Zanim wrzucisz fakturę do segregatora, zadaj sobie jedno pytanie: "Czy ten wydatek przyczynił się do zarobienia pieniędzy lub zabezpieczenia źródła przychodów?".

Aby wydatek był KUP, musi spełniać łącznie trzy warunki:

Został faktycznie poniesiony (nie jest to tylko plan).
Jest udokumentowany (faktura, rachunek, potwierdzenie opłaty pocztowej).
Ma związek z działalnością gospodarczą.

Ważne: Ciężar udowodnienia tego związku leży na Tobie. Jeśli kupujesz drona, będąc programistą, Urząd Skarbowy zapyta: "Do czego jest Ci on potrzebny w kodowaniu?". Jeśli nie umiesz tego logicznie uzasadnić – jest to wydatek prywatny (NKUP).

2. Samochód w firmie – 100%, 75% czy 20%?

To najczęstszy koszt w polskich firmach i jednocześnie najbardziej skomplikowany. W 2026 roku nadal obowiązują trzy progi odliczania kosztów eksploatacyjnych (paliwo, serwis, części, myjnia):

100% kosztów: Tylko dla samochodów wykorzystywanych wyłącznie służbowo. Wymaga to prowadzenia szczegółowej "kilometrówki" dla celów VAT, zgłoszenia auta do Urzędu (VAT-26) i wprowadzenia regulaminu używania pojazdu.
75% kosztów: Standard dla większości firm. Dotyczy samochodu, który jest w środkach trwałych firmy (lub w leasingu), ale używasz go w trybie mieszanym (do pracy i prywatnie – np. dojazdy do domu, zakupy, wyjazd na wakacje).
20% kosztów: Dotyczy samochodu prywatnego właściciela, który nie został wprowadzony do majątku firmy, ale jest używany do celów służbowych.

Uwaga na ubezpieczenie! Ubezpieczenie OC jest kosztem w całości. Jednak w przypadku AC (Autocasco) dla samochodów osobowych o wartości powyżej 150 000 zł, koszt polisy jest limitowany (proporcjonalnie do wartości auta).

3. Reprezentacja vs Reklama – wieczna walka z fiskusem

To tutaj przedsiębiorcy popełniają najwięcej błędów. Rozróżnienie jest kluczowe, bo jedno jest kosztem, a drugie nie.

A) Reprezentacja = NKUP (Zabronione) Wydatki na "okazałość", wystawność i budowanie dobrego wizerunku poprzez spotkania towarzyskie są wyłączone z kosztów (Art. 23 ust. 1 pkt 23).

Obiad z klientem w restauracji: NKUP. Nawet jeśli podpisaliście tam kontrakt życia, fiskus traktuje to jako wydatek na konsumpcję, a nie koszt uzyskania przychodu.
Alkohol: NKUP. Zawsze.

B) Reklama = KUP (Dozwolone) Wydatki na informowanie o ofercie i zachęcanie do zakupu są w pełni kosztem.

Kampanie na Facebooku/Google Ads.
Ulotki, wizytówki, strona www.
Gadżety z logo firmy: Długopisy, kubki, kalendarze wręczane klientom. Jeśli mają logo i niską wartość, są uznawane za reklamę, a nie reprezentację.

4. Czarna lista NKUP – tego nie odliczysz w 2026

Oto wydatki, które ustawa wprost wyklucza z kosztów podatkowych, nawet jeśli są logicznie związane z firmą:

Amortyzacja mieszkań: Od 2023 roku obowiązuje całkowity zakaz amortyzacji lokali mieszkalnych. Jeśli masz mieszkanie w firmie, nie wrzucisz odpisów amortyzacyjnych w koszty (ale możesz odliczać czynsz i media – o czym pisaliśmy w artykule o Firmie w domu).
Podatek dochodowy: Sam podatek PIT, który płacisz do Urzędu, nie jest kosztem.
Kary i mandaty: Dostałeś mandat za złe parkowanie podczas dostawy towaru? Zapłaciłeś odsetki za zwłokę w podatkach? To Twój problem, nie koszt firmy. Fiskus nie będzie "dotował" łamania przepisów.
Wydatki na własną pracę: Wartość Twojej własnej pracy nie jest kosztem.
Spłata kapitału kredytu: Kosztem są tylko odsetki, a nie rata kapitałowa.

