawa do odliczenia, więc import usług może oznaczać realną dopłatę VAT. W dodatku mogą dojść obowiązki rejestracyjne/deklaracyjne.

NIP-UE i weryfikacja kontrahenta (UE)

Jeżeli kupujesz usługi od kontrahentów z UE, w praktyce bardzo często potrzebujesz:

rejestracji do VAT-UE (nawet jeśli jesteś zwolniony z VAT),
podawania numeru (np. PL…) w systemach dostawców,
weryfikowania podstawowych danych kontrahenta (żeby transakcja była poprawnie „sklasyfikowana”).

To nie jest „papierologia dla sportu”. Brak właściwego statusu lub numeru potrafi sprawić, że dostawca naliczy VAT w swoim kraju albo Ty błędnie rozliczysz import usług.

Krok po kroku: jak rozliczyć import usług z UE i spoza UE

Krok 1 — ustal, czy to na pewno import usług (krótka checklista)

Przejdź przez 6 punktów:

Kto kupuje? Ty jako podatnik (firma/JDG/spółka).
Kto sprzedaje? podmiot zagraniczny (UE lub poza UE).
Co kupujesz? usługa (nie towar).
Czy to B2B? (czyli transakcja „na firmę”).
Czy działa art. 28b? (czyli „miejsce świadczenia” wypada w Polsce).
Czy nie wpadasz w wyjątek? (usługi szczególne).

Jeśli w 80% brzmi to jak „tak”, to zwykle jesteś w imporcie usług.

Krok 2 — określ moment powstania obowiązku podatkowego

Dla importu usług obowiązek podatkowy często wiąże się z wykonaniem usługi (a przy usługach częściowych — z wykonaniem części, dla której ustalono zapłatę).

W praktyce problematyczne są abonamenty i rozliczenia okresowe (SaaS, reklamy, hosting). Tu ważne jest, żeby Twoja księgowość miała jasny sygnał:

jaki okres obejmuje faktura,
kiedy usługa została wykonana/rozliczona,
czy były zaliczki lub rozliczenia częściowe.

Nie chodzi o „idealną teorię”, tylko o spójność: ten sam typ faktury rozliczany konsekwentnie w ten sam sposób.

Krok 3 — podstawa opodatkowania: co wliczasz (prowizje, opłaty)

Co do zasady podstawą jest to, co płacisz za usługę. W praktyce warto zwrócić uwagę na:

opłaty dodatkowe (np. opłata za platformę, obsługę),
prowizje i fee,
rabaty i korekty,
koszty „doliczone” do usługi (jeżeli realnie stanowią element wynagrodzenia za usługę).

Najprościej: jeśli bez tej pozycji nie dostałbyś usługi w tej formie — zwykle wpływa to na podstawę.

Krok 4 — kurs waluty: jaki kurs i z jakiego dnia przyjąć

Jeżeli faktura jest w walucie, musisz przeliczyć ją na PLN. W praktyce firmy najczęściej stosują kurs zgodny z zasadami VAT (często jest to średni kurs NBP z właściwego dnia w kontekście obowiązku podatkowego — szczegóły zależą od sytuacji i przyjętej metody).Jeśli rozliczasz dużo faktur w walutach, naprawdę opłaca się ustalić z księgową jedną, stałą procedurę: jaki kurs, z jakiego dnia i gdzie go zapisujecie (żeby korekty nie bolały).

Krok 5 — VAT należny i (czasem) naliczony: jak to działa w praktyce

Mechanizm reverse charge oznacza, że:

liczysz VAT tak, jakbyś sam „sprzedał” tę usługę w Polsce (VAT należny),
i jeśli masz prawo do odliczenia (VAT czynny, związek z działalnością opodatkowaną) — możesz go odliczyć jako VAT naliczony.

Uwaga o stawce: co do zasady stosujesz stawkę właściwą dla danej usługi w Polsce (w wielu przypadkach będzie to stawka podstawowa, ale bywają wyjątki).

Import usług a JPK_V7 / deklaracje — jak to poprawnie wykazać

VAT czynny: gdzie to trafia w ewidencji i JPK_V7

Dla VAT czynnych najczęściej wygląda to tak:

wykazujesz VAT należny z tytułu importu usług,
a jeżeli przysługuje prawo do odliczenia — wykazujesz też VAT naliczony.

Dlatego import usług w praktyce „pojawia się” w ewidencjach po obu stronach (należny/naliczony) w tym samym okresie rozliczeniowym, w którym powstał obowiązek podatkowy.

