Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

Od 2026 roku zmieniły się zasady ustalania stażu pracy. To ważna zmiana dla osób, które wcześniej pracowały na umowie zlecenia, prowadziły działalność gospodarczą albo wykonywały inną pracę zarobkową poza klasyczną umową o pracę.

Do tej pory wiele takich okresów nie miało znaczenia przy ustalaniu uprawnień pracowniczych. Pracownik mógł mieć za sobą kilka lat realnej pracy, ale po przejściu na etat jego staż liczony do urlopu albo innych uprawnień wyglądał tak, jakby zaczynał prawie od zera. Nowe przepisy mają to zmienić.

W skrócie

W FakturTax pomagamy przedsiębiorcom w obsłudze kadrowo-płacowej, rozliczeniach ZUS, dokumentacji pracowniczej i bieżących obowiązkach wobec pracowników. Jeżeli Twoi pracownicy będą składać zaświadczenia z ZUS dotyczące stażu pracy, warto prawidłowo przeliczyć urlopy i sprawdzić skutki kadrowe.

Najważniejsze informacje

Co zmieniło się w stażu pracy od 2026 roku?

Od 2026 roku do stażu pracy można doliczać więcej okresów aktywności zawodowej niż wcześniej. Największe znaczenie ma to dla osób, które przed etatem pracowały na umowie zlecenia albo prowadziły jednoosobową działalność gospodarczą.

W praktyce oznacza to, że osoba zatrudniona na umowie o pracę może zwrócić się do ZUS o zaświadczenie potwierdzające wcześniejsze okresy ubezpieczenia. Następnie przekazuje dokument pracodawcy, a pracodawca powinien uwzględnić te okresy przy ustalaniu uprawnień zależnych od stażu.

Zmiana ma znaczenie zarówno dla pracowników, jak i pracodawców. Pracownik może zyskać wyższy staż i korzystniejsze uprawnienia. Pracodawca musi natomiast prawidłowo zaktualizować dane kadrowe, naliczyć urlop i sprawdzić, czy zmiana stażu wpływa na inne świadczenia obowiązujące w firmie.

Jakie okresy można doliczyć do stażu pracy?

Do stażu pracy można doliczyć między innymi okresy prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, okresy współpracy z osobą prowadzącą działalność, wykonywania umowy zlecenia, umowy o świadczenie usług, umowy agencyjnej oraz niektóre okresy współpracy przy takich umowach.

Ważne mogą być również okresy związane z ulgą na start. Jeżeli przedsiębiorca przez pierwsze 6 miesięcy działalności był zgłoszony do ubezpieczenia zdrowotnego i nie podlegał w tym czasie ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu działalności, ten okres również może mieć znaczenie przy zaświadczeniu z ZUS.

Do stażu mogą być też zaliczane wybrane okresy sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem w czasie zawieszenia działalności, a także udokumentowane okresy wykonywania za granicą pracy zarobkowej innej niż zatrudnienie na etacie.

To nie oznacza jednak, że każda umowa cywilnoprawna automatycznie zwiększy staż. Kluczowe jest to, czy dany okres spełnia warunki wynikające z przepisów i czy można go udokumentować.

Kto powinien złożyć wniosek do ZUS?

Wniosek do ZUS powinien złożyć pracownik, który chce doliczyć do stażu pracy wcześniejsze okresy inne niż zwykła umowa o pracę. Dotyczy to szczególnie osób, które przed obecnym zatrudnieniem pracowały na zleceniu, prowadziły działalność gospodarczą albo przez lata współpracowały z firmami na podstawie umów cywilnoprawnych.

Pracodawca nie powinien sam zgadywać, czy pracownik ma dodatkowy staż. Potrzebny jest dokument. Najczęściej będzie to zaświadczenie z ZUS, które pracownik następnie przekazuje do działu kadr.

