Samo przekroczenie limitu obrotów lub chęć bycia vatowcem nie wystarczy – musisz to zgłosić. Służy do tego druk VAT-R (Zgłoszenie rejestracyjne w zakresie podatku od towarów i usług).

Kiedy i jak go złożyć?

Termin: Musisz to zrobić przed dniem wykonania pierwszej czynności opodatkowanej (czyli przed wystawieniem pierwszej faktury z VAT). Jeśli tracisz zwolnienie przez przekroczenie limitu – zgłoszenia dokonujesz w momencie przekroczenia.
Forma: Najwygodniej elektronicznie (przez Portal Podatkowy lub Twój system księgowy) z podpisem zaufanym/kwalifikowanym.
Koszt: Złożenie jest bezpłatne. Płatne (170 zł) jest tylko wydanie potwierdzenia rejestracji, ale w dobie cyfryzacji rzadko jest ono potrzebne (status podatnika można sprawdzić online za darmo).

2. "Czarna lista" branż – kto rejestruje się bez względu na obrót?

Istnieje grupa przedsiębiorców, dla których limit 240 000 zł jest nieistotny. Ze względu na specyfikę branży, muszą złożyć VAT-R jeszcze przed pierwszą sprzedażą.

W 2026 roku obowiązkowy VAT dotyczy m.in.:

Usług doradczych i konsultingowych (uwaga: to częsta pułapka w umowach B2B!).
Usług prawniczych.
Jubilerów (wyroby z metali szlachetnych).
Handlu elektroniką w internecie (komputery, dyski, podzespoły).
Sprzedaży części samochodowych i motocyklowych.
Usług ściągania długów (faktoringu).

Ważne: Jeśli Twoja działalność znajduje się na tej liście, nie przysługuje Ci zwolnienie podmiotowe. Niezłożenie VAT-R w terminie grozi sankcjami karnoskarbowymi i koniecznością zapłaty zaległego podatku wraz z odsetkami.

3. Życie po rejestracji – Twoje nowe obowiązki (JPK i Biała Lista)

Status czynnego podatnika VAT to nie tylko prawo do odliczania podatku od zakupów, ale przede wszystkim nowe obowiązki sprawozdawcze. Co się zmienia w Twojej księgowości?

A) Plik JPK_V7 (Jednolity Plik Kontrolny) Jako nie-vatowiec nie wysyłałeś do Urzędu nic (poza rocznym PIT). Jako Vatowiec musisz co miesiąc (do 25. dnia miesiąca) generować i wysyłać plik JPK_V7 (deklaracja + ewidencja).

To w tym pliku wykazujesz każdą fakturę sprzedaży i zakupu.
Musisz stosować kody GTU (klasyfikacja towarów/usług), jeśli Twoja branża tego wymaga.

B) Biała Lista Podatników VAT Po rejestracji Twoje dane (NIP, nazwa firmy, numer konta firmowego) trafiają do publicznego wykazu Szefa KAS.

Musisz dopilnować, aby Twój firmowy rachunek bankowy był zgłoszony i widoczny na Białej Liście.
Dlaczego? Jeśli kontrahent przeleje Ci kwotę powyżej 15 000 zł na konto spoza tej listy, nie zaliczy tego wydatku do kosztów podatkowych, co może rodzić konflikty biznesowe.

4. Odliczanie VAT – przywilej, który wymaga dyscypliny

Główną zaletą bycia na VAT jest "neutralność" tego podatku w obrocie między firmami. Możesz pomniejszyć podatek należny (ten ze sprzedaży) o podatek naliczony (ten z zakupów).

O czym musisz pamiętać w 2026 roku?

Samochód osobowy: Odliczysz 100% VAT tylko, jeśli prowadzisz "kilometrówkę" dla celów VAT i zgłosisz auto (VAT-26). W przeciwnym razie (użytek mieszany) odliczasz tylko 50% VAT od paliwa, napraw i zakupu auta.
Faktury zakupowe: Musisz zbierać faktury na dane firmowe. Paragon (nawet z NIP) do kwoty 450 zł jest traktowany jak faktura uproszczona, ale powyżej tej kwoty musisz mieć pełną fakturę.
Terminy zwrotu: Jeśli masz nadwyżkę podatku naliczonego (np. kupiłeś drogi sprzęt), Urząd ma standardowo 60 dni na zwrot pieniędzy na Twoje konto.

5. Czy można zrezygnować z VAT? (Powrót do zwolnienia)

Rejestracja nie musi być dożywotnia (chyba że jesteś w branży z "czarnej listy" opisanej w pkt 2). Jeśli zarejestrowałeś się dobrowolnie, możesz wrócić do zwolnienia po upływie pełnego roku (licząc od końca roku, w którym utraciłeś lub zrezygnowałeś ze zwolnienia), pod warunkiem, że Twoje obroty w poprzednim roku nie przekroczyły nowego limitu 240 000 zł. Wymaga to złożenia aktualizacji formularza VAT-R.

Podsumowanie

Proces rejestracji do VAT (VAT-R) jest prosty, ale konsekwencje tej decyzji wpływają na każdą Twoją transakcję. Pamiętaj, że jako czynny podatnik jesteś pod "lupą" systemu JPK.

Potrzebujesz pomocy w wypełnieniu VAT-R lub wysyłce pierwszego pliku JPK_V7? Zgłoś się do ekspertów FakturaTax.

Rejestracja do VAT (VAT-R) i obowiązki czynnego podatnika w 2026 roku

28 stycznia 2026

BAZA WIEDZY

Zobacz cennik

Cennik Księgowości

Jasne zasady. 0 zł za założenie firmy. Pakiety już od 159 zł netto.

POLECANE

*w połączeniu z usługą księgową

zł*

0

~~300 zł~~

KOSZT ZAŁOŻENIA

Załóż firmę online >

Zakładasz firmę ?

Załatwimy za Ciebie CEIDG, VAT-R i ZUS w 35 minut. Bez wizyt w urzędach.

Spis treści:

Formularz VAT-R
"Czarna lista" branż
JPK i Biała Lista
Odliczanie VAT
Czy można zrezygnować z VAT?

Bogusław Krupski

Jestem doradcą podatkowym i od lat wspieram przedsiębiorców w księgowości. Pomagam w zakładaniu działalności gospodarczych, wyborze formy opodatkowania i bezpiecznym prowadzeniu rozliczeń.

Zostanie "czynnym podatnikiem VAT" to w życiu firmy moment przełomowy. Niezależnie od tego, czy rejestrujesz się dobrowolnie, czy zmuszają Cię do tego przepisy (mimo nowego limitu 240 tys. zł), musisz dopełnić konkretnych formalności. Jak poprawnie złożyć formularz VAT-R, czym jest Biała Lista i dlaczego plik JPK stanie się Twoją comiesięczną rutyną?

Sprawdź nasze inne artykuły

Rozliczenia walutowe – Jak zrozumieć różnice kursowe?

30 stycznia 2026

1. Dlaczego powstają różnice kursowe? W księgowości (i podatkach) w Polsce walutą bazową jest Złoty

Więcej→

Kontrola z Urzędu Skarbowego: Jak się do niej przygotować krok po kroku?

30 stycznia 2026

Większość "kontroli" to dziś zdalna wymiana pism. Jak odróżnić rutynowe sprawdzenie od poważnej kontroli podatkowej?

Więcej→

Czy kody GTU powinny znaleźć się na fakturze? Wyjaśniamy wszystko, co musisz wiedzieć

30 stycznia 2026

Krótka odpowiedź: Czy kod GTU musi być na wydruku? Zgodnie z ustawą o VAT (art.