Księgowość dla fotografa: jak założyć firmę i wybrać podatki w 2026 roku?

Działalność nierejestrowana a firma – kiedy fotograf musi założyć działalność?

Rozpoczynając przygodę z komercyjną fotografią, nie zawsze trzeba od razu rejestrować firmę. Prawo przewiduje formę pośrednią, jaką jest działalność nierejestrowana. Jest to idealne rozwiązanie do przetestowania pomysłu na biznes i zdobycia pierwszych zleceń bez skomplikowanych formalności i obciążeń ZUS. Kluczowym warunkiem jest jednak limit przychodów, który nie może przekroczyć w żadnym miesiącu 75% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę. W 2026 roku limit ten będzie odpowiednio wyższy, co daje większe pole do działania.

Działalność nierejestrowana jest prosta w prowadzeniu – wystarczy uproszczona ewidencja sprzedaży. Jednak gdy przychody regularnie zbliżają się do limitu lub przekraczają go, a także gdy klienci (zwłaszcza biznesowi) wymagają faktur VAT, założenie jednoosobowej działalności gospodarczej staje się koniecznością. Rejestracja firmy buduje profesjonalny wizerunek, pozwala na odliczanie kosztów i daje dostęp do preferencyjnych składek ZUS na start, co jest kolejnym krokiem w rozwoju zawodowym.

Proces zakładania firmy fotograficznej krok po kroku

Decyzja o rejestracji firmy to ważny moment. Na szczęście sam proces jest obecnie w pełni cyfrowy i bezpłatny. Cała procedura sprowadza się do złożenia jednego wniosku CEIDG-1, który jest jednocześnie zgłoszeniem do urzędu skarbowego, ZUS/KRUS oraz GUS. Można to zrobić online za pomocą Profilu Zaufanego lub bankowości elektronicznej. To właśnie w tym wniosku podejmuje się kluczowe decyzje, które zdefiniują ramy prawne i finansowe Twojej działalności na kolejne lata.

Wybór właściwego kodu PKD

Kluczowym elementem wniosku jest wskazanie kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Dla fotografa podstawowym i najważniejszym kodem jest 74.20.Z – Działalność fotograficzna. Obejmuje on szeroki zakres usług, od fotografii portretowej, reklamowej, przez obsługę imprez, po obróbkę zdjęć. Warto jednak rozważyć dodanie kodów uzupełniających, jeśli planujesz poszerzyć ofertę. Mogą to być na przykład: 59.12.Z (działalność postprodukcyjna związana z filmami), 18.13.Z (działalność usługowa związana z przygotowaniem do druku) czy 85.59.B (pozostałe pozaszkolne formy edukacji, gdzie indziej niesklasyfikowane), jeśli zamierzasz prowadzić warsztaty. Dobrze dobrane kody PKD precyzyjnie określają profil Twojej firmy.

Formy opodatkowania – kluczowy wybór dla fotografa w 2026

Wybór formy opodatkowania to jedna z najważniejszych decyzji, która bezpośrednio wpływa na wysokość płaconych podatków. Analizując podatki dla fotografa, należy wziąć pod uwagę przewidywane przychody, a przede wszystkim poziom kosztów, jakie będą ponoszone w związku z działalnością – głównie z zakupem i amortyzacją drogiego sprzętu. W 2026 roku fotografowie będą mieli do wyboru trzy główne formy rozliczenia podatku dochodowego.

Najpopularniejsze opcje to skala podatkowa (zasady ogólne) i ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Skala podatkowa (stawki 12% i 32% po przekroczeniu progu) jest korzystna dla osób, które ponoszą wysokie koszty – zakup sprzętu, wynajem studia, marketing. Pozwala ona na odliczanie wydatków od przychodu, co obniża podstawę opodatkowania. Z kolei ryczałt kusi prostotą – podatek płaci się od samego przychodu, bez możliwości odliczania kosztów. Stawka dla usług fotograficznych (PKD 74.20.Z) wynosi najczęściej 15%. Jest to dobre rozwiązanie dla fotografów z niskimi kosztami bieżącymi. Trzecia opcja, podatek liniowy (stała stawka 19%), jest dedykowana głównie osobom o bardzo wysokich dochodach, przekraczających drugi próg podatkowy.

VAT i kasa fiskalna w usługach fotograficznych

Kolejne istotne kwestie to podatek VAT i obowiązek posiadania kasy fiskalnej. Domyślnie, większość początkujących przedsiębiorców korzysta ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Przysługuje ono do momentu, gdy wartość sprzedaży w ciągu roku nie przekroczy 240 000 zł. Bycie „nievatowcem” jest wygodne przy obsłudze klientów indywidualnych. Czasem jednak warto dobrowolnie zarejestrować się jako czynny podatnik VAT, zwłaszcza gdy planujemy duże inwestycje w sprzęt lub gdy nasi główni klienci to firmy, które mogą odliczyć VAT z naszych faktur.

Kwestia kasy fiskalnej budzi wiele wątpliwości. Zgodnie z przepisami, świadczenie usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej co do zasady wymaga ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej. Istnieje jednak możliwość skorzystania ze zwolnienia. Najpopularniejszym sposobem na uniknięcie kasy jest przyjmowanie 100% płatności za usługę za pośrednictwem banku (przelewem na konto firmowe), pod warunkiem że z ewidencji i dowodów zapłaty jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Optymalizacja kosztów w działalności fotografa

Prawidłowe ewidencjonowanie kosztów uzyskania przychodu to fundament, który pozwala obniżyć należny podatek dochodowy (w przypadku skali podatkowej i podatku liniowego). Kluczowa zasada mówi, że kosztem firmowym może być każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodów, zachowania lub zabezpieczenia ich źródła. W praktyce oznacza to szeroki katalog wydatków, które fotograf może legalnie „wrzucić w koszty”, o ile jest w stanie uzasadnić ich związek z prowadzoną działalnością.

Dokładne dokumentowanie wydatków i ich prawidłowa klasyfikacja to podstawa, którą obejmuje profesjonalna księgowość fotograf. Poniżej znajdują się najczęstsze kategorie kosztów w tej branży:

• Sprzęt fotograficzny i komputerowy (aparaty, obiektywy, komputery, oprogramowanie) – poprzez amortyzację lub jednorazowo.
• Koszty wynajmu studia, biura oraz opłaty za media.
• Marketing i reklama (strona internetowa, social media, wizytówki).
• Koszty transportu (paliwo, bilety, amortyzacja prywatnego samochodu).
• Szkolenia, kursy, warsztaty branżowe oraz prenumeraty czasopism.

Często zadawane pytania (FAQ)