Wniosek warto złożyć również wtedy, gdy pracownik nie jest pewien, czy dany okres zostanie zaliczony. ZUS oceni dane zapisane na koncie ubezpieczonego. Jeżeli nie będzie miał wystarczających danych, może odmówić wydania zaświadczenia, a wtedy pracownik będzie mógł skorzystać z postępowania wyjaśniającego i przedstawić własne dokumenty.

Jak złożyć wniosek USP przez eZUS?

Wniosek o wydanie zaświadczenia składa się przez eZUS. Chodzi o formularz USP, czyli wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy.

Wniosek składa się elektronicznie. Nie jest to formularz papierowy. Pracownik powinien zalogować się na swoje konto w eZUS i skorzystać z kreatora wniosku dotyczącego stażu pracy.

Po złożeniu wniosku ZUS wystawia zaświadczenie na podstawie danych zapisanych na koncie ubezpieczonego. Odpowiedź również trafia elektronicznie na konto w eZUS. Dlatego warto ustawić powiadomienia SMS, e-mail albo w aplikacji mZUS, żeby nie przegapić dokumentu.

Jeżeli dana osoba chce potwierdzić okresy sprzed 1 stycznia 1999 roku, trzeba uważać. Takie okresy nie są standardowo obsługiwane wnioskiem USP. Wtedy może być potrzebny inny wniosek, a w przypadku okresów obejmujących zarówno czas przed 1999 rokiem, jak i po tej dacie, konieczne może być rozdzielenie wniosków.

Co zrobić po otrzymaniu zaświadczenia?

Po otrzymaniu zaświadczenia z ZUS pracownik powinien przekazać je pracodawcy. Dopiero wtedy pracodawca ma podstawę, żeby przeliczyć staż pracy i ustalić, czy zmieniły się uprawnienia pracownika.

W praktyce dokument powinien trafić do osoby odpowiedzialnej za kadry i płace. Trzeba sprawdzić, od kiedy należy uwzględnić nowy staż, czy pracownik zyskuje prawo do 26 dni urlopu, czy zmieniają się inne świadczenia oraz czy trzeba skorygować plan urlopowy albo ewidencję kadrową.

Nie warto odkładać tego na później. Jeżeli pracownik dostarczy dokument z opóźnieniem, dział kadr będzie musiał odtworzyć sytuację i sprawdzić skutki dla wcześniejszych okresów. Im szybciej dokument trafi do pracodawcy, tym łatwiej uporządkować temat.

Czy zlecenie studenta też zwiększy staż pracy?

To jedno z najczęstszych pytań. Odpowiedź brzmi: nie zawsze.

Jeżeli osoba wykonywała umowę zlecenia jako uczeń albo student do 26. roku życia i z tego tytułu nie podlegała ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, ZUS może nie wydać zaświadczenia za taki okres. Wynika to z tego, że ZUS potwierdza okresy na podstawie danych ubezpieczeniowych.

Inaczej może być przy zleceniu, od którego były naliczane składki emerytalne i rentowe. Wtedy okres może zostać potwierdzony zaświadczeniem i przekazany pracodawcy do przeliczenia stażu.

Dlatego nie wystarczy samo stwierdzenie: „pracowałem na zleceniu”. Trzeba sprawdzić, czy od tej umowy były opłacane odpowiednie składki albo czy dana osoba była objęta ubezpieczeniami z tego tytułu.

Co powinien zrobić pracodawca?

Pracodawca powinien przygotować się na to, że pracownicy będą przynosić zaświadczenia z ZUS i wnioski o przeliczenie stażu pracy. To oznacza dodatkową pracę dla kadr i płac.

W firmie warto ustalić prostą procedurę. Pracownik składa zaświadczenie, dział kadr sprawdza dokument, przelicza staż i ustala wpływ na uprawnienia pracownicze. Następnie trzeba zaktualizować dane w aktach osobowych, systemie kadrowo-płacowym i ewidencji urlopowej.

