Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

Zwyczajne zgromadzenie wspólników to obowiązkowy etap zamknięcia roku w spółce z o.o. W jego trakcie wspólnicy zatwierdzają sprawozdanie finansowe, decydują o przeznaczeniu zysku albo sposobie pokrycia straty oraz udzielają absolutorium członkom organów spółki.

W przypadku spółek, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, zgromadzenie powinno odbyć się do 30 czerwca. Po zatwierdzeniu sprawozdania pozostaje jeszcze obowiązek przesłania dokumentów do Repozytorium Dokumentów Finansowych.

W skrócie

Zwyczajne zgromadzenie wspólników powinno odbyć się w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Przy roku zgodnym z kalendarzowym termin upływa 30 czerwca. Wspólnicy zatwierdzają sprawozdanie finansowe, podejmują decyzję o podziale zysku albo pokryciu straty oraz głosują nad absolutorium. Zatwierdzone sprawozdanie i wymagane uchwały należy następnie złożyć do KRS w terminie 15 dni od zatwierdzenia.

Najważniejsze informacje

Czym jest zwyczajne zgromadzenie wspólników?

Zwyczajne zgromadzenie wspólników odbywa się po zakończeniu każdego roku obrotowego. Jego głównym celem jest rozliczenie działalności spółki za miniony okres.

Nie jest to zwykłe spotkanie wspólników. W jego trakcie podejmowane są formalne uchwały, które powinny zostać prawidłowo zapisane w protokole.

Zgromadzenia zwyczajne trzeba odróżnić od nadzwyczajnych zgromadzeń wspólników. Nadzwyczajne zgromadzenie może zostać zwołane w ciągu roku, gdy trzeba podjąć decyzję w konkretnej sprawie, na przykład zmienić zarząd, udzielić zgody na transakcję albo zmienić umowę spółki.

Do kiedy należy przeprowadzić zgromadzenie?

Zwyczajne zgromadzenie powinno odbyć się w ciągu sześciu miesięcy po zakończeniu roku obrotowego.

Jeżeli rok obrotowy spółki zakończył się 31 grudnia, zgromadzenie powinno zostać przeprowadzone najpóźniej 30 czerwca kolejnego roku.

Jeżeli spółka przyjęła inny rok obrotowy, termin trzeba policzyć indywidualnie. Przykładowo, jeżeli rok kończy się 31 marca, sześciomiesięczny termin upływa 30 września.

Zarząd powinien odpowiednio wcześniej przygotować dokumenty i prawidłowo zwołać zgromadzenie zgodnie z Kodeksem spółek handlowych oraz umową spółki.

Jakie uchwały trzeba podjąć?

Podstawowy porządek zwyczajnego zgromadzenia obejmuje rozpatrzenie i zatwierdzenie sprawozdania zarządu z działalności, jeżeli spółka ma obowiązek jego sporządzenia, oraz rocznego sprawozdania finansowego.

Kolejna uchwała dotyczy przeznaczenia zysku albo sposobu pokrycia straty. Jeżeli spółka wypracowała zysk, wspólnicy mogą przeznaczyć go na dywidendę, kapitał zapasowy lub inne cele.

Następnie podejmowane są uchwały w sprawie udzielenia absolutorium osobom, które w minionym roku pełniły funkcje w organach spółki. Zwykle głosowanie odbywa się osobno dla każdej osoby.

W zależności od sytuacji spółki porządek obrad może obejmować również inne sprawy.

Jakie dokumenty należy przygotować?

Przed zgromadzeniem trzeba przygotować przede wszystkim roczne sprawozdanie finansowe. W zależności od sytuacji spółki mogą być potrzebne także sprawozdanie z działalności oraz sprawozdanie z badania sporządzone przez biegłego rewidenta.

Potrzebne będą również projekty uchwał, lista obecności, porządek obrad i protokół zgromadzenia.

W przypadku spółki osiągającej zysk należy ustalić kwotę, która może zostać przeznaczona do podziału. Księgowość powinna uwzględnić niepokryte straty, kwoty wymagające przekazania na kapitały oraz pozostałe ograniczenia.

Dokumenty należy przygotować przed zgromadzeniem, a nie dopiero po podjęciu decyzji przez wspólników.

Uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty

Jeżeli spółka wykazała zysk, wspólnicy decydują o jego przeznaczeniu. Nie musi on zostać w całości wypłacony jako dywidenda.

Możliwe jest przeznaczenie części zysku dla wspólników i pozostawienie pozostałej kwoty w spółce. Dostępne rozwiązania opisaliśmy szerzej w artykule Przeznaczenie zysku na kapitał zapasowy.

Jeżeli wspólnicy wybiorą dywidendę, trzeba prawidłowo ustalić kwoty dla poszczególnych osób i rozliczyć podatek. Szczegóły znajdziesz w artykule Jak wypłacić dywidendę ze spółki z o.o.?.

Na stronie FakturTax znajduje się również uchwała o podziale zysku – wzór DOC do pobrania, który można dostosować do sytuacji spółki.

Jeżeli spółka wykazała stratę, wspólnicy powinni określić sposób jej pokrycia, na przykład z przyszłych zysków, kapitału zapasowego albo dopłat, jeżeli są one dopuszczalne i prawidłowo przeprowadzone.

Czy jednoosobowa spółka też podejmuje uchwały?

Tak. Jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia zgromadzenia wspólników, ale nie oznacza to rezygnacji z formalnych dokumentów.

Nadal trzeba zatwierdzić sprawozdanie finansowe, zdecydować o wyniku finansowym i udokumentować pozostałe wymagane decyzje.

Częstym błędem w jednoosobowych spółkach jest traktowanie pieniędzy spółki jak prywatnych środków właściciela. Jedyny wspólnik nie może pominąć uchwały i po prostu wypłacić sobie zysku.

Co trzeba złożyć do KRS?

Po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego dokumenty należy złożyć do Repozytorium Dokumentów Finansowych w terminie 15 dni.

Zgłoszenie obejmuje przede wszystkim roczne sprawozdanie finansowe, uchwałę o jego zatwierdzeniu oraz dokument dotyczący podziału zysku albo sposobu pokrycia straty.

Jeżeli spółka sporządza sprawozdanie z działalności lub jej sprawozdanie podlegało badaniu, do zgłoszenia trzeba dołączyć również odpowiednie dokumenty.

Samo przeprowadzenie zgromadzenia nie kończy więc obowiązków za dany rok. Trzeba jeszcze dopilnować prawidłowego i terminowego przesłania dokumentacji.

Co zrobić, jeżeli minął termin 30 czerwca?

Jeżeli zgromadzenie nie odbyło się w terminie, nie należy czekać do następnego roku. Zarząd powinien możliwie szybko przygotować dokumenty i doprowadzić do zatwierdzenia sprawozdania.

Uchwały podjęte po terminie nie stają się automatycznie nieważne tylko z powodu opóźnienia. Opóźnienie może jednak oznaczać niedopełnienie obowiązków przez osoby odpowiedzialne za prowadzenie spraw spółki.

Jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w wymaganym terminie, nadal może powstać obowiązek złożenia jego niezatwierdzonej wersji do KRS. Po późniejszym zatwierdzeniu dokumenty należy przesłać ponownie wraz z uchwałami.

W takiej sytuacji najlepiej skonsultować dalsze działania z księgowością.

Najczęstsze błędy przy zamknięciu roku

Pierwszym błędem jest przyjęcie, że podpisanie sprawozdania finansowego oznacza jego zatwierdzenie. Są to dwa osobne etapy. Najpierw sprawozdanie jest sporządzane i podpisywane, a później zatwierdzane uchwałą wspólników.

Drugim błędem jest wypłata zysku przed podjęciem uchwały.

Trzecim jest brak oddzielnych uchwał dotyczących zatwierdzenia sprawozdania, wyniku finansowego i absolutorium.

Czwartym błędem jest niedotrzymanie terminu 15 dni na przesłanie dokumentów do KRS.

Piątym jest kopiowanie uchwał z wcześniejszego roku bez zmiany kwot, dat, nazwisk i sposobu przeznaczenia wyniku.

Co warto sprawdzić przed zgromadzeniem?

