Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

Jeśli w małej firmie „kadry i płace” ogarniasz między sprzedażą, obsługą klientów i gaszeniem bieżących tematów, łatwo przeoczyć termin albo zgubić dokument. Poniżej dostajesz praktyczną checklistę: co trzeba mieć poukładane, co robisz co miesiąc, a co raz w roku – oraz gotowy kalendarz obowiązków styczeń–grudzień.

W skrócie

Ustal stały rytm miesiąca: zamknięcie czasu pracy, naliczenie płac, kontrola, wypłata i rozliczenia (ZUS/PPK) – wtedy terminy nie uciekają. Zanim pracownik zacznie pracę, dopnij badania wstępne i szkolenie BHP. Prowadź porządnie akta osobowe oraz ewidencję czasu, urlopów i nieobecności, bo to podstawa poprawnych naliczeń. Najczęstszy problem w małych firmach to brak cut-offu i dane „na ostatnią chwilę”.

Najważniejsze informacje (ściąga dla pracodawcy)

Dla kogo jest ta checklista i co obejmuje (kadry vs płace)

Ta checklista jest dla firm, które mają (lub planują mieć) 1–10 osób: na umowie o pracę, zleceniu, czasem z mieszaną sytuacją (etat + zlecenia, studenci, praca zdalna).

Żeby było jasno:

Kadry = dokumenty pracownika i organizacja pracy (akta osobowe, badania, BHP, ewidencja czasu, urlopy, nieobecności, zmiany warunków).
Płace = naliczanie wynagrodzeń, potrąceń i składek oraz wysyłki do instytucji (ZUS, PIT, PPK – jeśli dotyczy).

Najważniejsze: w małej firmie to zwykle „jedna osoba” (właściciel/ka lub office manager) składa to w całość. I właśnie dlatego proces + kalendarz robią największą różnicę.

Zanim zatrudnisz pierwszą osobę: setup kadr i płac w 60 minut

Wybór formy zatrudnienia i „dane startowe” do umowy

Zanim napiszesz umowę, przygotuj sobie mini-checklistę decyzji i danych:

Forma: umowa o pracę czy umowa zlecenia (inne zasady czasu pracy, urlopów, ewidencji, składek).
Wynagrodzenie: stałe / godzinowe, premie, prowizje, dodatki (np. za nadgodziny, dyżury).
Organizacja czasu: stałe godziny, system zmianowy, zadaniowy, praca zdalna/hybrydowa.
Dane od pracownika/zleceniobiorcy: dane identyfikacyjne, adres, rachunek bankowy, oświadczenia potrzebne do rozliczeń (podatkowe/ubezpieczeniowe – zależnie od sytuacji).

Pro tip: ustal od razu, do którego dnia miesiąca pracownicy mają zgłaszać urlopy, nadgodziny, premie, delegacje. Bez tego naliczanie płac będzie co miesiąc „na wczoraj”.

Minimalny zestaw procedur i narzędzi (obieg dokumentów, RODO, wzory)

Nie musisz stawiać systemu ERP. Wystarczy minimalny „setup”:

jedno miejsce na dokumenty kadrowe (folder/drukarka/segregator lub narzędzie HR),
stały plik/arkusz: ewidencja czasu pracy + urlopy + nieobecności,
wzory: wniosek urlopowy, oświadczenia, potwierdzenie zapoznania z informacjami, lista kontrolna „pierwszy dzień pracy”,
zasada: kto zbiera dane i kiedy je zamyka (np. 25. dzień miesiąca – zamknięcie czasu).

Jeśli w firmie dane o czasie pracy są w komunikatorze („napisz mi na Slacku”), to prędzej czy później coś zginie.

Dokumenty kadrowe, które musisz prowadzić (i gdzie firmy najczęściej polegają)

Akta osobowe – logika i porządek

Akta osobowe to nie „archiwum na wszelki wypadek”, tylko uporządkowany zestaw dokumentów pracownika. W praktyce najważniejsze jest, żeby:

mieć komplet dokumentów od początku zatrudnienia,
nie mieszać dokumentów (np. zmian warunków i dokumentów dot. zakończenia),
trzymać spójny porządek i numerację.

Jeżeli chcesz najprościej: trzymaj się struktury akt osobowych opisanej w oficjalnych materiałach dla przedsiębiorców.

