Krajowy System e-Faktur zmienił nie tylko sposób przesyłania dokumentów. Wpływa również na ustalenie dnia wystawienia i otrzymania faktury, moment odliczenia VAT, obsługę korekt oraz postępowanie w razie odrzucenia pliku lub awarii systemu.

Poniżej wyjaśniamy najczęstsze problemy związane z KSeF i VAT według zasad obowiązujących w 2026 roku. Wskazujemy też zmiany zaplanowane od 1 stycznia 2027 roku.

Zobacz cennik

Cennik Księgowości

Jasne zasady. 0 zł za założenie firmy. Pakiety już od 159 zł netto.

Bogusław Krupski

Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości.

Bogusław Krupski

Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

W skrócie

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF jest wprowadzany etapami, ale odbieranie faktur przez system co do zasady obowiązuje od 1 lutego 2026 r.
Faktura przyjęta przez KSeF otrzymuje numer KSeF. Jeżeli system odrzuci plik, faktura nie została wystawiona.
Prawo do odliczenia VAT zależy od powstania obowiązku podatkowego oraz otrzymania faktury, a nie wyłącznie od daty widocznej na dokumencie.

Kogo dotyczy obowiązkowy KSeF w 2026 i 2027 roku?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF został podzielony na etapy:

od 1 lutego 2026 r. obejmuje podatników, których wartość sprzedaży wraz z VAT w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł;
od 1 kwietnia 2026 r. obejmuje pozostałych podatników, z wyjątkiem najmniejszych przedsiębiorców korzystających z czasowego ułatwienia;
do 31 grudnia 2026 r. faktury poza KSeF mogą jeszcze wystawiać podatnicy, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto;
od 1 stycznia 2027 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie także tę ostatnią grupę.

Ważne: okres przejściowy dotyczy wystawiania faktur. Odbieranie faktur w KSeF jest co do zasady obowiązkowe od 1 lutego 2026 r., również dla firm, które same zaczną wystawiać dokumenty w systemie później.

Kiedy faktura w KSeF jest wystawiona i otrzymana?

W KSeF data na dokumencie, moment wysłania pliku oraz dzień nadania numeru KSeF mogą mieć różne znaczenie. Dlatego warto rozpatrywać osobno datę wystawienia i datę otrzymania faktury.

Data wystawienia faktury

W trybie online faktura jest uznawana za wystawioną w dniu przesłania jej do KSeF, jeżeli data wskazana w polu P_1 jest taka sama jak data wysyłki.

Jeżeli podatnik wpisze w polu P_1 wcześniejszą datę i prześle dokument do systemu później, faktura jest traktowana jak wystawiona w trybie offline24. Datą wystawienia pozostaje wówczas data wskazana w polu P_1, ale dokument trzeba przekazać do KSeF w terminie przewidzianym dla tego trybu.

Data otrzymania faktury

Jeżeli nabywca odbiera fakturę za pośrednictwem KSeF, za datę jej otrzymania uważa się dzień nadania fakturze numeru KSeF.

W przypadkach, w których faktura jest przekazywana odbiorcy poza KSeF zgodnie z przepisami, znaczenie może mieć dzień jej faktycznego otrzymania. W praktyce warto zachować dowód doręczenia dokumentu, zwłaszcza gdy wpływa on na okres odliczenia VAT.

Kiedy można odliczyć VAT z faktury w KSeF?

Samo pojawienie się faktury w KSeF nie oznacza jeszcze, że VAT można odliczyć w dowolnie wybranym miesiącu. Co do zasady muszą zostać spełnione łącznie dwa warunki:

po stronie sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy dotyczący danej dostawy lub usługi;
nabywca otrzymał fakturę dokumentującą transakcję.

Odliczenie nie może nastąpić wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym nabywca otrzymał fakturę. Trzeba również sprawdzić, czy zakup służy działalności opodatkowanej i czy nie zachodzi żadna z przesłanek wyłączających odliczenie.