Szczególnie ważne jest sprawdzenie urlopu wypoczynkowego. Jeżeli pracownik po doliczeniu zleceń albo działalności przekroczy 10 lat stażu, może uzyskać prawo do 26 dni urlopu. W firmach, w których obowiązują dodatki stażowe, nagrody jubileuszowe albo inne świadczenia zależne od stażu, trzeba sprawdzić również regulaminy i przepisy wewnętrzne.

Nie każdy pracodawca będzie miał takie same obowiązki. Inaczej wygląda sytuacja w jednostkach sektora publicznego, a inaczej w prywatnej firmie, która nie przewiduje dodatków stażowych czy nagród jubileuszowych. Dlatego każdą sprawę trzeba ocenić według dokumentów obowiązujących u danego pracodawcy.

Przykład pracownika, który może zyskać dodatkowy urlop

Pani Anna pracuje obecnie na umowie o pracę. W dokumentach kadrowych ma wykazany staż na poziomie 8 lat. Wcześniej przez 3 lata wykonywała umowę zlecenia, od której były opłacane składki emerytalne i rentowe.

Po wejściu w życie nowych przepisów Pani Anna składa wniosek USP przez eZUS. ZUS wydaje zaświadczenie potwierdzające wcześniejsze okresy ubezpieczenia. Pani Anna przekazuje dokument pracodawcy.

Po doliczeniu 3 lat ze zlecenia jej staż wynosi 11 lat. To może oznaczać prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego zamiast 20 dni. Jeżeli u pracodawcy obowiązują również inne świadczenia zależne od stażu, dział kadr powinien sprawdzić, czy zmiana wpływa także na te świadczenia.

O czym trzeba pamiętać w kadrach i płacach?

Największe ryzyko dla pracodawcy to brak procedury. Jeżeli pracownicy zaczną dostarczać zaświadczenia z ZUS, a firma nie będzie miała ustalonego sposobu ich obsługi, łatwo o błędy w urlopach, dokumentacji i naliczeniach.

Warto przygotować wewnętrzną informację dla pracowników. Powinna ona wyjaśniać, że to pracownik występuje do ZUS o zaświadczenie, a następnie przekazuje dokument pracodawcy. Dobrze też wskazać, do kogo w firmie należy przekazać zaświadczenie i w jakiej formie.

Dział kadr powinien natomiast wiedzieć, że nie każdy dokument oznacza automatyczną wypłatę dodatkowych świadczeń. Najpierw trzeba sprawdzić, do jakich uprawnień w danej firmie ma znaczenie ogólny staż pracy. W wielu przypadkach kluczowy będzie urlop wypoczynkowy, ale w części firm także dodatki, nagrody albo inne świadczenia.

Czy brak wniosku do ZUS oznacza utratę stażu?

Trzeba to rozumieć ostrożnie. Pracownik nie traci historii swojej pracy w sensie faktycznym. Problem polega na tym, że bez zaświadczenia albo innych dokumentów pracodawca nie ma podstawy, żeby uwzględnić dodatkowe okresy przy ustalaniu uprawnień pracowniczych.

Dlatego w praktyce brak wniosku do ZUS może oznaczać, że pracownik nie skorzysta z dodatkowego stażu u obecnego pracodawcy. Szczególnie ważny jest termin 24 miesięcy na dostarczenie dokumentów przez osoby zatrudnione w momencie wejścia w życie nowych przepisów.

Najbezpieczniej nie czekać do ostatniej chwili. Jeżeli ktoś ma za sobą zlecenia, działalność gospodarczą albo inne okresy, które mogą zwiększyć staż, powinien sprawdzić swoje konto w eZUS i złożyć wniosek możliwie wcześniej.

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę online >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

WSPARCIE

Umów konsultacje >>

Masz pytania?