Ewidencja czasu pracy, urlopów i nieobecności

W małej firmie ewidencja czasu pracy to często największa „mina”, bo wydaje się zbędna… aż do momentu sporu o nadgodziny, urlop lub potrącenie.

Co do zasady pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy, żeby prawidłowo ustalić wynagrodzenie i inne świadczenia.

Minimalnie zapisuj:

godziny pracy (lub dni pracy – zależnie od systemu),
urlopy (wypoczynkowy, okolicznościowy),
zwolnienia lekarskie/nieobecności,
nadgodziny i pracę w dni wolne.

BHP i medycyna pracy – obowiązki „przed dopuszczeniem do pracy”

Tu zasada jest prosta: zanim ktoś realnie zacznie pracę, musi być dopięte bezpieczeństwo i zdrowie.

Szkolenie BHP: pracodawca ma obowiązek zapewnić przeszkolenie w zakresie BHP przed dopuszczeniem do pracy; szkolenia odbywają się w czasie pracy i na koszt pracodawcy.
Badania profilaktyczne (wstępne): pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego.

W praktyce: w twojej checkliście „pierwszy dzień pracy” pozycje BHP i badania powinny być na samej górze.

Miesięczny cykl kadr i płac – krok po kroku (od zamknięcia czasu do wypłaty)

Zbieranie danych: godziny, nadgodziny, premie, urlopy, L4, delegacje

Poniżej masz schemat, który działa w większości małych firm. Ustal stałe daty i trzymaj się ich jak zamknięcia miesiąca w księgowości.

Ustal dwa terminy:

cut-off (np. 25. dzień miesiąca) – do tego dnia spływają dane,
zamknięcie (np. 27. dzień) – potwierdzasz komplet i nie „dorzucasz” już zmian bez trybu awaryjnego.

Zbieraj w jednym miejscu:

przepracowane godziny/dni,
nadgodziny i praca w weekendy/święta,
urlopy i nieobecności (w tym L4),
premie/uznaniowe wypłaty,
potrącenia (np. zaliczki),
delegacje (jeśli występują).

Naliczenie wynagrodzeń i kontrola: co sprawdzić przed wypłatą

Mini-checklista kontroli przed wypłatą:

czy zgadza się podstawa (stawka, etat, liczba godzin/dni),
czy wszystkie nieobecności są ujęte,
czy nadgodziny mają podstawę i akceptację,
czy potrącenia są udokumentowane,
czy dane identyfikacyjne pracownika są aktualne.

Ta kontrola zwykle oszczędza najwięcej nerwów – bo korekty po wypłacie są zawsze trudniejsze.

Wypłata + dokumenty dla pracownika (pasek, potwierdzenia, wnioski)

Po wypłacie zadbaj o porządek komunikacyjny:

udostępnij zestawienie (pasek/lista składników – nawet jeśli nie jest wymagane w formie papierowej, organizacyjnie robi robotę),
trzymaj wnioski urlopowe i decyzje o premiach w jednym miejscu (łatwiej bronić naliczeń),
zanotuj datę wypłaty (przydaje się w PPK i przy rozliczeniach).

ZUS, PIT i PPK – terminy, które powinny być „w kalendarzu”

ZUS: składki i dokumenty rozliczeniowe – 5/15/20 dzień miesiąca

Poniżej najważniejsze terminy w ujęciu „kalendarzowym”. Konkretna data może się przesunąć, gdy wypada w dzień wolny – wtedy zwykle przechodzi na najbliższy dzień roboczy (to standard w rozliczeniach publicznych). Chcesz wiedzieć więcej o składkach ZUS? Wejdź tutaj.

ZUS ma rozpisane terminy składania dokumentów i opłacania składek w zależności od typu płatnika (m.in. 5., 15. lub 20. dzień następnego miesiąca).

Praktycznie:

ustaw przypomnienie stałe (np. 10., 14., 19. – zależnie od twojego terminu),
zgraj to z wypłatą: najlepiej, by dane płacowe były zamknięte odpowiednio wcześniej.