Przykład: sprzedawca wykonał usługę pod koniec miesiąca, ale faktura została przyjęta przez KSeF i udostępniona nabywcy dopiero na początku kolejnego miesiąca. Nabywca nie odlicza VAT wcześniej niż za okres, w którym otrzymał dokument.

Co zrobić, gdy KSeF odrzuci fakturę?

Jeżeli KSeF odrzuci plik, dokument nie otrzyma numeru KSeF i nie zostanie uznany za wystawioną fakturę ustrukturyzowaną. Najczęstsze przyczyny to niezgodność pliku z aktualną strukturą logiczną, błąd danych albo problem z uprawnieniami osoby wysyłającej.

W takiej sytuacji należy:

odczytać komunikat o błędzie;
poprawić dane lub sposób przygotowania pliku;
ponownie przesłać fakturę do KSeF;
sprawdzić, czy dokument otrzymał numer KSeF, i pobrać urzędowe poświadczenie odbioru.

Odrzuconego pliku nie poprawia się fakturą korygującą, ponieważ pierwotna faktura nie została skutecznie wystawiona. Po usunięciu błędu można ponownie wysłać dokument, zachowując ten sam numer wewnętrzny faktury.

Jak poprawić błąd na fakturze przyjętej przez KSeF?

Faktury przyjętej przez KSeF nie można edytować ani zastąpić poprawioną wersją. Jeżeli dokument otrzymał numer KSeF, błąd usuwa się przez wystawienie faktury korygującej.

Od 1 lutego 2026 r. nie stosuje się not korygujących — zarówno do faktur wystawianych w KSeF, jak i poza systemem. Pomyłki w danych nabywcy, kwotach, stawkach VAT czy opisie transakcji należy więc rozliczyć odpowiednim dokumentem wystawionym przez sprzedawcę.

Szczególnej uwagi wymaga błędny NIP nabywcy. W wielu przypadkach prawidłowym rozwiązaniem będzie korekta faktury do zera i wystawienie nowego dokumentu dla właściwego kontrahenta. Sposób postępowania zależy jednak od rodzaju błędu i przebiegu transakcji.

KSeF offline i awaria systemu

Przepisy przewidują kilka sposobów wystawiania faktur, gdy wysyłka online nie jest możliwa. Różnią się one przyczyną zastosowania oraz terminem dosłania dokumentu do KSeF:

offline24 — fakturę należy przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu;
tryb offline związany z niedostępnością KSeF — fakturę przekazuje się najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności;
tryb awaryjny — fakturę należy przesłać w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii;
awaria całkowita — faktur wystawionych w okresie awarii całkowitej nie przesyła się później do KSeF.

Faktura przekazana nabywcy poza systemem w trybie offline lub awaryjnym powinna mieć wymagane oznaczenia, w tym odpowiedni kod QR. Po odzyskaniu dostępu trzeba pilnować właściwego terminu wysyłki i potwierdzenia przyjęcia dokumentu przez KSeF.

Faktura wystawiona poza KSeF a odliczenie VAT

Jeżeli sprzedawca wystawił fakturę poza KSeF mimo obowiązku użycia systemu, nabywca nie traci automatycznie prawa do odliczenia VAT. Nadal trzeba jednak wykazać, że:

transakcja rzeczywiście miała miejsce;
zakup służy czynnościom opodatkowanym;
nabywca faktycznie otrzymał fakturę;
nie zachodzą przesłanki wyłączające odliczenie;
dochowano należytej staranności przy weryfikacji kontrahenta i dokumentu.

Taka sytuacja wymaga większej ostrożności niż standardowe odebranie faktury z KSeF. Nabywca powinien sprawdzić przyczynę wystawienia dokumentu poza systemem i zachować dowody potwierdzające transakcję oraz datę otrzymania faktury.

Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?

Początek 2027 roku przyniesie trzy ważne zmiany dla przedsiębiorców:

skończy się czasowe zwolnienie z wystawiania faktur w KSeF dla podatników, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 000 zł brutto;
przy niektórych płatnościach pomiędzy czynnymi podatnikami VAT trzeba będzie podać numer KSeF w komunikacie przelewu, szczegóły opisaliśmy w poradniku Numer KSeF w przelewie od 2027 roku – kiedy trzeba go podać?;
paragon z NIP nabywcy do 450 zł przestanie być fakturą uproszczoną — praktyczne skutki wyjaśniamy w artykule Paragon z NIP od 2027 roku nie będzie fakturą – co się zmieni?.

