Od 1 stycznia 2027 roku przy części płatności między firmami nie wystarczy już wpisać w tytule przelewu zwykłego numeru faktury. Jeżeli nabywca i sprzedawca są czynnymi podatnikami VAT, płatność za e-fakturę trzeba będzie oznaczyć numerem KSeF. Przy jednym przelewie za kilka faktur będzie można użyć zbiorczego identyfikatora nadanego przez system.

Nowa zasada nie obejmie jednak automatycznie każdego przedsiębiorcy i każdej formy płatności. Kluczowe będą statusy VAT obu stron, rodzaj faktury oraz sposób przekazania pieniędzy. Wyjaśniamy, kiedy numer KSeF będzie obowiązkowy, czym różni się od zwykłego numeru faktury i jak przygotować firmowy obieg płatności.

Zobacz cennik

Cennik Księgowości

Jasne zasady. 0 zł za założenie firmy. Pakiety już od 159 zł netto.

Bogusław Krupski

Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości.

Bogusław Krupski

Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

W skrócie

Obowiązek będzie dotyczył płatności realizowanych od 1 stycznia 2027 roku.
Numer KSeF trzeba będzie podać przede wszystkim wtedy, gdy czynny podatnik VAT płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę objętą przepisami KSeF.
Przy płatności za kilka e-faktur od tego samego sprzedawcy będzie można użyć zbiorczego identyfikatora KSeF.

Najważniejsze informacje

Od kiedy numer KSeF będzie obowiązkowy w przelewie?

Obowiązek oznaczania płatności numerem KSeF albo zbiorczym identyfikatorem będzie stosowany do płatności dokonanych od 1 stycznia 2027 roku. Decyduje więc data realizacji płatności, a nie tylko data wystawienia faktury.

Przykład: firma otrzymała e-fakturę w grudniu 2026 roku, ale opłaca ją 5 stycznia 2027 roku. Jeżeli zostaną spełnione pozostałe warunki wynikające z art. 108g ustawy o VAT, w płatności należy już podać numer KSeF albo zbiorczy identyfikator.

Do końca 2026 roku obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach między czynnymi podatnikami VAT oraz w komunikacie przelewu MPP pozostaje odroczony. Nie warto jednak czekać z przygotowaniami do ostatniego dnia.

Firmy, w których przelewy przygotowuje kilka osób albo płatności są eksportowane z programu księgowego do bankowości elektronicznej, powinny sprawdzić swój proces jeszcze przed końcem roku.

Kogo obejmie obowiązek podawania numeru KSeF?

W typowej transakcji obowiązek wystąpi, gdy jednocześnie:

nabywca jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT;
odbiorca płatności również jest czynnym podatnikiem VAT;
płatność dotyczy faktury ustrukturyzowanej albo wskazanej w przepisach faktury wystawionej w trybie offline24 lub offline z powodu niedostępności KSeF;
zapłata jest wykonywana poleceniem przelewu lub innym instrumentem płatniczym, który pozwala podać tytuł transferu środków.

Status VAT sprzedawcy sprawdza się na dzień dokonania płatności na podstawie Wykazu podatników VAT, czyli tzw. białej listy. Jest to ważne, ponieważ status kontrahenta może zmienić się pomiędzy dniem wystawienia faktury a dniem zapłaty.

Przepisy obejmują również sytuację, w której należność opłaca podmiot trzeci, a nie sam nabywca wskazany na fakturze. Jeżeli płatność spełnia ustawowe warunki, podmiot dokonujący zapłaty także powinien posłużyć się właściwym oznaczeniem KSeF.

Więcej o datach, statusach dokumentów i rozliczeniu VAT przeczytasz w poradniku Faktury ustrukturyzowane KSeF a VAT w 2026 roku.

Numer faktury a numer KSeF – jaka jest różnica?

Numer faktury nadany przez sprzedawcę i numer KSeF to dwa różne oznaczenia.

Zwykły numer faktury, na przykład FV/10/2027, jest elementem dokumentu nadawanym według numeracji przyjętej przez wystawcę. Numer KSeF nadaje automatycznie Krajowy System e-Faktur po przyjęciu e-faktury. Służy on do jednoznacznego zidentyfikowania dokumentu w systemie.

Od 1 stycznia 2027 roku samo wpisanie w tytule przelewu numeru FV/10/2027 nie zrealizuje obowiązku wynikającego z art. 108g ustawy o VAT, jeżeli dana płatność podlega nowym zasadom. Potrzebny będzie numer identyfikujący fakturę w KSeF albo zbiorczy identyfikator płatności.

Numer KSeF można pobrać z systemu lub programu zintegrowanego z KSeF. Jest on zwracany po przyjęciu faktury przez system.

Nie należy przepisywać go z niezweryfikowanej wiadomości e-mail bez porównania z dokumentem dostępnym w KSeF.

