Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

Pierwsi klienci często pojawiają się jeszcze przed założeniem firmy: znajomy prosi o ułożenie treningu, kolejna osoba kupuje pakiet spotkań, a po kilku tygodniach grafik zaczyna się zapełniać. Wtedy powstają pytania: czy trzeba już rejestrować działalność, jakie PKD wybrać, co zgłosić do ZUS i które wydatki można rozliczyć w kosztach?

W tym poradniku przechodzimy przez założenie działalności trenera personalnego od strony organizacyjnej. Kwestie stawki ryczałtu, VAT i kasy fiskalnej omawiamy w osobnych artykułach, aby nie mieszać trzech różnych obowiązków.

W skrócie

Indywidualny trener personalny najczęściej wybiera w PKD 2025 kod 85.51.Z – Pozostałe formy edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych. Kod 93.13.Z dotyczy prowadzenia klubu fitness. Nie należy go więc wybierać tylko dlatego, że treningi odbywają się w siłowni należącej do innej firmy.

Wybór formy opodatkowania powinien uwzględniać rzeczywiste koszty, takie jak opłata pobierana przez klub, wynajem sali, zakup sprzętu, reklama i szkolenia.

Najważniejsze informacje

Czy trener personalny może prowadzić działalność nierejestrowaną?

Działalność nierejestrowana może być dobrym sposobem na sprawdzenie, czy klienci rzeczywiście chcą regularnie kupować treningi. Nie wymaga wpisu do CEIDG ani opłacania składek ZUS z tego tytułu, ale można z niej korzystać wyłącznie po spełnieniu ustawowych warunków.

W 2026 roku najważniejszy limit wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia na kwartał, czyli 10 813,50 zł przychodu należnego brutto.

Trzeba również:

nie prowadzić działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy;
działać samodzielnie, a nie w ramach spółki cywilnej;
nie wykonywać działalności wymagającej koncesji, licencji albo wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Przychód należny to nie tylko pieniądze znajdujące się na koncie

Do limitu działalności nierejestrowanej bierze się pod uwagę kwoty należne za sprzedane usługi, nawet jeśli klient jeszcze nie zapłacił.

Jeżeli 30 września sprzedasz pakiet treningów za 1 000 zł z terminem płatności w październiku, należność może zostać uwzględniona w limicie trzeciego kwartału.

Koszty nie pomniejszają tego limitu. Zakup sprzętu za 2 000 zł nie pozwala więc zmniejszyć przychodu należnego z 11 000 zł do 9 000 zł.

Po przekroczeniu limitu działalność staje się działalnością gospodarczą od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie. Wniosek o wpis do CEIDG należy złożyć w ciągu 7 dni.

Działalność nierejestrowana również podlega rozliczeniu

Brak firmy w CEIDG nie oznacza braku podatku. Otrzymane przychody oraz udokumentowane koszty wykazuje się w rocznym zeznaniu PIT-36.

Dochód z działalności nierejestrowanej jest opodatkowany według skali podatkowej. W trakcie roku nie trzeba natomiast opłacać miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy z tego tytułu.

Osoba prowadząca działalność nierejestrowaną powinna również prowadzić ewidencję sprzedaży, przechowywać dokumenty potwierdzające koszty i przestrzegać praw konsumentów.

Dokładne zasady opisaliśmy w poradniku: działalność nierejestrowana – limit i obowiązki.

Jakie PKD wybrać dla trenera personalnego?

Od 1 stycznia 2025 roku przy nowych wpisach oraz zmianach w CEIDG stosuje się klasyfikację PKD 2025. Wybrany kod powinien opisywać rzeczywiście wykonywaną działalność, a nie jedynie miejsce, w którym trener spotyka się z klientem.

PKD 85.51.Z dla indywidualnego trenera

Najczęściej właściwym kodem będzie:

85.51.Z – Pozostałe formy edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych.

Klasyfikacja obejmuje działalność profesjonalnych instruktorów, nauczycieli i trenerów sportowych.