PIT od wynagrodzeń: co jest „w trakcie roku”, a co „roczne” (PIT-11, PIT-4R)

Dla pracodawcy-płatnika kluczowe są przede wszystkim terminy roczne:

PIT-11: do urzędu skarbowego – co do zasady do końca stycznia, do podatnika – do końca lutego (terminy mogą się przesuwać, jeśli wypadają w dzień wolny).
PIT-4R: do urzędu skarbowego – co do zasady do końca stycznia.

W rozliczeniu za 2025 rok KAS przypominała też o przesunięciu „końca stycznia” na pierwszy dzień roboczy – w 2026 r. było to 2 lutego.

PPK: kiedy naliczasz i do kiedy przekazujesz wpłaty

Jeśli twoja firma jest objęta PPK, to z perspektywy procesu ważne są dwie rzeczy:

wpłaty obliczasz i pobierasz przy wypłacie wynagrodzenia,
przekazujesz je do instytucji finansowej do 15. dnia następnego miesiąca po miesiącu, w którym zostały obliczone i pobrane.

Checklista miesiąc po miesiącu (styczeń–grudzień): gotowy kalendarz pracodawcy

Jak korzystać z kalendarza (stałe terminy + „ruchome” zdarzenia)

Ten kalendarz działa najlepiej, gdy rozdzielisz zadania na:

stałe, powtarzalne (co miesiąc: czas pracy → płace → ZUS → PPK),
roczne (głównie PIT-y),
zdarzeniowe (zatrudnienie, zmiana warunków, zwolnienie, dłuższe L4).

Uwaga: To najważniejsza sekcja artykułu dla intencji wyszukiwania – bo jeśli szukasz „miesiąc po miesiącu”, to chcesz gotowego planu działań, a nie teorii.

Styczeń

Kadry: podsumuj urlopy (stan na nowy rok), uporządkuj ewidencję czasu za grudzień.
Płace: standardowe naliczenie za grudzień/styczeń (zależnie od cyklu wypłat).
ZUS: rozliczenie miesiąca poprzedniego (wg twojego terminu 5/15/20).
PIT: start przygotowania rocznych formularzy (PIT-11/PIT-4R) – zbierz dane i zweryfikuj identyfikatory.
PPK: przekazanie wpłat wg zasady do 15. dnia następnego miesiąca.

Luty

Kadry: kontrola kompletności akt osobowych (często wychodzą braki po zmianach organizacyjnych).
Płace: naliczenie + porównanie z poprzednim miesiącem (wyłapiesz nietypowe odchylenia).
ZUS: standardowo.
PIT: dopięcie wysyłek rocznych – pamiętaj, że „koniec stycznia/lutego” może się przesuwać na dzień roboczy.
PPK: standardowo.

Marzec

Kadry: weryfikacja badań okresowych/terminów BHP (żeby nie obudzić się po czasie).
Płace: przygotuj się na sezon urlopowy (proces wniosków i akceptacji).
ZUS: standardowo.
PIT: domknij temat dostarczenia informacji podatnikom, jeśli termin wypadał na początek marca (gdy koniec lutego wypada w weekend).
PPK: standardowo.

Kwiecień

Kadry: przegląd ewidencji czasu – czy macie spójny sposób raportowania nadgodzin.
Płace: jeśli wypłacacie premie kwartalne – dopnij zasady i zatwierdzanie.
ZUS: standardowo.
PIT: mniej pracy „rocznej”, ale trzymaj porządek w dokumentach płacowych.
PPK: standardowo.

Maj

Kadry: sezon urlopów – pilnuj ewidencji i zgód, żeby nie było „urlopu na gębę”.
Płace: weryfikuj absencje i zastępstwa (wpływa na dodatki, nadgodziny).
ZUS: standardowo.
PPK: standardowo.

Czerwiec

Kadry: półroczny przegląd akt – czy są wszystkie aneksy, potwierdzenia, badania, szkolenia.
Płace: przegląd potrąceń/zaliczek – czy są dokumenty i zgody.
ZUS: standardowo.
PPK: standardowo.

Lipiec

Kadry: urlopy + nieobecności – to miesiąc, w którym najłatwiej „rozjeżdża się” ewidencja.
Płace: uważaj na rozliczanie nadgodzin w okresach urlopowych.
ZUS: standardowo.
PPK: standardowo.

