Sprzedajesz swoje produkty do klientów w Niemczech, Czechach, Holandii lub innego kraju UE? Świetnie – rynek się powiększa, ale razem z nim rosną obowiązki podatkowe. Nie musisz jednak rejestrować się do VAT w każdym państwie osobno. Od lipca 2021 działa uproszczony system VAT OSS, który pozwala rozliczać podatek z różnych krajów unijnych w jednej deklaracji, w Polsce. Brzmi dobrze? I jest – pod warunkiem, że wiesz, jak z tego poprawnie korzystać. W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie jest VAT OSS, kiedy musisz z niego skorzystać i jak wygląda cała procedura krok po kroku.

Co właściwie daje VAT OSS i kiedy się przydaje?

VAT OSS (One Stop Shop) to coś w rodzaju uproszczonego rozliczenia VAT w Unii. Jeśli sprzedajesz towary klientom z innych krajów wspólnoty, nie musisz już rejestrować się do VAT w każdym z nich osobno. Wystarczy, że wszystko rozliczysz w jednym miejscu – polskim urzędzie skarbowym. Do końca miesiąca po zakończeniu kwartału składasz jedną deklarację i robisz jedną wpłatę. Polski fiskus rozdziela pieniądze dalej. Brzmi sensownie? Dla wielu sprzedawców internetowych to wręcz konieczność. Dzięki OSS unikasz podwójnego księgowania i niepotrzebnych barier językowych.

Od jakiej kwoty sprzedaży trzeba przejść na VAT OSS?

Jeśli Twoja całkowita sprzedaż towarów do konsumentów w UE przekroczy 10 000 euro netto rocznie – musisz zacząć rozliczać VAT zgodnie z przepisami kraju nabywcy. Co ważne: ten limit dotyczy wszystkich krajów razem, a nie każdego z osobna. Nie ma znaczenia, czy większość sprzedaży trafia do Niemiec, czy do Czech – liczy się suma. Przekroczenie progu nie oznacza końca świata, ale wiąże się z nowymi obowiązkami. Możesz wtedy zarejestrować się do VAT w każdym kraju UE… albo skorzystać z prostszego rozwiązania – VAT OSS. W praktyce, większość małych e-commerców wybiera tę drugą opcję.

Jak wygląda proces rejestracji do VAT OSS?

Rejestracja do systemu OSS w Polsce nie wymaga wizyty w urzędzie ani pięciu papierowych formularzy. Wszystko załatwisz online – przez e-Urząd Skarbowy lub portal podatkowy. Potrzebujesz formularza VIU-R. Brzmi technicznie, ale sam proces jest dość prosty. Podajesz dane firmy, wybierasz państwa, do których sprzedajesz, i składasz wniosek. Po rejestracji otrzymasz numer identyfikacyjny OSS. Od tego momentu zaczynasz składać kwartalne deklaracje tylko w Polsce, bez zabawy w zagraniczne urzędy. Co ważne – jeśli raz zdecydujesz się na OSS, nie możesz korzystać z niego tylko czasami. Musisz objąć nim całość sprzedaży B2C w UE.

Jak i kiedy rozliczyć VAT w ramach OSS?

VAT OSS rozlicza się raz na kwartał, do 30. dnia miesiąca po jego zakończeniu. Składasz deklarację VIU-D, w której wpisujesz sprzedaż z podziałem na kraje i stawki VAT. Całą kwotę przelewasz na specjalne konto urzędu skarbowego w Polsce, który samodzielnie rozsyła środki do poszczególnych państw. Brzmi jak logistyka podatkowa? Może i tak, ale w rzeczywistości – to jedna deklaracja, jeden przelew i ogromne ułatwienie. Musisz tylko pilnować terminów, trzymać porządek w ewidencji i nie próbować łączyć OSS z „lokalnym” rozliczaniem niektórych zamówień. Fiskus nie lubi kreatywnych skrótów.

Co jeszcze warto wiedzieć o VAT OSS?

VAT OSS nie działa w każdej sytuacji – i to trzeba jasno powiedzieć. Jeśli sprzedajesz do firm (czyli z NIP-em), ta procedura Cię nie dotyczy. Podobnie, jeśli realizujesz zamówienia poza UE – np. wysyłasz paczki do USA czy Wielkiej Brytanii – tam VAT OSS nie ma zastosowania. Dodatkowe komplikacje pojawiają się, gdy korzystasz z zagranicznych magazynów, np. przechowujesz towar w Niemczech w ramach Amazon FBA. W takiej sytuacji możesz być zmuszony do osobnej rejestracji VAT w kraju magazynowania. Dlatego zanim uruchomisz OSS, sprawdź dokładnie, jak wygląda Twój łańcuch logistyczny: skąd wychodzą przesyłki, kto odbiera towar i czy wszystko mieści się w ramach tej procedury. OSS to nie opcja „na próbę” – to konkretne zobowiązanie, które wymaga konsekwencji i pełnego stosowania do kwalifikujących się transakcji.

VAT OSS bez niespodzianek – z Fakturtax to możliwe!

Nie pozwól, by skomplikowane przepisy podatkowe spowolniły rozwój Twojego e-biznesu. Eksperci Fakturtax są do Twojej dyspozycji! Pomożemy Ci sprawnie przejść przez proces rejestracji, prawidłowo rozliczyć VAT OSS i uniknąć kosztownych błędów. Skontaktuj się z nami już dziś – zadbamy o Twoje finanse, abyś Ty mógł skupić się na sprzedaży i ekspansji zagranicznej.

Sprzedaż zagraniczna i VAT OSS – co musi wiedzieć e-sprzedawca?

14 sierpnia 2025