VAT zwolniony: kiedy pojawia się obowiązek zapłaty i jakie formularze mogą wchodzić w grę

Jeżeli jesteś zwolniony z VAT, import usług często oznacza:

obowiązek rozliczenia podatku jako nabywca,
brak odliczenia,
a czasem również konieczność złożenia odpowiedniej deklaracji „pod import” (w praktyce spotkasz się m.in. z VAT-9M lub VAT-8 — zależnie od okoliczności).

Nie rób tego „na czuja”. Wystarczy kilka danych (status VAT, kraj kontrahenta, rodzaj usługi), żeby księgowość powiedziała Ci, co dokładnie i kiedy składasz.

VAT-UE — kiedy jest potrzebne, a kiedy nie

Wokół VAT-UE jest sporo zamieszania. Co do zasady:

informacja VAT-UE dotyczy m.in. świadczenia usług do kontrahentów z UE w określonych przypadkach (np. wg art. 28b),
natomiast samego nabycia (importu) usług zwykle się w VAT-UE nie wykazuje.

Księgowanie importu usług — 3 najczęstsze scenariusze (mini-przykłady)

Poniższe przykłady pokazują logikę. Konkretne konta/układ w KPiR lub księgach zależą od Twojego systemu.

Przykład 1: Google/Meta (faktura z UE bez VAT) u podatnika VAT czynnego

Masz fakturę za reklamę, wystawioną przez podmiot z UE, bez VAT.

Sprawdzasz, że kupujesz jako firma i usługa podpada pod B2B (art. 28b).
Ustalasz okres/wykonanie usługi i moment obowiązku podatkowego.
Przeliczasz walutę na PLN wg przyjętej zasady.
Wykazujesz VAT należny (reverse charge).
Jeżeli masz prawo do odliczenia — wykazujesz też VAT naliczony.
Ujmujesz transakcję w JPK_V7 zgodnie z logiką „należny + naliczony”.

Przykład 2: SaaS/hosting z UE lub UK/USA — różnice w podejściu

Mechanizm importu usług działa zarówno przy UE, jak i poza UE — jeśli miejsce opodatkowania wypada w Polsce.

Różnice praktyczne, na które warto uważać:

formalności w systemie dostawcy (czasem wymaga numeru VAT-UE),
dokumentacja i nazewnictwo na fakturze,
sposób opisania usługi i okresu (abonamenty).

Przykład 3: Import usług przy VAT zwolnionym — kiedy VAT boli najbardziej

Jesteś zwolniony z VAT i kupujesz usługę B2B z zagranicy.

Nadal możesz mieć obowiązek rozliczenia VAT jako nabywca (reverse charge).
Nie odliczasz VAT → to może być realny koszt.
Możesz wejść w obowiązki deklaracyjne (np. VAT-9M/VAT-8 zależnie od sytuacji).

To jeden z powodów, dla których firmy na zwolnieniu z VAT powinny mieć „procedurę zakupów zagranicznych” — żeby nie okazało się, że abonament za narzędzie generuje dodatkowy podatek i formalności.

Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć (checklista do wdrożenia)

10 błędów, które najczęściej wychodzą w praktyce

Założenie: „nie ma VAT na fakturze, więc nic nie robię”.
Mylenie importu usług z WNT (to różne transakcje).
Brak rejestracji VAT-UE, gdy jest wymagana.
Złe ustalenie, czy to na pewno B2B (np. konto „prywatne” u dostawcy).
Pominięcie wyjątków od art. 28b w specyficznych usługach.
Zły moment obowiązku podatkowego (zwłaszcza abonamenty).
Nieustalony/niekonsekwentny kurs waluty.
Ujęcie VAT tylko „po jednej stronie” mimo prawa do odliczenia.
Brak spójnych opisów (co to za usługa, jaki okres, jaki kontrahent).
Brak checklisty miesięcznej i „łapanie” faktur po terminie.

Gotowa checklista miesięczna: import usług w 10 minut

Na koniec miesiąca (albo przy zamknięciu okresu) przejdź to zawsze:

Zbierz faktury/rachunki od dostawców zagranicznych (UE i poza UE).
Oznacz te, które są usługami i kupione na firmę.
Przy każdej dopisz: rodzaj usługi + okres.
Sprawdź, czy działa art. 28b (B2B) i czy nie ma wyjątku.
Ustal obowiązek podatkowy i kurs waluty (według jednej procedury).
Przekaż paczkę do księgowości w jednym mailu/pliku.

Co przygotować dla księgowej / biura rachunkowego, żeby rozliczać to bez nerwów

Jakie dokumenty i dane przekazywać

Żeby import usług rozliczał się bez chaosu, wystarczy prosty zestaw:

faktura/rachunek (PDF),
potwierdzenie płatności (jeśli jest),
informacja „co to jest” (1 zdanie) i jaki okres obejmuje,
kraj kontrahenta i jego numer identyfikacyjny (jeśli jest),
informacja o Twoim statusie VAT (czynny/zwolniony) i ewentualnie VAT-UE.