Kod może odpowiadać:

indywidualnym treningom;
nauce techniki wykonywania ćwiczeń;
zorganizowanym zajęciom sportowym;
instruktażowi prowadzonemu stacjonarnie;
treningom prowadzonym przez internet.

PKD 93.13.Z dla własnego klubu lub studia

93.13.Z – Działalność klubów fitness dotyczy prowadzenia obiektu. Może być właściwy, gdy przedsiębiorca organizuje pracę własnego studia, sprzedaje wstęp lub karnety, udostępnia klientom infrastrukturę i odpowiada za funkcjonowanie miejsca.

Trener, który płaci siłowni za możliwość prowadzenia swoich klientów, nie staje się przez to właścicielem klubu fitness. W takim modelu kod 85.51.Z najczęściej lepiej opisuje podstawową działalność.

Dodatkowe usługi mogą wymagać kolejnych kodów PKD

Osobnego sprawdzenia wymagają między innymi:

sprzedaż sprzętu, odzieży albo suplementów;
tworzenie i sprzedaż kursów cyfrowych;
organizowanie obozów obejmujących dodatkowe świadczenia;
prowadzenie własnego klubu;
zatrudnianie innych instruktorów;
indywidualne usługi dietetyczne wykraczające poza ogólną edukację dotyczącą zdrowego stylu życia.

Nie warto wpisywać wielu przypadkowych kodów „na zapas”. Powinny odpowiadać działalności wykonywanej albo rzeczywiście planowanej. Jeżeli zakres usług się zmieni, aktualizacja wpisu w CEIDG jest bezpłatna.

Jak założyć działalność jako trener personalny?

Jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje się bezpłatnie w CEIDG. Przed wysłaniem wniosku warto ustalić kilka podstawowych kwestii, ponieważ wpływają one na późniejsze podatki, składki i sposób prowadzenia księgowości.

Krok 1. Ustal zakres oferowanych usług

Zapisz, co dokładnie będziesz sprzedawać. Inaczej może być rozliczany indywidualny instruktaż, inaczej wstęp do własnego studia, a jeszcze inaczej dostęp do nagranych materiałów lub sprzedaż produktów.

Warto ustalić między innymi:

czy prowadzisz wyłącznie indywidualne treningi;
czy organizujesz zajęcia grupowe;
czy pracujesz we własnym studiu, czy w klubie innej firmy;
czy sprzedajesz pakiety lub abonamenty;
czy oferujesz kursy internetowe;
czy planujesz sprzedaż sprzętu, odzieży lub suplementów.

Krok 2. Wybierz właściwe PKD

Dla typowej indywidualnej działalności punktem wyjścia będzie najczęściej kod 85.51.Z.

Jeżeli jednocześnie prowadzisz własny obiekt albo handel, możesz dodać kody odpowiadające tym czynnościom. Każdy kod powinien jednak mieć uzasadnienie w rzeczywistym modelu działalności.

Krok 3. Porównaj formy opodatkowania

Trener może rozliczać działalność:

według skali podatkowej;
podatkiem liniowym;
ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych – po spełnieniu odpowiednich warunków.

Ryczałt dla trenera może wynosić 8,5% albo 15%, zależnie od klasyfikacji rzeczywiście wykonywanej usługi. Nie należy wybierać stawki wyłącznie na podstawie nazwy zawodu lub kodu PKD.

Krok 4. Wybierz datę rozpoczęcia działalności

Data wpisana we wniosku powinna odpowiadać faktycznemu rozpoczęciu zorganizowanej działalności. Wpływa również na terminy zgłoszeń oraz sposób liczenia okresu ulg składkowych.

Nie zawsze najlepszym rozwiązaniem jest rozpoczęcie firmy pierwszego dnia miesiąca. Datę warto dopasować do terminu rozpoczęcia współpracy z klientami i zasad naliczania składek.

Krok 5. Dokonaj odpowiedniego zgłoszenia do ZUS

CEIDG przekazuje podstawowe dane przedsiębiorcy do ZUS, ale trzeba również dokonać zgłoszenia do właściwych ubezpieczeń.