Sierpień

Kadry: podobnie jak lipiec – kontroluj wnioski urlopowe i planowanie zastępstw.
Płace: jeśli macie pracę sezonową – dopnij umowy i zgłoszenia na czas (nie „po fakcie”).
ZUS: standardowo.
PPK: standardowo.

Wrzesień

Kadry: powrót do rytmu – dobry moment na „porządkowe” poprawki w procesie.
Płace: przegląd składników wynagrodzeń i regulaminów (jeśli są).
ZUS: standardowo.
PPK: standardowo.

Październik

Kadry: sprawdź, czy badania i szkolenia okresowe nie kończą się „w grudniu” (zaplanowanie wcześniej oszczędza chaos).
Płace: jeśli planujesz podwyżki na nowy rok – przygotuj aneksy i terminy wdrożenia.
ZUS: standardowo.
PPK: standardowo.

Listopad

Kadry: przygotuj plan zamknięcia roku (urlopy, ewidencja, braki w aktach).
Płace: weryfikacja danych osobowych/ adresów (przyda się do PIT-11).
ZUS: standardowo.
PPK: standardowo.

Grudzień

Kadry: domknij urlopy i ewidencję, zbierz wszystkie zdarzenia (premie, nieobecności).
Płace: zaplanuj wypłaty (terminy) i wpływ na naliczenia/PPK.
ZUS: standardowo.
PIT: przygotuj się na roczne formularze – w styczniu będzie ciasno.
PPK: standardowo.

Zdarzenia „po drodze”: zatrudnienie, zmiany i zakończenie współpracy

Zatrudnienie krok po kroku (od dokumentów do zgłoszeń)

Szybka checklista „pierwszy tydzień”:

podpisane dokumenty i komplet danych,
skierowanie i orzeczenie z badań wstępnych przed dopuszczeniem do pracy,
szkolenie BHP (wstępne) przed dopuszczeniem,
założenie akt osobowych i wpięcie dokumentów do właściwych części,
uruchomienie ewidencji czasu pracy i zasad raportowania.

Zmiana warunków, aneksy, zmiana etatu, podwyżka

Każda zmiana warunków to ryzyko, że:

naliczysz wynagrodzenie „po staremu”,
zgubisz dokument do akt,
zrobisz zmianę od złej daty.

Dobre minimum procesowe:

jeden szablon aneksu,
jedno miejsce, gdzie zapisujesz „data wejścia w życie”,
obowiązkowy krok: informacja do osoby naliczającej płace.

Rozwiązanie umowy: checklisty na ostatni miesiąc współpracy

Ostatni miesiąc to najwięcej drobiazgów:

rozliczenie urlopu (wykorzystany/pozostały),
rozliczenie wynagrodzeń i ewentualnych potrąceń,
uporządkowanie dokumentów w aktach,
zamknięcie ewidencji czasu pracy.

Warto mieć krótką checklistę „offboarding” – bo to moment, w którym firmy najczęściej zostawiają bałagan.

Najczęstsze błędy małych firm w kadrach i płacach (i jak ich uniknąć)

Błędy „terminowe” (ZUS/PIT/PPK)

„ZUS zrobię jutro” – a potem termin mija (ustaw przypomnienia zależnie od typu płatnika).
Rzeczy roczne (PIT-11/PIT-4R) odkładane do końca stycznia, bez weryfikacji danych (najpierw porządek w identyfikatorach i adresach).
PPK traktowane jako „dopiszę później” – a tu działa twardy termin do 15. dnia następnego miesiąca.

Błędy „dokumentowe” (akta, ewidencje, wnioski urlopowe)

brak aktualnego orzeczenia lekarskiego lub brak potwierdzenia szkolenia BHP przy wdrożeniu,
ewidencja czasu pracy prowadzona „na oko” albo w kilku miejscach naraz.

Błędy „procesowe” (chaos w danych)

brak jednego „właściciela procesu” (nie wiadomo, kto zamyka miesiąc),
brak cut-offu (dane spływają do ostatniej chwili),
brak krótkiej kontroli przed wypłatą.

Proces w kadrach i płacach to nie korporacyjna fanaberia – w małej firmie to po prostu sposób na spokój.