Jak zapłacić jednym przelewem za kilka faktur?

Jeżeli firma opłaca jednym przelewem co najmniej dwie e-faktury wystawione przez tego samego sprzedawcę, może wygenerować w KSeF zbiorczy identyfikator płatności. To jedno oznaczenie, które łączy przelew z wybranymi numerami KSeF.

Identyfikator zbiorczy:

może obejmować od 2 do 10 000 faktur;
jest generowany dla faktur, którym nadano już numery KSeF;
może dotyczyć faktur od jednego sprzedawcy;
będzie dostępny w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 oraz w programach finansowo-księgowych korzystających z API KSeF;
składa się z 35 znaków i zawiera między innymi NIP podmiotu generującego oraz oznaczenie IZ.

Przykład: firma chce jednym przelewem opłacić cztery e-faktury od tego samego dostawcy. Zamiast próbować zmieścić cztery długie numery KSeF w tytule przelewu, wskazuje dokumenty w systemie, generuje jeden zbiorczy identyfikator i podaje go w płatności.

Jedna faktura może znaleźć się w więcej niż jednym identyfikatorze zbiorczym. Ma to znaczenie przy płatnościach częściowych, gdy należność z jednego dokumentu jest regulowana w kilku transzach.

Kiedy numer KSeF nie będzie wymagany?

Numeru KSeF nie wpisuje się automatycznie do każdego przelewu firmowego. Obowiązek nie wystąpi między innymi wtedy, gdy:

nabywca nie jest czynnym podatnikiem VAT;
płatność jest dokonywana na rzecz podmiotu, który w dniu zapłaty nie ma statusu czynnego podatnika VAT;
płatność nie dotyczy faktury objętej art. 108g ustawy o VAT;
zaliczka jest wpłacana przed wystawieniem faktury zaliczkowej – pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT;
faktura została wystawiona w odpowiednim trybie offline, ale nie wprowadzono jej jeszcze do KSeF w związku z ogłoszoną awarią systemu;
zagraniczny podmiot bez siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce płaci polskiemu podatnikowi za fakturę ustrukturyzowaną.

Przy płatnościach gotówką nie ma pola tytułu przelewu, do którego można wpisać numer KSeF. Każdy przypadek warto jednak ocenić łącznie z innymi zasadami dotyczącymi rozliczeń firmowych, w tym limitami płatności gotówkowych.

Numer KSeF a split payment i polecenie zapłaty

Od 1 stycznia 2027 roku numer KSeF będzie wykorzystywany także w mechanizmie podzielonej płatności, czyli split payment.

Przy zapłacie za pojedynczą e-fakturę w komunikacie przelewu MPP trzeba będzie wskazać jej numer KSeF.

Jeżeli MPP obejmuje kilka wybranych e-faktur od jednego dostawcy, zamiast okresu płatności podaje się zbiorczy identyfikator wygenerowany w KSeF. W przypadku faktur ustrukturyzowanych rozwiązanie pozwoli objąć przelewem wybrane dokumenty wystawione w okresie od jednego dnia do jednego miesiąca.

Osobna zasada dotyczy polecenia zapłaty. Ponieważ dyspozycję inicjuje odbiorca należności, obowiązek podania właściwego oznaczenia KSeF będzie w tym przypadku dotyczył wystawcy faktury.

Co zrobić, gdy numer KSeF nie został podany?

Art. 108g ustawy o VAT wprowadza obowiązek oznaczenia określonych płatności, ale nie należy automatycznie utożsamiać każdego błędu w tytule przelewu z karą równą wartości VAT z faktury.

Sankcje za nieprawidłowe wystawianie faktur w KSeF i obowiązek oznaczania płatności to odrębne zagadnienia.

Brak numeru albo użycie niewłaściwego oznaczenia może jednak:

utrudnić powiązanie zapłaty z dokumentem;
spowodować problemy w kontroli wewnętrznej;
wymagać wyjaśnienia z kontrahentem;
utrudnić poprawne rozliczenie płatności;
przy MPP wymagać sprawdzenia całego komunikatu przelewu.

Jeżeli błąd zostanie zauważony po zleceniu płatności:

Zachowaj potwierdzenie przelewu.
Sprawdź prawidłowy numer KSeF i dokument, którego dotyczy zapłata.
Poinformuj kontrahenta, jakiej faktury dotyczy płatność.
Udokumentuj wyjaśnienie w firmowym obiegu dokumentów.
Przy płatności MPP skonsultuj sposób postępowania z księgowością i bankiem, szczególnie jeśli błąd dotyczy również innych pól komunikatu.

Nie warto „naprawiać” błędu drugim przelewem bez wcześniejszego ustalenia, czy pierwsza płatność została prawidłowo zaksięgowana przez odbiorcę.