Rodzaj zgłoszenia zależy między innymi od:

prawa do ulgi na start;
zatrudnienia na umowę o pracę;
innych tytułów do ubezpieczeń;
prawa do preferencyjnych składek;
dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego.

Jeżeli chcesz uniknąć błędu w PKD, podatkach i zgłoszeniu do ZUS, sprawdź pomoc FakturTax w założeniu działalności.

ZUS trenera personalnego – z jakich ulg można skorzystać?

Koszt składek zależy od sytuacji konkretnego trenera. Inaczej rozlicza się osoba zakładająca pierwszą firmę, inaczej przedsiębiorca wracający do działalności, a jeszcze inaczej pracownik prowadzący treningi po godzinach.

Ulga na start

Przy spełnieniu warunków przez pierwszych 6 miesięcy można nie opłacać składek społecznych z działalności.

Ulga na start nie obejmuje składki zdrowotnej. Trzeba ją opłacać od początku prowadzenia firmy.

W okresie ulgi przedsiębiorca nie podlega także dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu z działalności. Może to mieć znaczenie dla prawa do świadczeń w przypadku choroby lub macierzyństwa.

Preferencyjne składki społeczne

Po zakończeniu ulgi na start przedsiębiorca może najczęściej korzystać przez kolejne 24 miesiące z preferencyjnej podstawy składek społecznych, jeżeli nadal spełnia warunki przewidziane w przepisach.

Preferencja nie obejmuje składki zdrowotnej. Jej wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania i wyników działalności.

Trener pracujący jednocześnie na etacie

Jeżeli podstawa składek z umowy o pracę wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie, z działalności najczęściej nie trzeba opłacać obowiązkowych składek społecznych.

Pozostaje jednak składka zdrowotna związana z działalnością.

Przy wynagrodzeniu niższym niż minimalne, kilku umowach albo innych tytułach do ubezpieczeń sytuację trzeba przeanalizować indywidualnie.

Składka zdrowotna

Sposób obliczania składki zdrowotnej zależy od formy opodatkowania:

na skali podatkowej jest powiązana z dochodem;
na podatku liniowym również zależy od dochodu, ale obowiązuje inna stawka;
na ryczałcie zależy od wysokości rocznego przychodu i odpowiedniego progu.

Dlatego porównanie samej stawki podatku dochodowego nie pokazuje pełnego kosztu prowadzenia firmy.

Co trener personalny może zaliczyć do kosztów?

Koszty mogą obniżać dochód na skali podatkowej i podatku liniowym. Na ryczałcie nie zmniejszają podstawy podatku dochodowego, ponieważ podatek jest liczony od przychodu.

Najczęściej można rozważyć wydatki na:

wynajem sali albo studia;
opłatę lub karnet trenerski pobierany przez klub;
gumy, maty, hantle, pasy i pozostały sprzęt treningowy;
stronę internetową i system rezerwacji;
reklamy i materiały promocyjne;
firmową sesję zdjęciową;
komputer, telefon, kamerę i mikrofon;
oprogramowanie do prowadzenia treningów online;
szkolenia związane z zakresem oferowanych usług;
ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej;
obsługę księgową i prawną;
program do fakturowania i pozostałe narzędzia firmowe.

Każdy wydatek trzeba ocenić osobno. Powinien mieć związek z osiąganiem, zachowaniem albo zabezpieczeniem przychodów oraz zostać prawidłowo udokumentowany.

Czy strój sportowy może być kosztem?

Zwykłe buty, koszulka i spodnie sportowe mogą być wykorzystywane również prywatnie. Z tego powodu urząd może uznać je za wydatki osobiste.

Łatwiejszy do uzasadnienia jest specjalistyczny strój przeznaczony do pracy, trwale oznaczony logo firmy i faktycznie niewykorzystywany poza działalnością.

Samo wystawienie faktury na dane firmy nie przesądza jeszcze, że zakup może zostać zaliczony do kosztów.