Warto przygotować proces sprzedaży i płatności wcześniej. Dotyczy to zwłaszcza firm, które w 2026 roku korzystają jeszcze z limitu 10 000 zł, często opłacają faktury zbiorczo albo wystawiają paragony z NIP dla przedsiębiorców.

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

0

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę online >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

WSPARCIE

Umów konsultacje >>

Masz pytania?

Administratorem danych jest Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. Dane wykorzystamy wyłącznie do obsługi formularza. Szczegóły: polityka prywatności.

Umów się na rozmowę Skontaktujemy się do 24h (pn-pt, 7:30-16)

Potrzebujesz profesjonalnej obsługi księgowej? Chętnie porozmawiamy. Spotkanie wprowadzające zawsze jest bezpłatne.

FAQ: Najczęstsze pytania

1. Kiedy faktura jest uznawana za wystawioną w KSeF?

W trybie online jest to dzień przesłania faktury do KSeF, jeśli data w polu P_1 jest taka sama jak data wysyłki. Przy późniejszej wysyłce dokument jest traktowany jak faktura wystawiona w trybie offline24, a datą wystawienia pozostaje data z pola P_1.

2. Kiedy nabywca otrzymuje fakturę z KSeF?

Jeżeli odbiór odbywa się w KSeF, datą otrzymania jest dzień nadania fakturze numeru KSeF. Przy dozwolonym przekazaniu dokumentu poza systemem znaczenie może mieć data faktycznego doręczenia nabywcy.

3. Kiedy można odliczyć VAT z faktury w KSeF?

Nie wcześniej niż w okresie, w którym powstał obowiązek podatkowy dotyczący transakcji i nabywca otrzymał fakturę. Zakup musi służyć działalności opodatkowanej, a dokument nie może podlegać wyłączeniom z prawa do odliczenia.

4. Czy można odliczyć VAT z faktury wystawionej poza KSeF?

Tak, samo naruszenie obowiązku wystawienia faktury w KSeF przez sprzedawcę nie odbiera automatycznie nabywcy prawa do odliczenia. Trzeba jednak potwierdzić rzeczywisty przebieg transakcji, otrzymanie dokumentu i spełnienie pozostałych warunków odliczenia.

5. Co zrobić, gdy KSeF odrzuci fakturę?

Należy poprawić przyczynę błędu i ponownie wysłać plik. Odrzucony dokument nie jest wystawioną fakturą, dlatego nie sporządza się do niego korekty. Po ponownej wysyłce trzeba sprawdzić, czy system nadał numer KSeF.

6. Co zmieni się w KSeF od 1 stycznia 2027 roku?

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie także najmniejszych przedsiębiorców korzystających w 2026 roku z limitu 10 000 zł miesięcznie. Zaczną też obowiązywać regulacje dotyczące numeru KSeF w wybranych przelewach oraz odejścia od paragonów z NIP jako faktur uproszczonych.

Spis treści:

Kogo dotyczy obowiązkowy KSeF w 2026 i 2027 roku?
Kiedy faktura w KSeF jest wystawiona i otrzymana?
Kiedy można odliczyć VAT z faktury w KSeF?
Co zrobić, gdy KSeF odrzuci fakturę?
Jak poprawić błąd na fakturze przyjętej przez KSeF?
KSeF offline i awaria systemu
Faktura wystawiona poza KSeF a odliczenie VAT
Co zmieni się od 1 stycznia 2027 roku?
Najczęściej zadawane pytania

Imię		Numer Telefonu
Adres e-mail
W czym pomóc?	Zakładam firmę Chcę przenieść księgowość Doradztwo podatkowe Potrzebuje konsultacji
utm_source
utm_medium
utm_campaign
utm_adset