Chcesz wiedzieć więcej o współpracy z biurem rachunkowym? Zajrzyj tutaj.

Jak opisać transakcję, żeby była jednoznaczna (szablon opisu)

Skopiuj i wklejaj do opisu w systemie/wiadomości do księgowości:

„Zakup usługi: [rodzaj usługi] od [kontrahent, kraj]. Okres: [od–do]. Faktura nr: [..], waluta: [..]. Zakup B2B na firmę. Proszę o rozliczenie jako import usług (reverse charge), jeśli dotyczy.”

Jeśli chcesz to uporządkować raz na stałe (szczególnie przy stałych abonamentach i reklamach), w FakturTax można to ogarnąć procesowo: ustawienie listy dostawców, reguł opisów i cyklicznej checklisty, żeby temat „sam się domykał” co miesiąc.

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę online >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

WSPARCIE

Umów konsultacje >>

Masz pytania?

Wysłanie wiadomości jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną w zakresie przesyłania informacji promocyjnej, oferty handlowej i innych działań marketingowych na podany adres e-mail i numer telefonu oraz wyrażenia zgody na przetwarzanie przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. ul. Klaudyny Potockiej 25, 60-211 Poznań, danych osobowych w celach marketingowych. Wyrażona zgoda może być odwołana w każdym czasie. W celu przedstawienia przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. indywidualnej oferty produktów i usług drogą telefoniczną wyrażenie zgody jest niezbędne. Więcej w polityce prywatności.

Umów się na rozmowę Skontaktujemy się do 24h (pn-pt, 8-16)

Potrzebujesz profesjonalnej obsługi księgowej? Chętnie porozmawiamy. Spotkanie wprowadzające zawsze jest bezpłatne.

FAQ: Import usług (art. 28b)

6. Jakie usługi najczęściej podchodzą pod art. 28b (Google/Meta/SaaS) i gdzie firmy się mylą?

Najczęściej: reklamy, subskrypcje SaaS, usługi IT/hosting, licencje. Firmy mylą się zwykle na: statusie B2B vs B2C, braku VAT-UE, złym momencie obowiązku podatkowego oraz błędnym ujęciu w ewidencjach/JPK.

5. Czy import usług zawsze jest neutralny (VAT należny = VAT naliczony)?

Nie zawsze. Neutralność najczęściej dotyczy VAT czynnych, gdy zakup ma związek z działalnością opodatkowaną i przysługuje prawo do odliczenia. Przy zwolnieniu z VAT albo przy zakupach bez prawa do odliczenia VAT może stać się realnym kosztem.

4. Jaki kurs waluty przyjąć do przeliczenia importu usług?

To zależy od zasad przeliczeń dla VAT i od momentu powstania obowiązku podatkowego. Najlepiej ustalić z księgowością jedną spójną procedurę (jaki kurs i z jakiego dnia) i trzymać ją konsekwentnie — to ogranicza korekty i błędy.

3. Jak rozliczyć import usług, jeśli jestem zwolniony z VAT?

Możesz mieć obowiązek wykazania i zapłaty VAT jako nabywca, bez prawa do odliczenia. Dodatkowo w praktyce mogą dojść obowiązki deklaracyjne (np. VAT-9M/VAT-8 zależnie od sytuacji).

2. Czy muszę mieć NIP-UE, żeby rozliczyć import usług?

W praktyce często tak — szczególnie przy zakupach od kontrahentów z UE i usługach rozliczanych wg zasad B2B. Rejestracja VAT-UE bywa wymagana zarówno u VAT czynnych, jak i zwolnionych, zależnie od transakcji.

1. Czy faktura „bez VAT” z UE oznacza, że nie płacę VAT w Polsce?

Najczęściej nie. W B2B bardzo często działa reverse charge: dostawca wystawia bez VAT, a Ty rozliczasz VAT w Polsce jako nabywca (import usług)

Spis treści:

Import usług — definicja
Art. 28b VAT — dlaczego jest kluczowy?
Status VAT i NIP-UE
Jak rozliczyć import usług z UE i spoza UE
Import usług a JPK_V7 / deklaracje
Księgowanie importu usług — przykłady
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Co przygotować dla księgowej
FAQ — import usług (art. 28b)

Imię		Numer Telefonu
Adres E-mail
W czym pomóc?	Zakładam firmę Chcę przenieść księgowość Doradztwo podatkowe Potrzebuje konsultacji
utm_source
utm_medium
utm_campaign
utm_adset