Czy dieta i suplementy są kosztem trenera?

Własne posiłki i suplementy służą przede wszystkim potrzebom osobistym. Dobra kondycja pomaga trenerowi wykonywać zawód, ale nie powoduje, że wszystkie wydatki na zdrowie, wygląd i odżywianie stają się kosztami działalności.

Inaczej należy ocenić produkty kupowane w celu ich dalszej sprzedaży klientom. W takim przypadku pojawia się jednak działalność handlowa, która może wymagać dodatkowego PKD i odpowiedniego sposobu prowadzenia ewidencji.

Treningi online i rozszerzenie działalności

Trening prowadzony na żywo przez internet może nadal mieć charakter indywidualnego instruktażu. Trener obserwuje klienta, koryguje technikę i przekazuje wiedzę podobnie jak podczas spotkania stacjonarnego.

Inaczej może wyglądać sprzedaż:

nagranego kursu dostępnego automatycznie po zakupie;
gotowego planu bez kontaktu z trenerem;
abonamentu do platformy z materiałami;
indywidualnego jadłospisu;
sprzętu albo suplementów wysyłanych klientowi;
usług osobom mieszkającym poza Polską.

Takie elementy warto od początku rozdzielić w ofercie, cenniku i dokumentach sprzedaży. Ułatwia to dobranie odpowiedniego PKD, PKWiU, stawki podatku oraz zasad rozliczania VAT.

Jeżeli kurs internetowy jest sprzedawany automatycznie klientom z różnych państw, mogą pojawić się również dodatkowe obowiązki związane z miejscem opodatkowania oraz procedurą VAT OSS.

Najczęstsze błędy przy zakładaniu działalności trenera

1. Wybór kodu klubu fitness zamiast kodu indywidualnego trenera

Samo prowadzenie zajęć w siłowni należącej do innego przedsiębiorcy nie oznacza prowadzenia obiektu. Najpierw trzeba ustalić, co rzeczywiście sprzedajesz klientowi.

2. Rejestracja firmy bez porównania form opodatkowania

Ryczałt może wyglądać atrakcyjnie, ale nie pozwala rozliczać kosztów. Przy wysokiej opłacie dla klubu, inwestycji w sprzęt albo wynajmie studia skala podatkowa może dać lepszy wynik.

3. Traktowanie działalności nierejestrowanej jako nieopodatkowanej

Brak wpisu w CEIDG i składek ZUS nie oznacza braku ewidencji oraz podatku. Dochód trzeba wykazać w PIT-36. Należy również kontrolować osobne obowiązki dotyczące VAT i kasy fiskalnej.

4. Łączenie wszystkich wpływów jako „treningi”

Prowadzenie zajęć, sprzedaż nagrań, udostępnianie studia i handel produktami mogą wymagać różnych klasyfikacji. Ujęcie całej sprzedaży w jednej kategorii utrudnia późniejszą obronę rozliczeń.

5. Uznawanie każdego zakupu sportowego za koszt

Wydatek powinien mieć konkretny związek z działalnością. Prywatny charakter ubrania, posiłku albo suplementu nie znika tylko dlatego, że nabywcą jest trener personalny.

6. Brak umowy z klubem fitness

Umowa powinna wskazywać, kto sprzedaje trening klientowi, kto pobiera płatność, kto wystawia dokument sprzedaży i jakie opłaty ponosi trener. Brak jasnych zasad może powodować problemy podatkowe i organizacyjne.

Kiedy warto przekazać księgowość specjalistom?

Wsparcie księgowe jest szczególnie przydatne, gdy trener:

przechodzi z działalności nierejestrowanej na JDG;
łączy etat z własną firmą;
wynajmuje własne studio;
prowadzi zajęcia w kilku klubach;
zatrudnia innych instruktorów;
sprzedaje kilka rodzajów usług;
prowadzi kursy internetowe;
obsługuje klientów zagranicznych;
zbliża się do limitu zwolnienia z VAT.