Wysłanie wiadomości jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną w zakresie przesyłania informacji promocyjnej, oferty handlowej i innych działań marketingowych na podany adres e-mail i numer telefonu oraz wyrażenia zgody na przetwarzanie przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. ul. Klaudyny Potockiej 25, 60-211 Poznań, danych osobowych w celach marketingowych. Wyrażona zgoda może być odwołana w każdym czasie. W celu przedstawienia przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. indywidualnej oferty produktów i usług drogą telefoniczną wyrażenie zgody jest niezbędne. Więcej w polityce prywatności.

Umów się na rozmowę Skontaktujemy się do 24h (pn-pt, 8-16)

Potrzebujesz profesjonalnej obsługi księgowej? Chętnie porozmawiamy. Spotkanie wprowadzające zawsze jest bezpłatne.

FAQ: Staż pracy 2026 – wniosek do ZUS, zlecenie i działalność

6. Ile czasu pracownik ma na dostarczenie zaświadczenia z ZUS pracodawcy?

Pracownik zatrudniony w dniu wejścia w życie nowych przepisów ma zasadniczo 24 miesiące na dostarczenie dokumentów potwierdzających dodatkowe okresy stażu. Nie warto jednak czekać do końca terminu, bo przeliczenie stażu może wpłynąć na urlop i inne uprawnienia pracownicze.

5. Czy nowe zasady stażu pracy mogą zwiększyć urlop do 26 dni?

Tak, jeżeli po doliczeniu zlecenia, działalności gospodarczej albo innych okresów pracownik osiągnie co najmniej 10 lat stażu pracy. Wtedy może uzyskać prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego zamiast 20 dni.

4. Czy zlecenie studenta do 26 lat wlicza się do stażu pracy?

Nie zawsze. Jeżeli student do 26. roku życia wykonywał zlecenie bez składek emerytalnych i rentowych, ZUS może nie potwierdzić tego okresu do stażu pracy. Inaczej może być przy zleceniu, od którego były opłacane odpowiednie składki.

3.Jak złożyć wniosek USP do ZUS o zaświadczenie stażowe?

Wniosek USP składa się elektronicznie przez eZUS. Pracownik loguje się na swoje konto, wybiera kreator wniosku dotyczącego stażu pracy, uzupełnia dane i wysyła wniosek. Zaświadczenie z ZUS również jest doręczane elektronicznie na konto w eZUS.

2. Czy działalność gospodarcza wlicza się do stażu pracy?

Tak, okres prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej może zostać doliczony do stażu pracy. Pracownik powinien uzyskać z ZUS zaświadczenie potwierdzające ten okres, a następnie przekazać je pracodawcy. Dopiero wtedy pracodawca ma podstawę do przeliczenia stażu.

1. Czy umowa zlecenie wlicza się do stażu pracy w 2026 roku?

Tak, od 2026 roku okres wykonywania umowy zlecenia może zostać doliczony do stażu pracy. Nie wystarczy jednak sama informacja, że ktoś pracował na zleceniu. Znaczenie ma przede wszystkim to, czy dany okres może zostać potwierdzony przez ZUS, najczęściej na podstawie danych o ubezpieczeniach emerytalnym i rentowych.

Spis treści:

Co zmieniło się w stażu pracy od 2026 roku?
Jakie okresy można doliczyć do stażu pracy?
Kto powinien złożyć wniosek do ZUS?
Jak złożyć wniosek USP przez eZUS?
Co zrobić po otrzymaniu zaświadczenia?
Czy zlecenie studenta też zwiększy staż pracy?
Co powinien zrobić pracodawca?
Przykład pracownika, który może zyskać dodatkowy urlop
O czym trzeba pamiętać w kadrach i płacach?
FAQ: staż pracy 2026 i wniosek do ZUS

Imię		Numer Telefonu
Adres e-mail
W czym pomóc?	Zakładam firmę Chcę przenieść księgowość Doradztwo podatkowe Potrzebuje konsultacji
utm_source
utm_medium
utm_campaign
utm_adset