Przed zwołaniem zgromadzenia zarząd powinien sprawdzić, czy sprawozdanie finansowe zostało podpisane przez wszystkie wymagane osoby oraz czy dane wskazane w projektach uchwał są zgodne z księgami.

Należy również zweryfikować umowę spółki. Może ona określać szczególny sposób zwoływania zgromadzenia, większość potrzebną do podjęcia uchwał albo zasady podziału zysku.

Jeżeli planowana jest wypłata dywidendy, warto wcześniej ustalić płynność finansową spółki i kwotę możliwą do podziału.

Dobrze przygotowana dokumentacja pozwala uniknąć późniejszych korekt i problemów przy składaniu dokumentów do KRS.

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę online >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

WSPARCIE

Umów konsultacje >>

Masz pytania?

Wysłanie wiadomości jest jednoznaczne z wyrażeniem zgody na otrzymywanie informacji handlowej drogą elektroniczną w zakresie przesyłania informacji promocyjnej, oferty handlowej i innych działań marketingowych na podany adres e-mail i numer telefonu oraz wyrażenia zgody na przetwarzanie przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. ul. Klaudyny Potockiej 25, 60-211 Poznań, danych osobowych w celach marketingowych. Wyrażona zgoda może być odwołana w każdym czasie. W celu przedstawienia przez Kancelaria Rachunkowo-Podatkowa S.D.P. Sp. z o.o. indywidualnej oferty produktów i usług drogą telefoniczną wyrażenie zgody jest niezbędne. Więcej w polityce prywatności.

Umów się na rozmowę Skontaktujemy się do 24h (pn-pt, 8-16)

Potrzebujesz profesjonalnej obsługi księgowej? Chętnie porozmawiamy. Spotkanie wprowadzające zawsze jest bezpłatne.

FAQ: zwyczajne zgromadzenie wspólników

6. Co zrobić, gdy zgromadzenie nie odbyło się do 30 czerwca?

Należy możliwie szybko przeprowadzić zgromadzenie, podjąć wymagane uchwały i złożyć dokumenty. Jeżeli sprawozdanie nie zostało zatwierdzone w terminie, może być konieczne wcześniejsze przesłanie wersji niezatwierdzonej, a następnie ponowne zgłoszenie po zatwierdzeniu.

5. Czy uchwałę o podziale zysku składa się do KRS?

Tak. Spółka składa dokument dotyczący sposobu przeznaczenia zysku albo pokrycia straty wraz z pozostałą dokumentacją finansową.

4. Ile czasu jest na złożenie sprawozdania do KRS?

Dokumenty należy przesłać do Repozytorium Dokumentów Finansowych w terminie 15 dni od zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.

3. Czy jednoosobowa spółka z o.o. musi zatwierdzić sprawozdanie?

Tak. Jedyny wspólnik wykonuje uprawnienia zgromadzenia, ale nadal musi podjąć i udokumentować wymagane uchwały.

2. Jakie uchwały trzeba podjąć na zwyczajnym zgromadzeniu?

Podstawowe uchwały dotyczą zatwierdzenia sprawozdania finansowego, podziału zysku albo pokrycia straty oraz udzielenia absolutorium członkom organów spółki.

1. Do kiedy trzeba przeprowadzić zwyczajne zgromadzenie wspólników?

Zgromadzenie powinno odbyć się w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Dla spółki z rokiem zgodnym z kalendarzowym termin upływa 30 czerwca.

Spis treści:

Czym jest zwyczajne zgromadzenie wspólników?
Do kiedy należy przeprowadzić zgromadzenie?
Jakie uchwały trzeba podjąć?
Jakie dokumenty należy przygotować?
Uchwała o podziale zysku albo pokryciu straty
Czy jednoosobowa spółka też podejmuje uchwały?
Co trzeba złożyć do KRS?
Co zrobić, jeżeli minął termin 30 czerwca?
Najczęstsze błędy przy zamknięciu roku
FAQ: zwyczajne zgromadzenie wspólników

Imię		Numer Telefonu
Adres e-mail
W czym pomóc?	Zakładam firmę Chcę przenieść księgowość Doradztwo podatkowe Potrzebuje konsultacji
utm_source
utm_medium
utm_campaign
utm_adset