Jeżeli chcesz skoncentrować się na pracy z klientami, skontaktuj się z nami. Pomożemy dobrać formę opodatkowania, uporządkować dokumenty i prowadzić rozliczenia zgodnie z rzeczywistym modelem działalności.

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Wybór PKD i rejestracja firmy to dopiero początek. Przeczytaj również:

Ryczałt dla trenera personalnego – 8,5% czy 15%? – dowiesz się, kiedy znaczenie ma PKWiU z działu 85, a kiedy dział 93.

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę online >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

WSPARCIE

Umów konsultacje >>

Masz pytania?

Wysłanie wiadomości jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną w zakresie przesyłania informacji promocyjnej, oferty handlowej i innych działań marketingowych na podany adres e-mail i numer telefonu oraz wyrażenia zgody na przetwarzanie przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. ul. Klaudyny Potockiej 25, 60-211 Poznań, danych osobowych w celach marketingowych. Wyrażona zgoda może być odwołana w każdym czasie. W celu przedstawienia przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. indywidualnej oferty produktów i usług drogą telefoniczną wyrażenie zgody jest niezbędne. Więcej w polityce prywatności.

Umów się na rozmowę Skontaktujemy się do 24h (pn-pt, 8-16)

Potrzebujesz profesjonalnej obsługi księgowej? Chętnie porozmawiamy. Spotkanie wprowadzające zawsze jest bezpłatne.

FAQ: działalność trenera personalnego

6. Czy treningi online wymagają innego PKD?

Nie zawsze. Indywidualny instruktaż online może nadal mieścić się w PKD 85.51.Z. Sprzedaż automatycznych kursów, gotowych materiałów lub usług klientom zagranicznym wymaga jednak dodatkowej analizy.

5. Czy ubrania sportowe można rozliczyć w firmie?

Zwykła odzież możliwa do prywatnego wykorzystania jest ryzykowna podatkowo. Łatwiejszy do uzasadnienia będzie specjalistyczny strój firmowy, trwale oznaczony i używany wyłącznie podczas pracy.

4. Czy wynajem sali i karnet trenerski są kosztem?

Mogą stanowić koszt na skali podatkowej lub podatku liniowym, jeżeli służą prowadzeniu odpłatnych treningów i zostały właściwie udokumentowane. Na ryczałcie nie obniżają podstawy podatku dochodowego.

3. Czy trener personalny może skorzystać z ulgi na start?

Tak, jeżeli spełnia ustawowe warunki dotyczące między innymi wcześniejszej działalności oraz wykonywania usług dla byłego pracodawcy. Ulga zwalnia ze składek społecznych, ale nie ze składki zdrowotnej.

2. Czy trener może najpierw działać bez firmy?

Tak, jeśli spełnia warunki działalności nierejestrowanej. W 2026 roku kwartalny limit przychodu należnego wynosi 10 813,50 zł. Po jego przekroczeniu należy złożyć wniosek do CEIDG w ciągu 7 dni.

1. Jakie jest główne PKD trenera personalnego?

Indywidualny trener najczęściej wybiera PKD 85.51.Z – Pozostałe formy edukacji sportowej oraz zajęć sportowych i rekreacyjnych. Prowadzenie własnego klubu albo studia może wymagać również kodu 93.13.Z.

Spis treści:

Czy trener personalny może prowadzić działalność nierejestrowaną?
Jakie PKD wybrać dla trenera personalnego?
Jak założyć działalność jako trener personalny?
ZUS trenera personalnego – z jakich ulg można skorzystać?
Co trener personalny może zaliczyć do kosztów?
Treningi online i rozszerzenie działalności
Najczęstsze błędy przy zakładaniu działalności trenera
Kiedy warto przekazać księgowość specjalistom?
Chcesz dowiedzieć się więcej?
FAQ: działalność trenera personalnego

Imię		Numer Telefonu
Adres e-mail
W czym pomóc?	Zakładam firmę Chcę przenieść księgowość Doradztwo podatkowe Potrzebuje konsultacji
utm_source
utm_medium
utm_campaign
utm_adset