5. Czy VAT jest kosztem? (Netto vs Brutto)

To zależy, czy jesteś czynnym podatnikiem VAT.

Jeśli jesteś "Vatowcem": Twoim kosztem (KUP) jest kwota NETTO z faktury. VAT jest dla Ciebie neutralny (odliczasz go w deklaracji VAT).
- Wyjątek: Jeśli odliczasz tylko 50% VAT od samochodu, to ta druga, nieodliczona połówka VAT staje się dla Ciebie kosztem w PIT.
Jeśli jesteś zwolniony z VAT: Twoim kosztem (KUP) jest kwota BRUTTO z faktury. Całość wydatku obniża Twój podatek dochodowy.

6. Szkolenia i edukacja – uważaj na związek z branżą

Kursy językowe, szkolenia branżowe czy studia podyplomowe są świetnym kosztem, ale muszą być ściśle powiązane z Twoją działalnością.

Przykład: Kurs programowania dla programisty – TAK (KUP).
Przykład: Kurs nurkowania dla księgowego – NIE (NKUP), chyba że księgowy obsługuje szkołę nurkowania i musi poznać specyfikę klienta (co i tak trudno obronić).

Podsumowanie

W 2026 roku bezpieczna księgowość to taka, która potrafi uzasadnić każdy wydatek. Jeśli masz wątpliwość, czy faktura za "lunch biznesowy" przejdzie kontrolę, lepiej zaksięguj ją jako NKUP. Zapłacisz nieco wyższy podatek, ale będziesz spać spokojnie.

Masz nietypowy wydatek i nie wiesz, jak go zakwalifikować? Prześlij fakturę do księgowych FakturaTax – ocenimy ryzyko.

Koszty uzyskania przychodu (KUP) a NKUP w 2026 roku: Co można wrzucić w koszty, a czego unikać?

28 stycznia 2026

BAZA WIEDZY

Zobacz cennik

Cennik Księgowości

Jasne zasady. 0 zł za założenie firmy. Pakiety już od 159 zł netto.

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

0

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę online >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

Spis treści:

Definicja kosztu
Samochód w firmie
Reprezentacja vs Reklama
Czarna lista NKUP
Czy VAT jest kosztem?
Szkolenia i edukacja

Bogusław Krupski

Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

Każda faktura zaksięgowana "w koszty" obniża Twój podatek dochodowy. To podstawowa zasada optymalizacji w jednoosobowej działalności gospodarczej. Jednak nie każdy wydatek firmowy jest kosztem podatkowym. W 2026 roku granica między "KUP" a "NKUP" jest cienka, a jej przekroczenie może skończyć się domiarem podatku z odsetkami.

Sprawdź nasze inne artykuły

Faktury ustrukturyzowane (KSeF) a VAT w 2026: najczęstsze problemy i rozwiązania

19 lutego 2026

KSeF w 2026 w pigułce: kogo dotyczy i co realnie zmienia Najważniejsze etapy wdrożenia 2026–2027

Więcej→

Delegacje i podróże służbowe: rozliczanie kosztów w 2026

09 lutego 2026

Rozliczenie delegacji w 2026 roku wymaga znajomości aktualnych stawek diet i kilometrówki, prawidłowego dokumentowania kosztów

Więcej→

Księgowość dla fotografa: jak założyć firmę i wybrać podatki w 2026 roku?

09 lutego 2026

Założenie firmy fotograficznej w 2026 r. wymaga rejestracji w CEIDG i wyboru opodatkowania (ryczałt lub