Jak przygotować firmę do nowych zasad płatności?

Największym ryzykiem nie jest samo skopiowanie numeru, lecz brak jasnej odpowiedzialności: kto pobiera fakturę z KSeF, kto zatwierdza płatność, a kto sprawdza status VAT kontrahenta.

Przed 1 stycznia 2027 roku warto:

ustalić, skąd pracownik przygotowujący przelew pobiera numer KSeF;
zaktualizować instrukcję wykonywania zwykłych przelewów i płatności MPP;
sprawdzić, czy program księgowy lub system ERP przekazuje numer KSeF do paczki przelewów;
przetestować generowanie zbiorczego identyfikatora dla kilku faktur;
wprowadzić weryfikację statusu VAT sprzedawcy na dzień płatności;
ustalić procedurę dla faktur offline, awarii KSeF, płatności częściowych i zapłaty przez podmiot trzeci;
przeszkolić osoby zatwierdzające przelewy w bankowości elektronicznej.

Dobrze ułożony proces powinien ograniczać ręczne przepisywanie numerów. Jeżeli dokumenty trafiają z KSeF do programu księgowego, a następnie do bankowości, oznaczenie płatności powinno być przenoszone automatycznie i sprawdzane przed zatwierdzeniem przelewu.

Potrzebujesz uporządkować faktury, płatności i współpracę z księgowością przed 2027 rokiem? Sprawdź księgowość dla małych firm w FakturTax.

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę online >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

WSPARCIE

Umów konsultacje >>

Masz pytania?

Administratorem danych jest Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. Dane wykorzystamy wyłącznie do obsługi formularza. Szczegóły: polityka prywatności.

Umów się na rozmowę Skontaktujemy się do 24h (pn-pt, 7:30-16)

Potrzebujesz profesjonalnej obsługi księgowej? Chętnie porozmawiamy. Spotkanie wprowadzające zawsze jest bezpłatne.

FAQ: numer KSeF w przelewie od 2027 roku

1. Czy od 2027 roku numer KSeF trzeba podawać w każdym przelewie firmowym?

Nie. Obowiązek dotyczy określonych płatności za faktury, przede wszystkim gdy czynny podatnik VAT płaci przelewem innemu czynnemu podatnikowi VAT za fakturę objętą art. 108g ustaw

2. Czy zwykły numer faktury wystarczy w tytule przelewu?

Nie, jeżeli płatność podlega nowym zasadom. Numer nadany przez sprzedawcę i numer identyfikujący fakturę w KSeF to dwa różne oznaczenia. Od 1 stycznia 2027 roku potrzebny będzie numer KSeF albo zbiorczy identyfikator.

3. Co wpisać, gdy jednym przelewem opłacam kilka faktur?

Dla co najmniej dwóch e-faktur od tego samego sprzedawcy można wygenerować w KSeF zbiorczy identyfikator płatności i podać go w przelewie zamiast wielu numerów KSeF.

4. Czy obowiązek dotyczy przedsiębiorcy zwolnionego z VAT?

Przy zwykłych płatnościach art. 108g dotyczy nabywcy zarejestrowanego jako czynny podatnik VAT, który płaci innemu czynnemu podatnikowi VAT. Przedsiębiorca korzystający ze zwolnienia z VAT nie spełnia pierwszego z tych warunków.

Osobno należy ocenić płatność wykonywaną w mechanizmie podzielonej płatności.

5. Czy numer KSeF trzeba podać przy zaliczce przed wystawieniem faktury?

Nie, jeżeli zaliczka nie została jeszcze udokumentowana fakturą zaliczkową. Sama pro forma nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, dlatego nie ma numeru KSeF, który należałoby wskazać w płatności.

6. Czy numer KSeF będzie obowiązkowy w split payment?

Tak. Od 1 stycznia 2027 roku przy płatności MPP za pojedynczą e-fakturę trzeba będzie podać jej numer KSeF. Przy płatności za kilka e-faktur używany będzie zbiorczy identyfikator KSeF.

Spis treści:

Od kiedy numer KSeF będzie obowiązkowy w przelewie?
Kogo obejmie obowiązek podawania numeru KSeF?
Numer faktury a numer KSeF – jaka jest różnica?
Jak zapłacić jednym przelewem za kilka faktur?
Kiedy numer KSeF nie będzie wymagany?
Numer KSeF a split payment i polecenie zapłaty
Co zrobić, gdy numer KSeF nie został podany?
Jak przygotować firmę do nowych zasad płatności?
FAQ

Imię		Numer Telefonu
Adres e-mail
W czym pomóc?	Zakładam firmę Chcę przenieść księgowość Doradztwo podatkowe Potrzebuje konsultacji
utm_source
utm_medium
utm_campaign
utm_adset