Czy warto zlecić kadry i płace na zewnątrz? Kiedy outsourcing się opłaca

Sygnały, że czas oddać to specjalistom

masz już kilka osób i różne typy umów (etat + zlecenia),
co miesiąc robisz korekty po wypłacie,
boisz się terminów ZUS/PIT/PPK albo już raz „prawie uciekło”,
chcesz skupić się na biznesie, a nie na pilnowaniu dokumentów.

Jak przygotować firmę do współpracy z biurem (checklista wdrożeniowa)

lista pracowników + typy umów + daty zatrudnienia,
uporządkowana ewidencja czasu pracy i urlopów,
komplet akt osobowych (albo plan uzupełnienia braków),
zasady wypłat (kiedy, jakie składniki, kto zatwierdza).

Jeśli chcesz, możesz to oddać w ręce ludzi: w FakturTax.pl pomagamy małym firmom poukładać proces kadrowo-płacowy (żeby był przewidywalny i „kalendarzowy”), a potem prowadzić go bez chaosu.

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę online >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

WSPARCIE

Umów konsultacje >>

Masz pytania?

Wysłanie wiadomości jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną w zakresie przesyłania informacji promocyjnej, oferty handlowej i innych działań marketingowych na podany adres e-mail i numer telefonu oraz wyrażenia zgody na przetwarzanie przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. ul. Klaudyny Potockiej 25, 60-211 Poznań, danych osobowych w celach marketingowych. Wyrażona zgoda może być odwołana w każdym czasie. W celu przedstawienia przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. indywidualnej oferty produktów i usług drogą telefoniczną wyrażenie zgody jest niezbędne. Więcej w polityce prywatności.

Umów się na rozmowę Skontaktujemy się do 24h (pn-pt, 8-16)

Potrzebujesz profesjonalnej obsługi księgowej? Chętnie porozmawiamy. Spotkanie wprowadzające zawsze jest bezpłatne.

FAQ: Kadry i płace w małej firmie – najczęstsze pytania

6. Jakie dokumenty trzeba domknąć przy zakończeniu współpracy z pracownikiem?

Minimum to: rozliczenie czasu pracy i urlopu, finalne naliczenie wynagrodzeń (w tym potrącenia, jeśli są podstawy), uporządkowanie dokumentów do akt oraz potwierdzenie wydania/zwrotu rzeczy firmowych (np. sprzętu).

5. Czy szkolenie BHP musi być przed pierwszym dniem pracy?

Bezpieczna zasada organizacyjna: dopinasz badania wstępne i szkolenie BHP przed dopuszczeniem do pracy, żeby nie ryzykować błędów formalnych.

4. Do kiedy przekazuje się wpłaty do PPK?

Wpłaty do PPK (jeśli firma jest objęta) rozlicza się przy wypłacie wynagrodzeń, a następnie przekazuje do instytucji finansowej w ustawowym terminie w kolejnym miesiącu. Najlepiej wpisać to jako stały punkt po wypłacie.

3. Czy każda mała firma musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

W praktyce w większości przypadków tak, bo ewidencja jest podstawą do prawidłowego naliczenia wynagrodzeń, nadgodzin i rozliczenia nieobecności/urlopów.

2. Kiedy PIT-11 trafia do urzędu i do pracownika?

Co do zasady PIT-11 wysyła się do urzędu i przekazuje pracownikowi w terminach rocznych (na przełomie stycznia/lutego). Ponieważ terminy mogą się przesuwać na dzień roboczy, warto sprawdzać je co roku i przygotować dane wcześniej.

1. Do kiedy trzeba wysłać ZUS i opłacić składki?

Terminy zależą od typu płatnika (różne daty w miesiącu). Najlepiej ustawić stałe przypomnienia w kalendarzu pod swój wariant i trzymać stały proces „zamknięcia płac” kilka dni wcześniej.

Spis treści:

Zanim zatrudnisz pierwszą osobę
Dokumenty kadrowe, które musisz prowadzić
Miesięczny cykl kadr i płac
ZUS, PIT i PPK – terminy
Gotowy kalendarz pracodawcy
Najczęstsze błędy małych firm w kadrach i płacach
FAQ: Kadry i płace w małej firmie – najczęstsze pytania

Imię		Numer Telefonu
Adres E-mail
W czym pomóc?	Zakładam firmę Chcę przenieść księgowość Doradztwo podatkowe Potrzebuje konsultacji